Юридически значимый документооборот

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УЛЬЯНОВСКИЙ ФИЛИАЛ

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

на тему: «Нормативно-правовая база электронного документооборота»

                Выполнил:

                Студент 4 курса, ГМУвз-431 группы,

                заочной формы обучения,

                специальности 080504.65

                Беркутов А.Е.

                Руководитель:

Ульяновск 2011

Введение 3

Глава 1. Понятие электронного документа и документооборота, его особенности 5

1.1. История электронного документа 5

1.2. Определение электронного документа 12

1.3. Особенности, преимущества и недостатки электронных документов 16

Глава 2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота 23

2.1. Первые законодательные акты в области электронного документооборота 23

2.2. Действующие законы в области электронных документов 39

2.3. Основные проблемы электронного документооборота 45

Заключение 52

Библиографический список 56

Введение

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов.

Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Актуальность темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

Первая категория – это стандарты в области документоведения и делопроизводства:

  1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  2. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
  3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
  4. Государственная система документационного обеспечения управления.

Вторая категория — законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

  1. Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

При написании курсовой работы были изучены труды специалистов в области документоведения: Ларина М.В., Ларькова Н.С., Бобылевой М.П., Храмцовской Н.А. и других.

Кроме того, были также использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело».

Целью данной курсовой работы является изучение нормативно-правовой базы электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

  1. Выделить оптимальное определение термина «электронный документ»;
  2. Сравнить электронный документооборот с традиционным;
  3. Рассмотреть основные особенности нормативно-правовой базы электронного документооборота;
  4. Определить проблемные вопросы нормативно-правовой базы электронного документооборота.

Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам.

Глава 1. Понятие электронного документа и документооборота, его особенности

    1. История электронного документа

Приступая к анализу Российского законодательства в области электронных документов, необходимо в первую очередь кратко осветить историю создания электронных документов.

Первыми носителями информации были матричные носители. Их появление относят к концу XIX века. Матричные носители воспроизводили кодированную информацию на специальных таблицах — матрицах (программирующих различные физические состояния — пробивки, магнитные импульсы). Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Они характеризуются большим объемом информации и значительными размерами.

К матричным носителям информации относятся:

1) Перфокарта — карточка из плотной бумаги, на которой проставляются отверстия. Перфокарты хранились временно и, по мере выполнения хозяйственных задач, уничтожались. В 1897 году появились первые машинные перфокарты. Они применялись для обработки анкет первой Всероссийской переписи населения. Массив из 122 миллионов карт (по числу переписанного населения) обрабатывали 110 электрических счетных агрегатов американской фирмы «Холлерит».1 Несмотря на то, что результатов переписи пришлось ждать восемь лет, они являются очень ценным и весьма достоверным источником.

2) Перфоленты. Их стали использовать еще с XVIII века для управления ткацким процессом в типографских наборных машинах, а во второй половине XIX века — для передачи сообщений по телефону.

Таким образом, с помощью отверстий на бумаге или ленте выражали все содержание архивных документов. Этот процесс был очень длительным, трудоемким и включал множество этапов.

В 1920 годы — появились первые ручные перфокартотеки — средства малой механизации. Поиск в простейших системах осуществлялся путем пропускания металлической спицы через отверстие, соответствовавшее нужному понятию сквозь массив перфокарт.

К средствам большой механизации относились счетно-перфорационные машины.

Механизация до 1950-х годов касалась в основном делопроизводства и ведомственных архивов. Применение средств малой механизации было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации и ручных перфокартотек, счетно-перфорационных устройств.

Одним из первых хранилищ машиночитаемых документов стал архив Научно-исследовательского института аэроклиматологии. Институт был создан в 1943 году как Центральный Научно-исследовательский гидрометеорологический архив (ЦНИГМА) с целью механизации обработки данных метеорологических наблюдений, которые собирались в виде полевых книжек, таблиц, синоптических карт в технических архивах территориальных управлений гидрометеорологической службы (УГМС). При институте была создана машинно-счетная фабрика.

В 60-е годы происходит дальнейшее развитие матричных носителей информации. Для быстрого поиска документов применяются совмещенные карты. Был поставлен вопрос о возможности создания полнотекстовых баз данных — поисковых систем, которые позволяли бы получать доступ сразу к тексту документа, а не к его поисковым данным.

Для информационных поисков начинают применять пленочные и оптические носители информации — микрокарта и рулонная микропленка. Они представляли собой микрофишу или микрофильм, на котором вторичная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и белых прямоугольников, уменьшенных путем микрофотокопирования. Для хранения пленки требовалось в 200-250 раз меньше объема, чем для хранения перфокартотеки.

В этот период происходит эволюция носителей. Магнитные носители — носители, в которых информация фиксируется намагничиванием специальных дисков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков системы электроцепей. К смешанным типам носителей относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов.

С эволюцией технического обеспечения связано распространение электронно-перфорационных машин, применение ЭВМ. Серийное производство ЭВМ началось еще в 1950 годы. Первые советские ЭВМ — МЭСМ (1953); БЭСМ (1953); «Стрела» (1953). Американские — «Унивак» (1951); IBM-701 (1953). 2 В период с 1950 по 1970 годы сменилось пять поколений ЭВМ, которые прошли эволюцию от ламповых машин до машин с микросхемами.

В 1950-1970 годы происходит повсеместное создание АСУ (автоматизированные системы управления) на уровне предприятия, республиканском и отраслевом уровне. К 1975 году общегосударственные отраслевые АСУ охватили все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства.

Создание и внедрение АСУ способствовало развитию новых способов документирования, стимулировало разработку единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД (1966-73 гг.), унифицированных систем документации, стандартов по терминологии, привело к созданию автоматизированных банков данных, что в свою очередь вызвало лавинообразный рост количества машиночитаемых документов. Формируется сеть архивов машиночитаемых данных. Эти архивы создавались в рамках ведомственных систем: вычислительные центры (ВЦ) на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные центры (ГВЦ) при министерствах и ведомствах. Отделы ВЦ, хранившие машиночитаемые документы (МЧД) назывались по разному: технический архив, магнитотека, лентодискотека, библиотека машинных носителей, справочно-информационный фонд. Создавались архива МЧД в области метеорологии и аэроклиматологии, медицинской диагностики, патентные фонды. Большое количество машиночитаемых документов образовалось в сфере органов научно-технической информации (НТИ).

Во второй половине 70-х — первой половине 80-х годов преобладают магнитные носители информации и ЕС ЭВМ, создаются межархивные АИПС (автоматизированные информационно-поисковые системы), а также формируются теоретические основы архивоведения машиночитаемых документов. Были намечены основы классификации, экспертизы ценности, системы научно-справочного аппарата машиночитаемых документов. Изучались труды зарубежных архивистов — Дж. Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара и др.

Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей. Появились комбинированные, географические, информационные, мультимедийные и т.п. компьютерные приложения, в которых одновременно можно было осуществлять вычисления, проводить обработку текстовой или графической информации3. Документы, созданные в таких программах, являлись результатом сложной взаимосвязи записей разных форматов и первоочередной задачей здесь является обеспечение сохранности данных документов.

Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.

В 2020 году увеличению интереса к ЭДО способствовали ввод ЭТК, новая форма отчёта — СЗВ-ТД, пандемия и режим удалённой работы, а также поправки к федеральному закону № 63 «Об электронной подписи».

Компании переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.

Что такое ЮЗЭДО

Юридическая значимость (ЮЗ) — свойство, которое обеспечивает правовую силу какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.

Все организации ведут документооборот, который делится на три вида:

  • внешний,
  • внутренний,
  • и юридически значимый.

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.

Юридически значимый электронный документооборот обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.

Критерии юридически значимого ЭДО

С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, получение, обработка и архивирование. Но электронный документ становится юридически значимым не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.

Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.

Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты.

Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Компании предоставляются системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.

Актуальность ЮЗЭДО

СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.

Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск и управление. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.

С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, а также ввести прозрачную систему работы. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.

Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, ЮЗЭДО обладает собственными преимуществами:

обеспечение юридической силы документов, равноценное бумажным; возможность быстро исправлять ошибки в заполнении; возможность участвовать в госзакупках и тендерах.

Выбор СЭД зависит от специфики деятельности предприятия. Группа Коампаний «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого ЭДО: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе 1С и веб-сервис «Астрал Онлайн». Обе системы предоставляют возможность ведения ЮЗЭДО с контрагентами.

Кто использует ЮЗЭДО

С юридически значимой документацией работают кадровая служба, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие работники. ЮЗ нужна не только при работе с внешними контрагентами, но и между сотрудниками организации.

С помощью ЮЗЭДО:

кадровая служба ведёт трудовые книжки, кадровый учёт, составляют поручения и приказы; менеджеры склада ведут инвентаризацию, составляют акты о приёмке материалов или товаров; директора и руководители ведут организационные и распорядительные документы; бухгалтеры ведут, оформляют и отсылают финансовую отчётность.

Каждый документ становится равнозначен бумажному и обладает соответствующей силой как внутри компании, так и при работе с внешними контрагентами. СЭД позволяют работать с ЮЗЭД, так как предоставляются официальными операторами электронного документооборота.

Организуя электронный документооборот, современные предприятия в первую очередь решают задачи по наделению его юридической значимостью. Но в чем ее сущность? Каким образом предприятию внедрить юридически значимый ЭДО?

Что значит «юридически значимый» (и каковы критерии такой значимости)?

Понятие «юридически значимый» — гораздо шире контекста электронного документооборота. Дело в том, что данное словосочетание может быть употреблено в отношении, в принципе, любого действия (или даже бездействия) человека, которое приводит к тем или иным правовым последствиям. То есть — появлению оснований для возникновения у этого человека тех или иных прав или обязанностей (которых не было бы без совершения соответствующего «юридически значимого» действия).

Таким образом, применяя данную трактовку к сфере ЭДО, можно установить, что под «юридической значимостью» электронного документооборота следует понимать наличие условий, при которых совершение того или иного действия в рамках документооборота (ДО) приводит к правовым последствиям для субъекта, который совершает такое действие.

К примерам типичных «действий», производимых в отношении электронных документов, можно отнести:

  1. Создание документа.

Может показаться, что рассматриваемое действие не относится к числу тех, которые приводят к каким-либо очевидным правовым последствиям для субъекта документооборота — человека (представителя организации), который создал документ. Но это не так — поскольку:

  • сам по себе документ может быть создан в рамках процедуры, осуществляемой субъектом ДО в целях выполнения уже имеющихся обязательств (соответственно, после создания документа человек перейдет к осуществлению последующих процедур в целях выполнения таких обязательств — в то время как без создания документа он к этим процедурам перейти не мог бы);
  • документ может содержать данные, оборот которых тем или иным образом регулируется законом (например, если это персональные данные, государственная или коммерческая тайна), и в случае утечки этих данных (получения несанкционированного доступа к ним) субъект ДО может быть признан нарушителем закона за неправомерное размещение данных в документе и, как следствие, будет обязан нести ответственность;
  • субъектом ДО могут быть нарушены различные локальные нормативы (если он — сотрудник предприятия), устанавливающие правомочия работников в части создания документов — и при обнаружении работодателем таких нарушений к сотруднику могут быть применены различные санкции вплоть до увольнения.

И это, безусловно, не исчерпывающий перечень сценариев, при которых лишь сам факт создания документа может быть юридически значимым действием. Очевидно, что это действие может быть осуществлено и вне контекста электронного документооборота как такового. Но вполне вероятно — что и в рамках него. Поэтому, о таких сценариях участнику ЭДО говорить уместно.

  1. Получение документа.

Полученный человеком документ в большинстве правовых контекстов рассматривается как источник данных, с которым данный человек ознакомился — то есть, прочитал его. В случае, если это документ, в котором излагаются те или иные требования — например, по уплате задолженности (и предложения о порядке ее погашения), то получатель считается обязанным на эти требования отреагировать. В отсутствие такой реакции в отношении него могут быть инициированы различные процедуры взыскания долга.

Спорным может выглядеть момент, который касается порядка установления факта получения документа. В контексте ЭДО предполагается, что адресат подтвердит это установленными способами (например, если это e-mail – ответив на него или нажав кнопку «Подтвердить», если подтверждение запрошено отправителем) — однако, он может и не сделать этого — хотя бы потому, что, к примеру, попросту забыл пароль от электронного ящика. Вместе с тем, данное обстоятельство может не быть признано судом — в случае возникновения спора, оправдательным. В пункте 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 сказано, что к электронным сообщениям применяются те же нормы гражданского законодательства — устанавливающие критерии принятия сообщения, что и в случае с бумажным документооборотом. Речь идет конкретно о положениях ст. 165.1 ГК РФ — где сказано, что сообщение считается переданным, даже если адресат не подтвердил факт его принятия — причем, по «зависящим от него обстоятельствам».

Но в любом случае суд в ситуации, когда исход дела зависит от удостоверения факта принятия электронного документа той или иной стороной, смотрит обстоятельства по существу. Универсальных правил насчет принятия документа на уровне закона нет (и судебная практика может быть противоречивой), но сам факт возможности наступления юридических последствий при получении электронного документа — неоспорим. Конечно, если суд установит, что получатель действительно забыл пароль и потому не мог прочитать e-mail, то это будет смягчающим фактором. Но если выяснится, что человек регулярно заходил в ящик и стало известно, что он читал «соседние» письма — то факт прочтения «спорного» письма может быть удостоверен судом.

При этом, очевидно, одного лишь принятия документа (признания его принятым в порядке, определенном законом) может быть и недостаточно для того, чтобы юридические последствия наступили. В большинстве случаев для их наступления документ должен быть в установленном порядке обработан получателем.

  1. Обработку документа.

Термин «обработка» в данном случае будет крайне емким. Под ним можно понимать, фактически, любое действие, связанное с электронным документом. Например — копирование, перемещение, редактирование, подписание. Примечательно, что каждое из них может сопровождаться юридическими последствиями. И к числу типичных можно отнести связку из:

  • действия — представленного подписанием документа (квалифицированной или иной электронной подписью);
  • правового последствия — вступлением в силу положений, закрепленных в документе, после его подписания всеми субъектами ЭДО (например, если это договор между двумя хозяйствующими субъектами).

Таким образом, подписанный в установленном порядке документ приобретает статус юридически значимого.

Следует отметить, что подписание документа по существу может быть составной частью предшествующей процедуры — получения (в случае, если его факт подтверждается с помощью той же электронной подписи). Поэтому, в ряде случаев границы между процедурами могут быть очень условны. Однако, нужно иметь в виду, что заверение документа может быть произведено и его создателем — без отправки кому-либо.

Так или иначе, значительная часть юридических последствий совершения операций с документами (причем, как правило, тех, что предполагают появление у субъекта документооборота наибольшего объема прав и обязанностей) наступает именно по факту обработки документа субъектом ДО (его подписание — частный случай такой обработки, которая, таким образом, может быть и частью процедуры получения).

Отсюда можно сделать вывод: в общепринятом смысле под «юридически значимым» электронным документом понимается тот, который в установленном порядке подписан — его создателем или получателем. Соответственно, под условиями для придания документации юридической значимости в данном контексте следует понимать те условия, что обеспечивают его подписание — в соответствии с законодательством. Которое, в свою очередь, задает главный критерий юридической значимости электронного документа — его приравненность к бумажному с точки зрения неоспоримости проставленной на нем подписи. Та подпись, что стоит на бумажном документе, по умолчанию считается неоспоримой. А та, что проставляется на электронном (по существу, особым способом «прикрепляется» к нему) — только в предусмотренных законом случаях. Но если они соблюдены — электронный документ приравнивается к бумажному и становится юридически значимым.

Но, безусловно, «юридически значимый» — это далеко не только подписанный в установленном порядке (с помощью квалифицированной ЭЦП) документ. Такая значимость, как мы уже знаем, может появиться вследствие совершения большого количества иных операций с документом.

В их числе — операции по архивированию документа, еще одна общераспространенная разновидность действий субъекта ЭДО.

  1. Архивирование документа.

Архивирование — это размещение документа на длительное хранение в том или ином месте, где обеспечивается его защита от внешних воздействий и постороннего доступа. В случае с электронным документом это может быть специальный сервер организации или арендованный у стороннего поставщика. Либо — внешний носитель (диск, флешка), который после записи на него нужной информации размещается в надежном месте — сейфе или закрытом помещении.

Можно отметить, что в части операций архивации правовые последствия характерны, главным образом, не в отношении действий, производимых с документом, а в отношении различных сценариев бездействия человека — который те или иные действия должен произвести. Например — бездействия в части:

  • обеспечения хранения документа в архиве в течение установленного срока (на уровне нормативного регулирования он закреплен по различным документам в положениях приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 — );
  • обеспечения конфиденциальности архивных документов;
  • обеспечения необходимых технических условий хранения документов.

Таким образом, «юридическая значимость» документации определяется исходя из конкретной разновидности действий, которые производятся в отношении нее субъектом документооборота, а также исходя из содержания конкретного документа.

Условимся, что речь идет о «юридической значимости» в том самом общераспространенном контексте — когда вследствие совершения определенной операции с документом — его заверении с помощью ЭЦП, для заверителя наступают правовые последствия, обусловленные положениями данного документа (например, договора с контрагентом). Рассмотрим — как именно такая юридическая значимость обеспечивается с точки зрения решения субъектом ЭДО организационных задач и тех, что обусловлены технологической спецификой осуществления электронного документооборота.

Какими средствами обеспечивается юридическая значимость ЭДО?

Итак, перед предприятием стоит задача — обеспечить юридическую значимость договоров, заключаемых с контрагентами в электронной форме. То есть — сделать так, чтобы подписанные сторонами договоры были равнозначными бумажным с точки зрения механизма появления прописанных в них прав и обязанностей сторон.

В этих целях предприятию — как и его контрагентам, которые желают обеспечить электронный документооборот договоров, необходимо произвести действия:

  1. Организационного характера.

То есть — подготовиться к электронному документообороту в части распределения компетенций по его осуществлению между конкретными работниками, а также регламентации их действий в рамках осуществления ЭДО. Также полезно проинформировать о таком распределении (и регламентах) и контрагента — чтобы он знал, кто именно на предприятии будет отправлять или принимать электронные документы (разумеется, то же информирование ожидается и с его стороны).

Предприятие и контрагент также должны договориться о том, какие технологические решения будут применены в целях обеспечения юридически значимого документооборота. Только по факту согласования таких решений партнеры смогут переходить к осуществлению второй группы действий.

  1. Технологического характера.

Для того, чтобы электронная подпись, проставленная на документе, делала его юридически значимым, необходимо ее соответствие законодательным требованиям — а именно, тем, что прописаны в Законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (). Данный нормативный акт выделяет 3 типа ЭЦП:

  • обычную;
  • неквалифицированную;
  • квалифицированную.

Документ, подписанный обычной ЭЦП, признается юридически значимым, только если стороны документооборота договорились об этом — притом, что такая договоренность не противоречит положениям законодательства. Если объект ЭДО — договор, заключаемый в соответствии с положениями ГК РФ, то он должен быть обязательно заключен так, чтобы можно было однозначно установить, что каждая из его сторон по своей воле подписала его. Как правило, применение обычной ЭЦП (самый распространенный ее пример — использование пароля от e-mail или от мессенджера) не удовлетворяет данному критерию, поскольку любая из сторон может заявить о компрометации своего аккаунта. И суды — как показывает практика, встают на сторону субъекта, отказавшегося от признания отправки электронного сообщения — подписанного с точки зрения закона простой ЭЦП, от своего имени.

Принятие судом подобного решения — о правомерности непризнания той или иной стороной ЭДО факта заверения документа электронной подписью, будет минимальным в случае, если стороны используют квалифицированные ЭЦП. Дело в том, что их компрометация без получения физического доступа к ключу ЭЦП (который находится в непосредственном распоряжении ее владельца) практически невозможна. В свою очередь, владельцу ЭЦП — и это по умолчанию признается судами, по силам не допустить передачи ключа третьим лицам. Квалифицированная ЭЦП признается в достаточной степени защищенной, чтобы ее законный владелец не дал неустановленным лицам возможности подписаться за себя.

Более подробно об электронной подписи ЭЦП читайте в ЭТОЙ СТАТЬЕ.

Таким образом, в самом общем случае технологические действия двух предприятий — решивших обмениваться подписанными документами в электронном виде, будут сведены к приобретению программ, с помощью которых электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭЦП будет осуществлен.

Подобрать необходимую для решения своих задач ЭЦП можно .

На практике такие программы могут быть представлены в разных вариантах. К числу общераспространенных можно отнести специализированные системы электронного документооборота — поставляемые операторами ЭДО. Такой оператор выступает по существу посредником между контрагентами — обеспечивая при этом юридическую значимость их переписки, «прикрепляя» в установленном порядке к каждому из отправляемых или передаваемых документов в рамках системы ЭДО, квалифицированную электронную подпись отправителя или получателя.

С помощью программных интерфейсов системы ЭДО каждая из сторон может осуществлять эффективный учет принимаемой или отправляемой документации, решать различные организационные задачи — связанные с изменением полномочий лиц, ответственных за обеспечение ЭДО, или с повышением эффективности их работы.

Примеры таких систем электронного документооборота: Диадок и СБИС.

Предполагается, что оба предприятия будут подключены к одному оператору ЭДО. Но все более распространенными становятся правоотношения, при которых возможен оборот электронных документов посредством их обмена между системами, принадлежащими разным операторам. В этом случае осуществляется роуминг систем ЭДО. О порядке документооборота в случае использования такого роуминга стороны также договариваются уже на этапе осуществления организационных действий в рамках подготовки к ЭДО.

На практике многие российские предприятия сталкиваются с рядом типичных проблем, характеризующих применение юридически значимого ЭДО — ознакомимся с некоторыми из них подробнее.

Частые проблемы, возникающие при внедрении системы ЭДО

Хозяйствующий субъект, внедряя системы ЭДО — в целях обеспечения обмена подписанными с помощью ЭЦП документами, часто имеет дело со следующими «узкими местами» данной процедуры:

  1. Полным или частичным воспроизводством участков неэффективности документооборота, которые были характерны в период его ведения на бумажных носителях — по причине:
  • игнорирования необходимого изучения участков неэффективности перед внедрением систем ЭДО;
  • недостаточной проработки целей и стратегии политики ЭДО (один из критериев ее достаточности — определение условий для сведения к минимуму вероятности появления участков неэффективности документооборота).

А в случае, если предприятие — новое, и ранее не практиковало документооборот даже на бумаге, то у него может возникнуть схожая проблема — появление участков неэффективности вследствие недостаточной исходной проработки целей и стратегии политики ЭДО.

Действительно, часто бывает, что предприятие возлагает на систему ЭДО слишком большие надежды — и затем с сожалением обнаруживает, что при всех плюсах новой модели документооборота многие проблемы остаются не решенными.

К числу наиболее очевидных признаков неэффективности документооборота относятся:

  • регулярная потеря документов (оригиналов, копий, отредактированных версий);
  • несоблюдение необходимой конфиденциальности доступа к документам (вследствие чего содержащиеся в них положения могут быть неправомерно откорректированы, а иногда — и заверены человеком, не имеющим на то достаточных прав, но получившим на то техническую возможность);
  • неоправданно длительные процедуры обработки документов.

Все эти проблемы характерны в одинаковой степени как для бумажного, так и для электронного документооборота. Но если уже на этапе подготовки к внедрению ЭДО организация устранит указанные признаки неэффективности работы с документами (либо сведет к минимуму обстоятельства, влияющие на эффективность данной работы — в случае, если как такового опыта организации ДО у фирмы в достаточном объеме не было), то сможет оценить все преимущества электронного ЭДО как они есть — без поправки на различные «тормозящие» факторы.

Сам факт внедрения системы ЭДО, как правило, будет означать успешное решение, как минимум, первой проблемы — утери документов (поскольку копии файлов или, по крайней мере, прямые ссылки на них всегда есть в реестрах такой системы). Однако, предприятию придется принять ряд мер на устранение прочих факторов неэффективности документооборота.

В части обеспечения конфиденциальности доступа ключевую роль сыграют внутрикорпоративные распоряжения — о распределении полномочий работников по областям деятельности (одной из которых и может быть ЭДО). За нарушения таких распоряжений в локальных нормативах могут быть прописаны различные санкции. А за неукоснительное соблюдение — наоборот, поощрения (в том числе и в виде надбавок к окладу).

Ускорять процедуру обработки документов придется, скорее всего, уже за счет модернизации имеющихся технических средств. Например — установки менее требовательного к ресурсам компьютера текстового редактора (или, наоборот, установки более производительных компьютеров — если будет подсчитано, что задержки в ДО реально приносят убытки). Либо — ускорение самой локальной сети (если причина задержек — в низком качестве ее работы).

  1. Отсутствием четко регламентированных механизмов согласования документации — при вертикально ориентированной структуре управления (обычно такая ситуация возникает на среднем или крупном промышленном либо торговом предприятии, выпускающем или реализующем сложную номенклатуру продукции).

Подписание договора — процедура, которая в таких организациях, как правило, проходит многоступенчатое согласование: инициировавший заключение такого договора менеджер сначала согласует документ со своим руководителем, тот — с руководителем подразделения, который, в свою очередь, уже может передать договор на согласование директору.

В случае применения системы ЭДО алгоритм движения документа должен быть в установленном порядке прописан в данной системе (последовательное прохождение договором визирования теми или иными лицами — настроено в программных интерфейсах). Однако, еще до такого «прописывания» его необходимо разработать и протестировать — как вариант, с использованием традиционных бумажных документов, и убедиться, что конкретный маршрут оптимален для конкретного документа.

  1. Неэффективная «стыковка» электронного и бумажного оборота юридически значимых документов.

В ряде случаев предприятие, внедряя систему ЭДО, забывает прописать на уровне локальных регламентов сценарии, при которых при документообороте с контрагентами используется традиционная бумажная альтернатива электронной передаче данных — а она может использоваться довольно регулярно, причем по вполне объективным причинам.

Например, бывает так, что у контрагента закончился срок действия ЭЦП, а договор с ним подписать надо. На этот случай у работника, привыкшего к осуществлению электронного обмена документами с данным контрагентом, должна быть инструкция по согласованию бумажного договора. Кроме того, может выясниться, что с определенным контрагентом фирма в принципе ведет только бумажный документооборот (и он сильно удивится звонку менеджера с просьбой отправить электронный документ). Соответствующая «карта участников СЭД» должна быть в распоряжении ответственного работника. Иногда она может быть внедрена на уровне функционала конкретной системы ЭДО — нужно смотреть, есть ли такая возможность в программе.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень возможных сложностей во внедрении юридически значимого межкорпоративного ЭДО на практике. Но рассмотренные нами проблемы правомерно отнести к числу типичных и заслуживающих первоочередного внимания.

Есть и другие проблемы, которые могут быть серьезными, но чаще их относят к второстепенным. Например — консерватизм самих работников предприятия в части пользования программами ЭДО. Они попросту могут не захотеть осваивать их — в силу высокой загруженности по текущей работе. Но в силах работодателя — привести аргументы, доказывающие, что применение инновационной схемы документооборота — как раз позволит сэкономить им рабочее время.

Важно уделить достаточное внимание качеству обучения работников: на момент старта работы с системой ЭДО в режиме практического информационного обмена с контрагентами они должны хорошо знать функционал используемой программы. Не должно быть так, чтобы познания схватывались в процессе применения системы ЭДО — здесь возможны ошибки и, опять же, неоправданные паузы в работе.

Резюме

Юридически значимый электронный документооборот — тот, при котором различные действия субъекта ЭДО (иногда — его бездействие в отношении тех или иных процедур, характеризующих работу с документами) приводят к различным правовым последствиям для этого субъекта. То есть — к возникновению у него предусмотренных законом прав и обязанностей. Такие правовые последствия могут наступать в рамках осуществления любых основных видов операций с документами — создания, получения, обработки или архивирования.

К числу общераспространенных сценариев осуществления юридически значимого ЭДО можно выделить тот, при котором действие субъекта ЭДО, представленное подписанием документа с помощью ЭЦП (как правило, на этапе его обработки, иногда — получения), сопровождается правовым последствием — в виде наступления прав или обязанностей данного субъекта ЭДО, обусловленных содержанием подписанного документа. Например — когда два предприятия, договорившиеся использовать системы СЭД, поочередно подписывают договоры друг с другом в электронном виде. Как только договор подписан сторонами — это сопровождается появлением у каждой из них прав и обязанностей в соответствии с данным договором.

Для внедрения юридически значимого электронного документооборота — соответствующего признакам правоотношений, при которых осуществляется заверение документа электронной подписью, участникам ЭДО необходимо провести ряд организационных и технических процедур, направленных на обеспечение функционирования эффективной системы межкорпоративного ЭДО. При подготовке к внедрению электронного документооборота особенно ценным может оказаться опыт исследования бумажного — который сложился на предприятии. Прежде всего — с точки зрения выявления и устранения недостатков организации традиционного ДО, которые в случае их игнорирования могут быть воспроизведены уже на уровне электронного документооборота.

Порядок инкассации денежных средств и ориентировочная стоимость таких услуг.

Онлайн-кассы или БСО: что лучше применять тем предпринимателям, которые оказывают услуги.

В каких случаях выгодно использовать https://onlain-kassy.ru/oborudovanie/dopolnit/elektronnye-tsenniki.html электронные ценники в магазине.

Видео — о нюансах организации юридически значимого документооборота на примерах из практики:

За тривиальным термином «документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом – достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

  • высокая стоимость обработки каждого документа;
  • частая потеря документов;
  • утечка информации;
  • искажение информации;
  • задержки в принятии решений;
  • медленное движение документов – переоцененная загрузка персонала;
  • репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

  • утверждение документов
  • сбор отзывов по документам
  • подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)

Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут выглядеть следующим образом:

  • прием документов, поступающих в организацию;
  • их первичная обработка;
  • составление, согласование и оформление;
  • операции с исходящими документами;
  • отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
  • предварительное рассмотрение документов;
  • регистрация документов и распределение;
  • информационно-справочная работа;
  • составление, согласование и оформление документов;
  • подобные операции с внутренними документами.

Преимущества автоматизированного документооборота

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:

  • Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
  • Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
  • Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
  • Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
  • «Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное – ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления – такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
  • Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!
Заказать звонок

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

  • 15 марта 2016
  • Статьи

Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.

Понятие и преимущества ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без излишних затрат времени и сил. С повышением востребованности «безбумажного» делопроизводства интерес к нему со стороны заказчиков возрастает, так как необходимо обмениваться договорными и информационными бумагами с контрагентами и партнерами, следя за их правовой «обеспеченностью».

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

  • гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
  • выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • участвовать в госзакупках и тендерах;
  • наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
  • гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
  • найти оптимальные способы использования электронных подписей;
  • отказаться от ручного ввода и хранения документации;
  • снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.

Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.

Как обеспечить для документации юридическую значимость

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.

Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Компания Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать юридически значимый электронный документооборот. Программные решения позволяют вести полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.

Поддержка ЮЗДО от Docsvision

Чтобы обеспечить эффективный безбумажный документооборот между контрагентами, в Docsvision был разработан модуль для юридически значимого обмена между контрагентами, подключенными к системе «Диадок» от СКБ Контур, либо к любому другому оператору электронного документооборота.

Наши решения:

  • дают возможность реализовать интеграцию с «Диадок» или любым произвольно выбранным оператором электронного документооборота;
  • помогают создавать, отправлять контрагентам документацию, подписанную ЭЦП (механизм встроен в решения Docsvision);
  • облегчают процесс обработки документации — для этого предусмотрены инструменты гибкой настройки, выбора произвольных сценариев использования;
  • предоставляют возможности получать документы от контрагентов, обмениваться неформализированной внутрифирменной и внешней корреспонденцией;
  • упрощают поиск, группировку входящих/исходящих документов по реквизитам, статусам, отправку и получение запросов на уточнение счетов-фактур и так далее.

У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, контрагентские документы, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы. Решение заказчики получают в виде удобных дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.

Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:

Дополнительные услуги Docsvision

Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:

  • адаптацию решений для конкретных нужд заказчика — локализацию, возможности для масштабирования в перспективе;
  • консультации и обучение персонала предприятия;
  • техническую поддержку во время эксплуатации систем и так далее.

Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правомочности. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.

ЮЗДО

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх