Трудовая книжка титульный лист

Дата рождения считается одной из частей существующих персональных данных, которые позволяют провести полную идентификацию личности того человека, которому принадлежит тот или иной документ.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Не является исключением и трудовая книжка. А как быть, если речь идёт о допущенной ошибке в дате рождения сотрудника, которую обнаружили в трудовой книжке?

Когда нужно исправлять дату рождения в трудовой книжке?

Действующее законодательство в сфере регулирования трудовых правоотношений предписывает представителю работодателя, уполномоченному на заполнение трудовых книжек, осуществлять данное действие только на основании представленных работником документов, удостоверяющих личность, а также подтверждающих образование самого работника. Не является исключением и информация о дате рождения работника, вносимая на титульный лист трудовой книжки.

Исправление данной информации Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтруда России в 2003 году, допустимо в тех случаях, когда такая ошибка была выявлена в процессе использования самого бланка, если в нем уже имеется достаточное количество записей, что делает затруднительным признание самого бланка недействительным и выдачу нового.

Если же речь идёт о бланке, который только заполняется работодателем (например, в случае, если данное рабочее место стало первым у человека), то целесообразнее бланк с ошибкой признать недействительным и уничтожить, а работнику выдать новый, заполненный без каких-либо ошибок.

Правила исправления

Как уже говорилось выше, любое внесение исправлений в трудовую книжку, в том числе относительно даты рождения работника, может быть осуществлено только на основании тех документов, которые подтверждают подлинность новых сведений. Не является исключением и случай с ошибочным написанием даты рождения работника.

Внести какие-либо исправления в данную графу титульного листа трудовой книжки может только работник кадрового подразделения работодателя.

Если это осуществит сам работник, бланк трудовой книжки может быть правомерно признан недействительным по вине работника и последнему придётся покупать новый бланк самостоятельно, а затраты на такое приобретение никто ему возмещать не будет. Либо если новый бланк предоставит работодатель, стоимость документа может быть удержана из заработной платы сотрудника.

Исправление даты рождения возможно только в том случае, если работник предоставил одновременно и паспорт, и свидетельство о рождении. При этом существует правило, сформированное практикой оформления кадровых документов, на основании которого для исправления данной ошибочной информации принимаются только оригиналы документов. Это обусловлено тем, что даже при предоставлении копий, заверенных нотариусом, никто не отменяет их плохое качество, что может вызвать затруднения в чтении имеющихся данных.

Использование копий для заполнения даты рождения путем исправления этого значения возможно только в том случае, если речь идет о цветных снятых копиях, которые были сделаны самим сотрудником кадрового подразделения, и они полностью читаемы.

Любое внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки сопровождается обязательным заверением исправляющей записи печатью организации. Но ставится она только после того, как работник убедится в правильности такой записи.

Порядок внесения исправлений

Относительно внесения исправлений в дату рождения работника Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит достаточно подробный алгоритм, который тем не менее носит общий характер для всех подобных ошибочных данных.

Никакие зачеркивания, кроме фамилии работника, которая поменялась по каким-либо причинам, Инструкция не допускает. Вместо этого сотрудник кадрового подразделения должен осуществить следующие действия:

  • на основании предоставленных оригиналов паспорта и свидетельства о рождении работника указывается верная дата либо на свободном месте на самом титульном листе, либо на чистой стороне разворота;
  • новая дата рождения сопровождается надписью «Исправленному верить». Выражение данной надписи может быть любым, но главным условием является внесение исправлений и признание их законными;
  • составленная надпись заверяется сотрудником кадрового подразделения собственноручной подписью и расшифровкой своей фамилии и должности;
  • завершается заверение печатью организации. Если по каким-то причинам у организации нет печати (например, в силу использования последних изменений в законодательстве об ООО), то потребуется проставление штампа «Для документов».

Образец исправления даты рождения в трудовой книжке

Если говорить о заверении подлинности исправляющей надписи на титульном листе, то сотрудник кадрового подразделения вправе воспользоваться специально оформленным штампом, на котором ему достаточно поставить свою фамилию и подпись, а также дату осуществления исправления. Такой штамп сверху также заверяется печатью организации или штампом «Для документов».

Если речь идёт об исправлении даты рождения на вкладыше, то здесь Инструкция по заполнению трудовых книжек допускает возможность зачеркивания, но только в том случае, если ошибка была выявлена после начала использования бланка и его замена представляется проблематичной.

Зачеркивание допустимо в том случае, если другим способом внести исправления не представляется возможным, либо исправление другим образом затруднит чтение других записей на самом вкладыше или прилегающих листах основного бланка трудовой книжки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

Согласно п.2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;

дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

В последние годы значительные изменения были внесены в образовательное законодательство. Теперь соответствующие указания Инструкции расходятся с некоторыми положениями Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

Нынешняя редакция данного закона предусматривает несколько иные уровни образования, нежели это изложено в Инструкции.

Согласно пунктам 4 и 5 статьи 10 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в современной редакции:

«4. В Российской Федерации устанавливаются следующие уровни общего образования:

1) дошкольное образование;

2) начальное общее образование;

3) основное общее образование;

4) среднее общее образование.

5. В Российской Федерации устанавливаются следующие уровни профессионального образования:

1) среднее профессиональное образование;

2) высшее образование — бакалавриат;

3) высшее образование — специалитет, магистратура;

4) высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации».

Как соотносятся «старые» и «новые» уровни определено в том же законе (п. 1 ст. 108):

«1. Образовательные уровни (образовательные цензы), установленные в Российской Федерации до дня вступления в силу настоящего Федерального закона, приравниваются к уровням образования, установленным настоящим Федеральным законом, в следующем порядке:

1) среднее (полное) общее образование — к среднему общему образованию;

2) начальное профессиональное образование — к среднему профессиональному образованию по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих);

3) среднее профессиональное образование — к среднему профессиональному образованию по программам подготовки специалистов среднего звена;

4) высшее профессиональное образование — бакалавриат — к высшему образованию — бакалавриату;

5) высшее профессиональное образование — подготовка специалиста или магистратура — к высшему образованию — специалитету или магистратуре;

6) послевузовское профессиональное образование в аспирантуре (адъюнктуре) — к высшему образованию — подготовке кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре);

7) послевузовское профессиональное образование в ординатуре — к высшему образованию — подготовке кадров высшей квалификации по программам ординатуры;

8) послевузовское профессиональное образование в форме ассистентуры-стажировки — к высшему образованию — подготовке кадров высшей квалификации по программам ассистентуры-стажировки».

В «новых» дипломах (иных документах об образовании), выдаваемых выпускникам, теперь будет указываться образование в соответствии с новым законодательством, и следовательно, при заполнении трудовых книжек данных лиц образование будет указываться по-новому, в соответствии с данными документами. Ошибкой будет считаться указание по старинке в графе «Образование» их трудовой книжки формулировки «высшее профессиональное».

Согласно п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Перед тем как поставить свою подпись работник должен проверить правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать.

И не забывайте, что согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Трудовая книжка — обязательный кадровый документ, история которого насчитывает более 80 лет. Несмотря на то, что в настоящее время трудовая книжка перестает играть прежнюю роль при оформлении пенсии, она продолжает оставаться одним из важнейших личных документов граждан России. Трудовую книжку не случайно называют «вторым паспортом» гражданина, удостоверяющим его профессиональный стаж, квалификацию, достижения в труде. Но в отличие от паспорта, в трудовой книжке нет фотографии, а значит, особое значение приобретают все сведения, указанные в титульном листе этого документа.

Трудовой кодекс РФ называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Без трудовой книжки довольно трудно было бы решать проблему отбора претендентов на должность, не случайно в ч. 1 ст. 65 ТК РФ она указана вторым документом после паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, предъявляемым при заключении трудового договора.

Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:

1. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым утверждены:

  • новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, введенные в действие с 01.01.2004;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

В названном постановлении указывается, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат. 

2. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которым утверждены:

  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция);
  • форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

3. Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», которым утверждены:

  • образцы трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Сложные ситуации возникают при оформлении трудовой книжки впервые, а также новой трудовой книжки при необходимости изменить или исправить какие-либо сведения в ее титульном листе. К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся: наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются, потому что заменены новыми; несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте; отсутствие оттиска печати на титульном листе трудовой книжки и др. В этой статье мы рассмотрим некоторые такие ситуации и подскажем, как следует действовать.

ОФОРМЛЕНИЕ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Трудовая книжка — сложный по структуре и составу информации многостраничный документ, который включает:

  • твердую обложку, выполняющую не только защитную, но и информационную функции (содержит ссылки на изменения и дополнения, вносимые в титульный лист книжки);
  • титульный лист (первую страницу), содержащий сведения о владельце трудовой книжки;
  • разделы для внесения сведений о выполняемой работе и награждениях за успехи в труде.

Обратите внимание! Оформление новой трудовой книжки взамен утраченной осуществляется в порядке, аналогичном оформлению трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

Трудовая книжка оформляется при заключении работником трудового договора впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Последний случай не следует путать с ситуацией, когда работник, утративший трудовую книжку, желает ее восстановить и обращается за оформлением дубликата по последнему месту работы (а не в организацию, куда он намерен трудоустроиться).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

Ситуация 1. У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы.

Ситуация 2. У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить. 

Первичное оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, куда вписываются сведения о работнике (п. 9 Правил, п. 2.1.-2.4. Инструкции):

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • образование;
  • профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта — основного документа, удостоверяющего личность. Эти сведения указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во всех разделах трудовых книжек арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры — для года).

Например: дата рождения — 09.04.1983.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

  • аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы;
  • диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

Основанием для заполнения строки титульного листа «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции.

К нам на работу устроились два студента. Один имеет диплом бакалавра. Второй учится на втором курсе и никакой профессии или специальности не имеет. Как следует заполнить строку «Профессия, специальность» в оформляемых им трудовых книжках, и нужно ли вообще это делать?

Обратите внимание: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки, а не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста. Строго говоря, такой диплом не свидетельствует о наличии у работника специальности.

Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы или студенту), нередко ошибочно  вписывают в титульный лист трудовой книжки информацию о выполняемой им работе (например, курьер).

В перечисленных случаях строка «Профессия, специальность» должна оставаться незаполненной до времени получения работником профессии или специальности.

Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда — типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию.

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» в титульном листе трудовой книжке записывают квалификацию «экономист».

Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции, так как записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места. В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Так что в некоторых ситуациях указание квалификации вместо специальности в соответствующей строке титульного листа объясняется «нестыковкой» между требованиями Инструкции, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки обычно не совпадает с датой начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней). Здесь следует обратить внимание на еще одну «нестыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки. Несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «___ » ____________________ 20__ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?

Обратите внимание! Без печати на титульном листе трудовая книжка недействительна

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Важно подчеркнуть, что работник, прежде чем расписаться в титульном листе трудовой книжки, должен проверить правильность внесенных сведений. Всегда обращайте внимание работника на этот момент, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается. Если работник обнаружит какую-либо неточность, испорченный бланк нужно будет уничтожить и оформить трудовую книжку заново.

Титульный лист заверяется печатью работодателя, который впервые оформил работнику трудовую книжку.

Недавно устроилась на работу в отдел кадров крупной организации. Меня назначили ответственной за ведение и хранение трудовых книжек. Проверив, как заполняются трудовые книжки, обнаружила, что при заполнении используется маленькая печать, на которой указаны только сокращенное название организации и слова «Отдел кадров». Но ведь это неправильно, нужно использовать печать организации! Или я что-то неправильно понимаю? Помогите разобраться.

Порядок применения печатей для удостоверения записей в трудовых книжках действительно требует пояснения в связи с наличием терминологических различий в нормативных правовых актах, регламентирующих работу с трудовыми книжками.

Прежде всего, отметим, что оттиски печатей ставятся не только на титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки, но и в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях (поощрениях). Совершенно очевидно, что во всех разделах трудовой книжки должна быть проставлена печать одного вида, что и было закреплено в 2003 г. в Инструкции (п. 2.2. — удостоверение титульного листа, п. 2.3. — удостоверение на внутренней стороне обложки трудовой книжки внесенных в титульный лист изменений) и Правилах (п. 35 — заверение записей, внесенных работодателем в трудовую книжку работника за время его работы). В этих документах говорилось о простановке печати организации или печати кадровой службы.

Однако в 2008 г. постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225» в Правила были внесены изменения, связанные со вступлением в силу Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ. Согласно названному Закону работодателей — физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, обязали вести трудовые книжки работников. Ранее они не имели права вносить записи в трудовые книжки и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Принятие нормы о ведении трудовых книжек работодателями — физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, вызвало необходимость замены в п. 35 Правил словосочетания «печать организации (кадровой службы)» на термин «печать работодателя», охватывающий как работодателей — юридических лиц, так и работодателей — физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями (изменение вступило в силу 22.03.2008).

Поэтому в настоящее время и на титульном листе, и во всех разделах трудовой книжки необходимо применять печать работодателя.

Можно ли печать кадровой службы считать печатью работодателя?

Cовет При наличии в организации нескольких печатей закрепите правила их применения в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, или установите порядок их использования в приказе

Действующее законодательство регулирует вопросы применения печатей только в части их наличия, формы и содержания информации, внесенной в печать. Например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ  «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2) содержат аналогичные нормы об обязательности наличия в обществе круглой печати с полным наименованием общества на русском языке и указанием места его нахождения. Печать общества также может содержать наименование общества на языке народов России и (или) иностранном языке.

Отметим, что законодательством не ограничено количество печатей, которые могут быть изготовлены в организации, не установлен порядок их применения, не запрещено вносить в печати дополнительные надписи по усмотрению организации. В сложившейся практике нередки случаи использования организацией нескольких печатей с различными дополнительными надписями в зависимости от целей применения: печать структурного подразделения с его наименованием (например, «Отдел кадров», «Канцелярия»), печать для удостоверения документов различных видов (например, «Для договоров»). При наличии в организации нескольких печатей целесообразно закрепить правила их применения в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству или установить порядок их использования в приказе, изданном руководителем организации.

Что же касается печати кадровой службы, то при условии ее соответствия требованиям законодательства, т.е. при наличии в печати полного наименования организации на русском языке и места ее нахождения, включение в печать дополнительных слов «Отдел кадров» не «мешает» признанию ее печатью работодателя, а значит, оттиск такой печати можно ставить для заверения записей, внесенных в трудовую книжку, как на ее титульном листе и внутренней стороне обложки, так и в разделах трудовой книжки (при увольнении работника).

Итак, титульный лист оформлен, работник проверил правильность заполнения всех строк и поставил свою подпись, проставлен оттиск печати. Теперь вам необходимо поставить свою подпись. По поводу внесения в титульный лист трудовой книжки данного реквизита у практиков неизбежно возникают следующие вопросы.

Во-первых, в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г. реквизит называется «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а в п. 2.2. Инструкции — «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». Очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково.

Во-вторых, в титульном листе трудовой книжки указано, что названная подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подпись — это «собственноручная роспись», т. е. она, естественно, не может быть разборчивой.

Cовет При оформлении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», ставьте не личную подпись, а разборчиво пишите свою фамилию

В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание «подпись разборчиво»: ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию. В связи с этим мы рекомендуем при подписании титульного листа ставить не личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. Также отметим, что в этой строке не требуется указывать расшифровку подписи.

Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления.

Пример неправильного оформления титульного листа трудовой книжки

Пример правильного оформления титульного листа трудовой книжки

ИЗМЕНЕНИЯ В ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Внесенные в титульный лист трудовой книжки сведения о работнике со временем могут изменяться.

Как правильно внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

В пункте 26 Правил и п. 2.3. Инструкции указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение», на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые, действительно, могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).

При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая. В титульном листе трудовой книжки образца 2003 г. это необходимо сделать выше или рядом, на той же строке. Кстати, при заполнении титульного листа «новой» трудовой книжки рекомендуется вписывать фамилию как можно ближе к левому краю строки, чтобы в дальнейшем, в случае ее изменения, была возможность вписать другую фамилию.

Пример оформления изменений фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.

Как правильно оформить ссылку на внесенные изменения?

Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:

Вариант 1. Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…

Вариант 2. Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании.

Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй — когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак.

Обратите внимание: изменение фамилии в трудовой книжке образца 1973 г. делается несколько иначе. Там в титульном листе для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб.

Пример неправильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Пример правильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, работники осваивают новые профессии и специальности.

Как правильно дополнить записи об образовании, профессии и специальности?

Дополнение записей об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4. Инструкции).

В пункте 2.4. Инструкции не сказано о необходимости внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки ссылки на документ, подтверждающий дополнение сведений об образовании или профессии, специальности. Полагаем, что такую ссылку сделать необходимо.

На практике могут возникнуть различные ситуации, требующие дополнения указанных сведений в титульном листе трудовой книжки.

Ситуация 1. Работник получает образование нового уровня по полученной ранее специальности. В этой ситуации заполняется только строка «Образование».

Пример дополнения сведений об образовании в титульном листе трудовой книжки

Ситуация 2. Работник получает второе образование соответствующего уровня и получает вторую профессию (специальность). В этой ситуации заполняется только строка «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений о профессии, специальности в титульном листе трудовой книжки

Ситуация 3. Работник получает образование соответствующего уровня впервые и приобретает новую профессию (специальность). В этой ситуации заполняются строки «Образование» и «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений об образовании, профессии и специальности в титульном листе трудовой книжки

ИСПРАВЛЕНИЯ В ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Обратите внимание! По фамилии, имени, отчеству и дате рождения при сравнении их с паспортными данными определяется принадлежность трудовой книжки данному гражданину

При оформлении трудовой книжки впервые очень важно правильно внести в титульный лист фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника.

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Можно ли исправлять неправильные записи в титульном листе?

В пункте 27 Правил говорится об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта — личного документа гражданина), т. е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях). Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Обратите внимание! Ошибки в титульном листе исправить невозможно, бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит замене на новый

Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил, где говорится об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.

При оформлении трудовой книжки работнице, впервые поступающей на работу, я допустила ошибку: написала имя «Наталья», в то время как в паспорте работницы указано имя «Наталия». Как следует поступить в такой ситуации?

Допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. Пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется работодателем (приложение).

Акты об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

И все же в жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе.

При оформлении на работу принятого сотрудника обнаружили несоответствие сведений о дате рождения, указанных в титульном листе его трудовой книжки и в паспортных данных. Впервые на работу он устраивался уже очень давно. Организации, в которой была оформлена трудовая книжка, больше не существует. Как нам следует поступить?

В связи с отсутствием установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать поступить так же, как и тогда, когда требуется внести изменение в запись фамилии, имени, отчества и даты рождения работника: одной чертой зачеркнуть прежнюю запись и записать новые данные. Ссылки на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием его серии, номера и даты выдачи должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки, заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.

Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Но еще раз отметим, что такой порядок исправления не предусмотрен нормативными актами, и действовать кадровику придется «на свой страх и риск». Возможен и еще один вариант. Вы можете ничего не исправлять в титульном листе трудовой книжки, а в будущем, если у работника возникнут проблемы с оформлением пенсии, он сможет подтвердить принадлежность ему данной трудовой книжки в судебном порядке.

Следует сказать еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу, должны были оформляться трудовые книжки нового образца. В связи с тем, что приказ Минфина России об утверждении образцов новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них был издан только 22 декабря 2003 г., многие работодатели не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.). Конечно, организации остались в начале 2004 г. без новых бланков трудовых книжек не по вине работников кадровых служб, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными, было уже нельзя.

Некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г., получили заполненную книжку старого образца. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки, оформленного в период, когда он уже не действовал, можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку, за соответствующей справкой об отсутствии бланков нового образца в указанный период, а лучше оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г., собрав архивные справки о стаже работы.

В любом случае необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внимания требует титульный лист. При наличии ошибок во внесенных в него сведениях о работнике вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

В следующих номерах «Справочника кадровика» мы подробно рассмотрим сложные ситуации, не урегулированные нормативными актами, которые возникают при заполнении разделов трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрениях)».

Приложение

Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 07.11.2012, Год: 2012, Номер: №12
Андреева Валентина Ивановна

Трудовая книжка с ошибкой в Ф. И. О. сотрудника недействительна, поэтому новый работодатель может ее исправить. Для исправления фамилии следует зачеркнуть неверную одной чертой и написать сверху верную.

Обоснован такой вывод следующим.

Трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила).

Трудовую книжку, в которой допущены ошибки в Ф. И. О. нового сотрудника, не следует принимать в работу. Такой документ недействителен, поэтому необходимо внести исправления. Исправления вносятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов (п. 26 Правил).

Указанная ошибка была допущена при заведении трудовой книжки, т.е. по самому первому месту работы сотрудника (п. 8 Правил). В этом случае по общему правилу внести соответствующие изменения может (п. 27 Правил):

  • самый первый работодатель;
  • новый работодатель на основании официального письма из организации, допустившей ошибку.

Если работодатель, который сделал неправильную или неточную запись, реорганизован, то исправить документ должен его правопреемник (п. 28 Правил). Если организация, допустившая ошибку, ликвидирована, то все изменения вносит работодатель по новому месту работы (п. 28 Правил).

Исправлять записи следует по правилам, установленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция). Чтобы исправить фамилию на титульном листе, работодатель должен зачеркнуть неверную фамилию и записать новую. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы и заверяется подписью работодателя (п. 2.3 Инструкции).

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (п. 29 Правил). В данном случае таким документом служит паспорт.

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

  • Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) <куда и кем>». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх