Задачи помощника руководителя

Наверняка многие слышали о такой должности, как личный помощник руководителя. Но какие функции он выполняет и чем отличается от того же секретаря, знают немногие.

По сути, личный помощник – это главный ассистент, можно сказать, правая рука руководителя, организатор его мероприятий, без которого вечно занятому боссу пришлось бы очень туго. Если вы хотите лучше разобраться в этой профессии, узнав её плюсы и минусы, а также ключевые особенности, читайте далее нашу статью.

Содержание

Личный помощник руководителя – кто это и чем отличается от секретаря

Итак, давайте определим для начала, кто же такой личный помощник руководителя. У многих может сложиться впечатление, что секретарь, офис-менеджер и личный помощник — это один и тот же человек. Естественно, обязанности данных должностей в чем-то схожи, но есть существенные отличия.

Личный помощник, или, как некоторые называют, ассистент руководителя — это не только профессионал своего дела, но еще и человек, который помнит всё и всегда до мельчайших деталей.

От правильного выбора кандидата на должность личного помощника зависит успех всего дела. Для нее подойдет человек, который сможет поставить интересы шефа выше своих собственных.

Одной из основных задач личного ассистента можно считать решение всех административных и организационных вопросов деятельности руководителя. Помощник должен сделать рабочий процесс своего босса максимально комфортным.

Далее давайте выясним основные отличия личного помощника руководителя от других административных должностей. Для того чтобы избежать путаницы, стоит четко определить виды административных позиций и их основные функции.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА) или личный помощник) – в таком сотруднике нуждаются руководители или собственники крупных корпораций (российских и международных). Подчинение происходит напрямую генеральному директору.

Правая рука, лицо, приближенное к руководителю, составляет рабочий план на день, неделю, месяц и т. д., ведет бизнес-календарь, является связующим звеном с внешним миром. Этот универсальный человек может быть няней, домоуправляющим, туристическим агентом, прогнозом погоды. Зачастую он также выполняет некоторую работу за руководителя, естественно, результаты которой босс с легкостью присваивает себе. Обладает специальными знаниями, имеет профильное образование в той же сфере, что и руководитель. Может самостоятельно принимать решения.

Секретарь есть практически в каждой компании, от мелкой до крупной. Его функционал достаточно прост: работа с документопотоком, обработка корреспонденции, встреча гостей, организация кофе-пауз, хозяйственное обеспечение деятельности офиса, телефонные переговоры, исполнение поручений руководителя и его заместителей. Подчиняется, как правило, всем топ-менеджерам организации.

Основные требования, чаще всего предъявляемые к кандидатам на должность секретаря: возраст до 30 лет, образование высшее или среднее профессиональное (зависит от масштаба компании), опыт работы необязателен, уверенный пользователь ПК и оргтехники, знание делового этикета, владение иностранным языком (в качестве дополнительного требования). Личные качества: способность выполнять однотипную работу, доброжелательность, ответственность и исполнительность.

Читайте нашу статью «Как планировать день: ТОП-12 ценных советов».

Секретарь-помощник работает в компании с численностью сотрудников не более 50 человек. Подчиняется напрямую директору (собственнику) организации. В данном случае работник совмещает функции секретаря и помощника руководителя. В его обязанности входит выполнение несложных поручений топ-менеджеров.

Основные требования к кандидату: образование неоконченное высшее или высшее, возраст от 25 до 32 лет, уверенное владение различными средствами оргтехники, высокая скорость печати.

Личные качества: ответственность, исполнительность, дисциплинированность, способность выполнять однообразную работу.

Офис-менеджер – сотрудник с такими функциональными обязанностями необходим для средних компаний с численностью свыше 30 человек. Подчинение офис-менеджера происходит как руководителю, так и остальному управленческому составу. К основным функциям относятся: материально-техническое обеспечение работы офиса, обработка и ведение первичной документации, частичное выполнение функций секретаря (таких как встреча гостей, телефонные звонки и организация документооборота).

Основные требования к кандидату: образование высшее, возраст о 25 до 35 лет, обязательно наличие организационных навыков и опыта аналогичной работы.

Личные качества: доброжелательность и коммуникабельность.

Секретарь на ресепшен. Его наличие просто необходимо в компаниях с численностью сотрудников более 50 человек и высоким трафиком посетителей. Может быть в подчинении офис-менеджера, помощника руководителя, административного директора или всего руководящего состава. Его функции – выполнение простых технических задач: встреча гостей, организация кофе-брейков, прием входящих звонков, взаимодействие с курьерами и водителями.

Основные требования к кандидату: привлекательная внешность, возраст от 22 до 27 лет, опыт работы необязателен, владение оргтехникой.

Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость и улыбчивость.

Как мы можем заметить из описания основного функционала рассмотренных административных должностей, между ними есть существенное различие: основной задачей секретаря является управление информационным потоком, а личного помощника – управление продуктивностью руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя

1. Общие обязанности ассистента

Перечень функциональных обязанностей данной категории работников достаточно обширен и содержит следующие пункты:

  • формирование графика рабочего дня руководителя: составление расписания деловых встреч, организация поездок, оформление командировок, подготовка к подписанию служебной документации;
  • организация и поддержание комфортного рабочего места босса: поддержание чистоты, тишины, бесперебойной работы необходимой оргтехники;
  • работа с документооборотом руководителя и распределение потока звонков;
  • проведение первичных переговоров, отработка запросов линейных руководителей;
  • поддержание психологического комфорта руководителя на высоком уровне: составление удобного рабочего графика, напоминание о важных встречах и мероприятиях, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для него формате.

В некоторых компаниях личный помощник руководителя также отвечает за весь документооборот организации, а иногда и руководит секретариатом.

2. Дополнительные функции ассистента

Как правило, перечень обязанностей помощника гораздо шире, чем у администратора или секретаря. Возложение на него дополнительного функционала — обычное дело.

Зачастую для того, чтобы занять должность личного помощника, требуется отыскать человека с большим количеством разноплановых способностей и талантов. Он должен обладать отличными коммуникативными навыками, уметь переводить документы с иностранного языка или выполнять функцию переводчика на деловой встрече руководителя с партнерами, если это подразумевается кругом обязанностей. Также личный ассистент должен быть тем человеком, которому можно, не опасаясь, доверять конфиденциальную информацию.

Кроме этого на него часто возлагаются задачи по решению бытовых потребностей директора компании: организация питания, оформление поездок (заказ билетов, гостиничного номера, трансфера, составление необходимых сопутствующих документов). То есть каждый руководитель предъявляет индивидуальные требования к кандидату на должность своей «палочки-выручалочки» и «правой руки».

3. Подробный разбор обязанностей

Далее более подробно рассмотрим каждую из обязанностей.

Ведение документации:

  • работа с документами – грамотное составление организационной, распорядительной, информационно-справочной и иной документации компании;
  • при необходимости подготовка презентаций и проектов документов, редактирование писем, автором которых является директор компании;
  • работа с корреспонденцией: сортировка по степени важности и срочности, запрос необходимых отчетов в установленные сроки.

Тайм-менеджмент:

  • составление рабочего графика руководителя и внесение его в планер, ранжирование задач по приоритетности;
  • своевременное информирование шефа о предстоящих задачах, напоминание о дедлайнах, уведомление о деловых встречах и поездках;
  • оптимальная организация рабочего дня руководителя;
  • составление собственного рабочего расписания на день.

Организация рабочих мероприятий:

  • подготовка к проведению рабочих совещаний, презентаций, встреч и переговоров с участием руководителя;
  • протоколирование, рассылка приглашений участникам мероприятий, подготовка и предоставление информации по итогам состоявшихся встреч всем заинтересованным лицам;
  • организация служебных командировок руководителя.

Выполнение функций заместителя (функции второго лица):

  • быть всесторонне развитым, то есть обладать достаточным уровнем компетенций в различных сферах и областях;
  • иметь способность управлять: оказывать воздействие как на рядовых сотрудников, так и на руководящий состав компании, обеспечивая тем самым своевременное выполнение поставленных задач подразделениями;
  • руководить отдельными бизнес-проектами;
  • не бояться брать на себя ответственность и в дальнейшем отвечать за свои слова и действия;
  • самостоятельно решать ряд вопросов, относящихся к бизнесу (например, необходимость проведения встреч и переговоров);
  • давать выступления от лица руководителя и уметь проводить корректные торги;
  • представлять первое лицо компании на бизнес-мероприятиях, озвучивать его позицию и отвечать на вопросы.

Управление секретариатом:

  • обеспечивать бесперебойное функционирование кабинета босса и его приемной;
  • оперативное решение вопросов, касающихся технического обеспечения, выполнение работ по оформлению договоренностей с поставщиками;
  • проведение закупок для организуемых мероприятий, постановка задач водителям и курьерам и контроль их деятельности;
  • совмещение функций офис-менеджера.

Поддержание деловых контактов:

  • управление информационными потоками: кого с кем соединить, на кого переключить или переадресовать входящий звонок, кого и когда пропустить к руководителю;
  • держать руку на пульсе всех событий, происходящих в компании;
  • защищать руководителя от излишне настойчивых контактов, не нанося при этом урон имиджу шефа и компании;
  • максимально оперативно решать большинство вопросов и достигать положительного результата в 100 % случаях;
  • вести базу клиентов компании, поздравлять их с днями рождения, праздниками и иными памятными датами, быть с ними на связи.

Travel-сопровождение:

  • организация служебных командировок и иных поездок руководителя (бронирование билетов, отелей и трансферов, оформление виз при необходимости);
  • продумывание всей логистики поездки туда и обратно;
  • осуществление контроля работы подрядных организаций и служб в других городах и странах;
  • доскональный мониторинг цен на стоимость аренды автомобилей, яхт, способность в нужный момент договориться о скидке;
  • подготовка полного сценария путешествия: от приобретения билетов до точного времени ужина в ресторане по определенному меню и покупки подарка.

Работа переводчиком:

  • устный перевод на деловых встречах и переговорах с иностранными партнерами;
  • перевод служебной документации;
  • ведение деловой переписки на иностранном языке.

Личное сопровождение руководителя. Название должности «личный помощник» совсем не случайно звучит именно так: в его обязанности входит не только решение ежедневных деловых задач, но и выполнение личных поручений босса.

  • осуществление контроля работы нянь, преподавателей, отслеживание посещаемости кружков детьми руководителя;
  • организация отдыха шефа и его семьи: от выбора страны до контроля ежедневных передвижений;
  • компетентность в сферах luxury-обслуживания;
  • взаимодействие с обслуживающим персоналом загородного дома и решение иных вопросов, связанных с его содержанием;
  • организация контроля медицинских мероприятий: своевременное прохождение профилактических обследований, запись к специалистам, при необходимости контроль приема препаратов и др.;
  • безупречное знание luxury-брендов и марок, взаимодействие с известными модельерами и домами мод, работа с персональными мерками;

    Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

  • организация спортивных хобби руководителя: контроль расписания посещения занятий, секций, приобретение аксессуаров;
  • отслеживание проведения знаковых мероприятий (скачек и гонок) и открытия новых заведений: кафе, ресторанов, гольф-полей и др.;
  • аналогичное сопровождение родственников руководителя, его родителей, друзей и партнеров.

Минусы работы личным помощником руководителя

  1. У каждого руководителя, ищущего себе личного помощника, представление о его функционале и качествах, которыми он должен обладать, существенно различается. Поэтому каждый из работодателей предъявляет свои требования к кандидатам на данную должность.
  2. Вторым минусом можно считать то, что личный помощник всегда находится в тени известности своего шефа, принимает все особенности его характера, манеру ведения бизнеса и выстраивания отношений с партнерами и персоналом. Помощник должен быть до последнего максимально предан своему руководителю и отстаивать его точку зрения.
  3. Перспектива карьерного роста, по сути, отсутствует по той простой причине, что, даже несмотря на тот опыт и знания в области бизнеса, которым занимается компания, ассистент в понимании многих является обычным секретарем. И вряд ли для него настанут такие времена, когда поступит предложение стать полноправным заместителем или партнером по бизнесу своего руководителя.
  4. Еще один минус – ненормированный рабочий день. Порой количество часов, проведенных на работе, у ассистента значительно превышает рабочее время самого руководителя, так как первому нужно еще подготовиться к встрече, организовать поездку и т. д. Также к минусам можно отнеси и весьма низкую оценку выполняемых помощником функций окружающими: в их понимании это не кто иной, как обычный секретарь, тень своего начальника. Хотя на самом деле круг выполняемых им функциональных обязанностей ничуть не меньше, чем у руководителя отдела, и управленческий состав компании обязан ему подчиняться и прислушиваться к его мнению.

Должностная инструкция личного помощника руководителя

Основные требования к должности личного помощника руководителя, круг обязанностей, функций и порядок решения возможных спорных ситуаций прописываются в должностной инструкции. Это внутренний нормативный документ организации, на основании которого легко осуществлять контроль выполнения работником своих обязанностей. Должностная инструкция – это своеобразное руководство к действию. Она обязательна для исполнения.

В связи с тем, что работа в этой должности имеет ряд существенных особенностей, к составлению должностной инструкции стоит подойти со всей ответственностью и серьезностью, чтобы прописать все нюансы рабочего времени и отдыха, компенсацию за переработки и др.

Ни в коем случае не стоит путать должностную инструкцию личного помощника руководителя и помощника руководителя проекта. Должность последнего, как правило, временная и ограничивается периодом реализации конкретного проекта.

Также в должностной инструкции стоит грамотно и четко прописать название должности, при этом внимательно следить за актуальностью и соответствию действующим нормативным актам.

Как за 1 неделю заработать больше, чем за месяц? Разбор от Петра Осипова: тест ниш | Бизнес Молодость

Удалённый личный помощник руководителя – кому нужен и какие функции выполняет

Сейчас достаточно легко найти себе личного помощника на биржах фриланса. Он будет выполнять свою работу онлайн. Существенный плюс для соискателя — ему не нужно будет тратить время, чтобы добраться до офиса. Более того, он сможет работать из любой точки мира.

1. Кому требуется удалённый личный помощник

В эпоху интернета существует множество онлайн-магазинов, сервисов, тренинговых центров, агентств, которые осуществляют свою работу удаленно. В каждом подобном бизнесе явно найдется человек, который выполняет самостоятельно весь объем обязанностей.

Давайте на примерах рассмотрим, к кому вы сможете устроиться личным помощником.

  • Инфобизнесмены — это люди, ведущие свой бизнес путем предоставления платных услуг (тренингов, курсов, вебинаров и др.).
  • Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера можно взять такой сервис, как Юла. Безусловно, это может быть слишком масштабным примером. Но если мы рассмотрим менее глобальные сервисы, каких в интернете великое множество, то там явно найдется немало руководителей, ищущих личных помощников.
  • Блогеры, разработчики контентных проектов. Для создания качественного прибыльного продукта, поддержания и роста его популярности нужно очень много всего знать и уметь. Например, для ведения видеоблога нужно не только снимать, монтировать видео, а еще заниматься продвижением, искать партнеров и т. д. Когда данный проект наберет обороты и разрастется до внушительных размеров, личный помощник будет очень кстати!
  • Фрилансеры-профессионалы и удалённые сотрудники. В данном случае вполне может понадобиться помощник со специальными знаниями: дизайнер, программист, который будет не только решать общие вопросы, но и помогать выполнять рабочие задачи.
  • Офлайн-предприниматели, чей бизнес нужно продвигать через сайт и социальные сети. Личному помощнику вполне может быть поручено данное направление деятельности. Иногда бывает так, что ассистент крупного предпринимателя нанимает себе личного помощника для выполнения определенных мелких задач.

2. Обязанности и функции

Весь круг обязанностей личного помощника руководителя мы можем поделить на три группы:

  • секретарь, который организует и выполняет работу с документами, составляет всевозможные отчёты, отправляет и получает почту, распределяет ее, также общается с клиентами и т. д.;
  • менеджер проектов, который взаимодействует с фрилансерами и удаленными сотрудниками;
  • специалист, обладающий определенными знаниями и опытом в той же сфере бизнеса, что и его руководитель (наниматель).

Все перечисленные группы, безусловно, связаны между собой. Каждый предприниматель сам определяет круг задач, которые он готов передать помощнику.

Ранее было принято считать, что секретарь должен всегда находиться рядом, на расстоянии вытянутой руки, ну или максимум за стенкой кабинета. Теперь же пришло время ассистентов, работающих в онлайн-режиме.

Что может выполнять этот сотрудник:

  • поиск новых клиентов и партнеров;
  • ведение ежедневного рабочего календаря руководителя;
  • осуществление контроля выполнения поручений шефа другими работниками;
  • SMM-продвижение и реклама;
  • приобретение товаров, заказ различных услуг для компании или руководителя.

К плюсам можно отнести то, что такой специалист может выполнять и ряд задач профильного направления: от редактирования фотографий до составления текстов. Этот вид удаленной занятости позволяет развиваться в профессиональной сфере и получать прибыль. Бесспорно, организовать и настроить работу офиса реального намного сложнее, чем виртуального.

3. Карьерный рост удаленного работника

Офис-менеджер, выполняя работу онлайн, может как продвинуться по карьерной лестнице, так и повысить свой уровень дохода за счет расширения спектра своих занятий. Либо он может найти себе более крупного заказчика. Можно выполнять свои функции даже без определенного опыта. Несомненным плюсом данной работы можно считать то, что постоянно меняющиеся задачи позволят вам овладеть новыми навыками и обучаться чему-то новому. Благодаря этому ваш багаж знаний непрерывно пополняется. В дальнейшем вы можете менять место работы.

Бытует мнение коучей профессионального развития и HR-менеджеров, что для того, чтобы достичь высокого результата, работая удаленно, нужно сотрудничать только с одним заказчиком продолжительное время.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

4. Какова заработная плата личного помощника руководителя, работающего удаленно

Средняя стоимость услуг такого специалиста в месяц составляет от 30 до 35 тысяч рублей. При работе в офлайн-режиме прибавляем к этому официальное трудоустройство, 40-часовую рабочую неделю и оплачиваемый отпуск. С каждым кандидатом уровень заработной платы может обсуждаться индивидуально и будет зависеть от его компетенций. Если рассматривать столицу, то там можно встретить предложения от 60 000 рублей.

Но тогда сразу оговариваются следующие условия:

  • ненормированный рабочий график;
  • свободное владение иностранным языком;
  • наличие личного автомобиля.

Есть несколько способов мотивации личного помощника руководителя, они бывают указаны в описании вакансии. К наиболее распространенным относятся:

  • почасовая оплата;
  • фиксированная ставка с одной или двумя выплатами в месяц (зависит от желания кандидата на должность);
  • понедельная оплата труда;
  • фиксированная ставка + % от выполнения задачи.

Рассмотрим стоимость услуг и перечень основных задач для помощников (взяты на основе данных с бирж фриланса):

Основные задачи

Оплата

Отвечать на письма, телефонные звонки (базовые задачи — БЗ)

от 50 рублей за час

БЗ + составление списка клиентов и работа с ними

20 тыс. рублей за месяц

БЗ + продвижение продукта, реализация маркетинговых мероприятий, ведение социальных сетей, рассылка объявлений, обзвон холодной базы

от 25 тыс. руб. до 30 тыс. рублей за месяц

БЗ + спичрайтер, имиджмейкер, индивидуальный психолог

с каждым кандидатом проговаривается индивидуально, от 200 долларов за месяц

БЗ + разработка стратегии развития

от 25 000 рублей + % с продаж

БЗ + развитие сайта заказчика, подготовка и проведение рекламной кампании

от 30 000 до 35 000 рублей за месяц

Размер вознаграждения зависит как от масштаба компании, решения руководителя, так и от определенных результатов работы сотрудника за конкретный промежуток времени. Удаленная работа позволяет вам зарабатывать из любой точки мира. Дальнейший рост и развитие вас как специалиста не ограничены территориями, что, несомненно, является большим преимуществом.

5. Плюсы и минусы профессии

Давайте теперь подытожим и посмотрим, какие же преимущества и недостатки имеет профессия личный помощник руководителя при удаленной работе. Основные преимущества:

  • Непрерывное развитие. Перенимать бесценный опыт и знания предпринимателя, работая с ним рука об руку, дорогого стоит.
  • Неограниченность в передвижениях. Вам не нужно тратить время на дорогу на работу и обратно. Вы можете выполнять свои профессиональные задачи, даже находясь на другом континенте.
  • Вы получаете возможность иметь высокую заработную плату или дополнительный доход к своему основному заработку, все зависит от сложности выполняемых вами задач.

В качестве недостатка удаленного должности личного помощника руководителя можно отметить следующий фактор: в основном вы подстраиваетесь под график работодателя, иногда жертвуя своим временем, так как вы должны быть на связи в режиме 24/7.

Требования к кандидату на должность помощника руководителя

Требования, предъявляемые к такому специалисту, достаточно высоки. Сюда входит высшее образование, иногда и несколько, наличие опыта работы на аналогичных должностях от 2 лет, активная жизненная позиция, хорошо развитые коммуникативные и организаторские способности, высокий уровень стрессоустойчивости, самоорганизации и умение разрешать конфликтные ситуации.

Также кандидат должен обладать грамотной устной и письменной речью, свободно общаться и писать на английском языке, в совершенстве знать деловой этикет, компьютерные программы.

Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

В среднем получается, что заработная плата такого специалиста от 800 евро, но, опять же, это зависит от сложности выполняемых им заданий и поручений.

Кому точно не стоит доверять поиск личного помощника?

Ни в коем случае не поручайте поиск одного из нескольких помощников уже работающему ассистенту. Он будет воспринимать всех кандидатов в качестве потенциальных конкурентов и отберет человека, который будет выполнять рутинную однообразную работу. В нужный момент времени, когда действительно от него потребуется помощь команде, он не сможет оказать должную поддержку остальным сотрудникам.

При отборе кандидатов на должность личного помощника руководителя обязательно как можно более подробно стоит уточнять у генерального директора компании, какого именно человека он хотел бы видеть на этой должности, вплоть до мельчайших деталей: не только профессиональные навыки и умения, но и особенности характера. Это облегчит задачу подборщику. Он не будет отнимать время руководителя на беседу со всеми подряд и в то же время не отклонит кандидатов, подходящих или не подходящих только лишь по одному критерию.

Как уже говорилось ранее, специфика работы личного помощника руководителя предполагает еще и обладание рядом личностных характеристик из-за особенности работы.

В первую очередь это:

  • многозадачность – способность выполнять несколько задач одновременно без ущерба для их результатов – одно из самых ценных качеств хорошего ассистента;
  • стрессоустойчивость – при общении с руководителем помощнику часто приходится принимать удар на себя;
  • высокая обучаемость – гибкий склад ума и желание постоянно развиваться и узнавать что-то новое, въедчивость в каждый этап рабочего процесса;
  • позитивное мышление – эта черта характера поможет справляться с дополнительным объемом обязанностей, порой выходящих за рамки делового сотрудничества в стандартном его понимании.

Это самые основные черты характера, которые необходимы каждому личному помощнику руководителя для выполнения своей деятельности. В идеальном варианте – основные черты характера шефа и его ассистента должны гармонично дополнять друг друга, а не противоречить друг другу.

Так в итоге, какими качествами должен обладать личный помощник руководителя

Хороший личный помощник:

  • владеет навыками различных специальностей: управлением персоналом, тайм-менеджментом, кризис-менеджментом, обязанностями офисного сотрудника;
  • в совершенстве знает процесс и умеет провести переговоры;
  • обладает высокой степенью интеллектуального развития, может участвовать в беседе на любую тематику, даже не имеющую отношения к бизнесу;
  • интересы своего руководителя ставит выше своих собственных;
  • имеет хороший вкус, тактичен и доброжелателен;
  • обладает быстрой скоростью мышления, способен оперативно и правильно принимать верные решения;
  • знает сферу своей ответственности, четко чувствует и соблюдает границы своих функциональных обязанностей: не задает слишком много ненужных вопросов по пустякам и не совершает сомнительных действий за спиной руководителя;
  • логичен во всем, может предопределять принципы и взгляды руководителя на основные вопросы; когда действует и принимает решения от его имени, то, как правило, без ущерба для дела.

КАК ИЗМЕНИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ?! ЖЕСТКИЙ РАЗБОР с Петром Осиповым и Михаилом Дашкиевым | Бизнес Молодость

Татьяна Бурцева

Любите ли вы свою работу? Радуетесь каждое утро, собираясь в офис? Увлечены ли рабочим процессом? Если вы хотя бы раз ответили «нет», то знайте, что вы не одиноки. Автор книги «Не жалей ни о чем» Найджел Камберленд, известный коуч, говорит о том, что большинство его клиентов описывают унылой, скучной, нудной, отупляющей, напряженной, тягостной и даже страшной. Знакомая ситуация? Тогда пора что-то менять.

Сменить работу

Самый простой и очевидный способ сделать работу приятнее — сменить ее. По словам Камберленда, неудачный выбор работы не был бы такой серьезной проблемой, если бы она не занимала столь существенную часть жизни. Да, мы вынуждены зарабатывать на жизнь, но работа не должна быть в тягость.

Рано или поздно наступает время, когда вы должны начать делать то, что хочется. Устройтесь на работу, которая вам действительно нравится, и вы будете с радостью вставать по утрам. Думаю, вы не в своем уме, если остаетесь на нелюбимой работе только потому, что она хорошо смотрится в вашем резюме.

— Уоррен Баффет

Сделать работу интереснее

Если сменить работу нет возможности, то постарайтесь в течение дня делать то, что вам действительно нравится и от чего вы получаете удовольствие. Относитесь к трудностям на работе по принципу «стакан наполовину полон, а не наполовину пуст», и концентрируйтесь на плюсах.

Делегируйте часть своих задач, которые приводят вас в уныние. Обсудите с начальником изменение своих обязанностей, если вам интересно попробовать себя в новом направлении. Хороший руководитель больше заинтересован в увлеченных сотрудниках, чем в хмурых роботах.

Жизнь слишком коротка, чтобы тратить ее на то, что делает вас несчастным и приводит к депрессии.

Оживить рабочее место

Работа может быть скучной и нудной, но приятное окружение и атмосфера способны это компенсировать. Пусть в вашем офисе будет весело и приятно находиться. Если есть возможность, включайте музыку, делитесь с коллегами историями, будьте внимательны и вежливы. Обустройте место для отдыха, где можно выпить кофе, поиграть в какую-нибудь игру в перерыв или после рабочего дня.

Сделать паузу

Не пренебрегайте перерывами во время рабочего дня, особенно, если почти не встаете из-за стола. «Перезаряжайте батарейки»: каждые 25 минут делайте пятиминутные паузы, а через каждые два часа — более продолжительные. Это помогает оставаться энергичным и бодрым.

Обязательно ходите в отпуск и используйте все возможные дни для отдыха. Постарайтесь не работать в выходные: не читайте почту, не проверяйте звонки, не сидите за компьютером. Как вы сможете чувствовать себя полным сил в понедельник, если так и не расслабились?

Каждый человек заслуживает дня, когда он не будет решать проблемы или искать решения. Каждому из нас необходимо отвлекаться от забот, которые никуда не уйдут.

— Майя Энджелоу


Источник

Беречь здоровье

Многие из нас планируют начать здоровый образ жизни, когда будет меньше работы или можно будет совсем не работать. Но работая до изнеможения сейчас, мы наносим серьезный вред своему физическому и душевному состоянию. Что в итоге окажется важнее: долголетие и здоровье, или большой дом с дорогой машиной?

В чем смысл трудиться изо всех сил и нечеловечески напрягаться, если в результате заработанные деньги будут потом тратиться в основном на врачей?

Занимайтесь спортом, делайте растяжку, гуляйте, бегайте или ходите в бассейн. Гуляйте каждый день пешком. Британские ученые доказали, что 20-минутная прогулка быстрым шагом продлевает жизнь на семь лет и значительно снижает риск инфаркта. Следите за своим эмоциональным состоянием, не допускайте переработок и избегайте стрессовых ситуаций.

Быть больше, чем работа

Помните, что работа — это только один аспект вашей жизни. Не исключайте ради работы все остальное. Вы — это не только ваша должность, фирма и зарплата. Гордитесь своими успехами в других областях: возможно, вы прекрасный родитель, или здорово сделали ремонт в спальне? Займитесь чем-то кроме работы. Например, творчеством, благотворительностью. Станьте волонтером или запишитесь на курсы, которые в будущем помогут сменить профессию на более интересную.

Мир был бы ужасно скучен, если бы все человечество занималось работой с 09:00 до 18:00 и тратило жизнь лишь на карьеру.

Приходить домой вовремя

Удается ли вам балансировать между работой и личной жизнью? Есть два способа реагировать на возрастающую занятость:

  • не согласиться и переложить свои дела на кого-то еще, либо вообще оставить задачу несделанной;
  • работать сверхурочно.

Стоит ли говорить, что у обоих вариантов есть серьезные минусы? Идеальный вариант — успевать все за рабочее время. Пусть переработки будут исключением, а не правилом. Секрет в том, чтобы работать с умом.

  • Сообщите коллегам, что намерены уйти с работы вовремя. Это подтолкнет их сделать то же самое.
  • Планируйте рабочий день, выделяя обязательные задачи и распределяя их между всеми участниками процесса.
  • Будьте готовы делегировать и не хватайтесь за те задачи, которые может выполнить кто-то другой.
  • Не откладывайте и не тратьте время впустую. Если вы хотя бы час в день не работаете в полную силу, не жалуйтесь потом, что приходится уходить домой на час позже.
  • Решайте задачи как лентяй. Лентяи всегда знают, как упростить решение задачи.
  • Оставляйте работу на работе. К этому же относятся и все связанные с ней заботы и тревоги, которые крутятся в голове.

У тех, кто работает много, и тех, кто работает с умом, разные показатели успеха.

— Джейкоб Морган


Источник

Не ждать пенсии

Есть хорошая французская пословица: «Всю первую половину жизни мы ждем вторую, а всю вторую — сожалеем о первой». Попробуйте сейчас вести себя так, будто вы на пенсии. Не нервничайте, не жалуйтесь, больше отдыхайте, найдите время для хобби и интересных занятий.

Стать мастером своего дела

Не стоит гнаться за повышением, если новый статус — это не то, о чем вы всегда мечтали. Возможно, вы плохо разбираетесь в 1С, но зато вы прекрасный слушатель или восхитительно планируете семейный бюджет.

Успех придет, когда вы перестанете делать то, в чем не планируете быть экспертом, и освободите в своей жизни место для занятий тем, в чем хотите преуспеть.

Никогда не переставайте учиться и набираться опыта. Извлекайте пользу из неудач и ошибок, превращая их в полезный опыт. Делитесь опытом и знаниями с другими: помогайте другим тоже становиться экспертами, пусть даже в заполнении налоговой декларации или в уходе за комнатными цветами.

И помните, что если трудиться по девять часов пять дней в неделю, то это отнимает у нас 2250 часов в год. Так что мы просто обязаны сделать все, чтобы получать от работы удовольствие.

По материалам книги «Не жалей ни о чем».

Обложка поста:

Какие задачи должен выполнять каждый менеджер в любой отрасли? Как отточить управленческие навыки на практике? Об этом в своей книге «Менеджеры, вы меня слышите? Секреты получения реальных результатов» рассказали Денни Стригл ― исполнительный директор крупнейшего американского оператора сотовой связи Verizon Wireless, и Фрэнк Святек ― консультант по вопросам повышения производительности труда.

Итак, кто же он ― настоящий руководитель, которого уважают и ценят сотрудники?

Основные идеи авторов книги:

● Как бы ни был широк круг обязанностей менеджера, он должен сосредоточиться на четырёх основных целях:

1. Рост прибыли.
2. Поиск путей повышения уровня продаж.
3. Постоянный контроль качества обслуживания клиентов.
4. Стремление к повышению производительности и сокращению расходов.

● Главная задача менеджера ― добиваться результатов. Для этого нужно: во-первых, подходить к делу с энтузиазмом; во-вторых, сократить время на ежедневную текучку (совещания, электронная переписка).

«Никто не знает, что ты должен делать, поэтому сделай это как можно лучше»

Денни Стригл, будучи молодым сотрудником телекоммуникационной компании, ожидал вступления в должность помощника руководителя. Он плохо представлял круг своих обязанностей, поэтому в первый же день захотел спросить об этом у начальника. Однако тот уехал в командировку на несколько дней. Денни не знал, что ему делать. Когда начальник приехал, он сказал Денни, что понятия не имеет, какие у того должны быть обязанности, посоветовал «выкладываться на все сто» и обратиться за разъяснениями к начальнику подразделения. Выслушав вопросы Денни, он сказал ему единственную фразу: «Ваша задача – создать для себя нишу и довести её до совершенства!».

Так Денни пришёл к выводу, что никто из его коллег до конца не знает, в чём заключается их работа. Через полгода его перевели в другое подразделение. И за это время Денни усвоил истину: «менеджеры должны ставить чёткие цели и задавать направление».

Денни дал себе обещание, что, став руководителем, никогда не допустит такого отношения к работе. Через сорок лет работы в телекоммуникационном бизнесе, став президентом и исполнительным директором крупнейшей корпорации сотовой связи Verizon Wireless, он создал собственную философию: главное в работе менеджера (вне зависимости от отрасли и должности) ― обеспечить результаты, которых ожидает компания.

«Хороший менеджер сосредоточивает все своё внимание на том, чтобы каждый день успешно выполнялись все основные задачи».

4 критерия, по которым оценивается результативность управленческой работы:

1. «Рост доходов». Заботиться о росте доходов должен не только отдел маркетинга или продаж, но и любой сотрудник, занимающий руководящую должность.

2. «Привлечение новых клиентов». Одна из задач менеджера ― расширение клиентской базы. Например, IT-менеджер мог бы разработать более эффективную систему приёма и обработки заказов, чтобы привлечь новых клиентов.

3. «Удержание существующих клиентов». Каждый менеджер должен думать о том, как улучшить впечатление клиентов от работы с компанией.

4. «Сокращение расходов». Работа любого менеджера состоит в том, чтобы найти способ повысить производительность и сократить затраты.

9 ошибок, которых нужно избегать менеджеру:

1. Неспособность построить доверительные и открытые взаимоотношения с подчинёнными. За руководителем следуют только тогда, когда ему доверяют. Будьте честны, всегда держите своё слово.

2. Трата времени. Если руководитель не обеспечивает нужных результатов, значит, он тратит слишком много времени на второстепенные дела. Не нужно слишком много времени уделять не важным делам.

3. Неспособность отвечать за свои действия и воспитывать такое же качество у подчинённых. Каждый руководитель должен отвечать за свои слова и действия и требовать того же от сотрудников.

4. Неумение сделать акцент на том, что на самом деле важно. Задача руководителя ― постоянно объяснять сотрудникам, в чём состоит главная цель их работы.

5. Чрезмерная зависимость от мнения подчинённых. Руководитель должен чётко ставить цель,
а не организовывать всеобщее голосование по каждому вопросу.

6. Стремление к популярности любой ценой. Не столь важно, нравится ли начальник подчинённым. Важны результаты, которых менеджер добивается при помощи своих сотрудников.

7. Излишнее самодовольство. Хороший руководитель не думает о том, как представить себя в выгодном свете и убедить всех в своих заслугах. Он заботится только о достижении своих целей.

8. Нежелание брать на себя ответственность. Опытный руководитель всегда попросит подчинённых сообщать ему о неприятных событиях сразу же, чтобы вовремя на них отреагировать.

9. Устранение симптомов, а не лечение болезни. Если вы устраняете проблему, но не видите её причин, вы обрекаете себя на то, что она рано или поздно повториться.

Как построить доверительные отношения с сотрудниками

Руководитель, у которого нет доверия подчинённых, обречён на неудачу. Основа доверия ― открытость, порядочность, уважение.

● Будьте честными с подчинёнными и последовательными в своих словах. Всегда говорите прямо и понятно. В общении с сотрудниками не пользуйтесь корпоративным слэнгом и риторическими выражениями типа «взять быка за рога», «поднапрячься» и т.д.

● Держите «руку на пульсе» и следите за самым главным. Например, если отдел продаж не справляется с поставленными целями, узнайте, сколько «холодных звонков» делают сотрудники, сколько у них назначено встреч и т.д.

● Для построения доверия между руководителем и подчинёнными важно, чтобы в коллективе царила доброжелательная атмосфера. Она поможет сотрудникам открыто выражать своё мнение.

● Каждый сотрудник должен чувствовать, что может обратиться к руководителю в любое время. Лучший способ создать доверительные отношения с сотрудниками — встречаться и обсуждать насущные вопросы вне кабинета руководителя. Так сотрудники почувствуют, что вы их цените.

● Относитесь к каждому сотруднику с уважением. По статистике от 30 до 50% управленцев не получают повышение по службе (а иногда даже теряют должность) из-за того, что неуважительно относились к своим сотрудникам. Если подчинённый не выполнил поставленную задачу, не стоит нападать на него и переходить на личности. Разговаривайте с ним исключительно о его рабочих качествах. Например, можно сказать: «Иван, ваши продажи в первой половине месяца на 30% ниже нормы». Этой фразой вы донесёте до сотрудника суть, не обидев его.

● Умейте брать на себя ответственность. Сделайте всё от вас зависящее, чтобы помочь своим сотрудникам стать профессионалами, не забывая при этом о собственном карьерном росте. Создайте в своём коллективе привлекательную корпоративную культуру, чтобы у сотрудников был стимул работать в вашей компании.

Рабочий день руководителя: каким он должен быть?

Утро

Чтобы начать рабочий день бодро и работать продуктивно, нужно выспаться. Начинайте утро с проверки электронной почты. Сразу отвечайте на важные и срочные письма. Затем сделайте «обход» сотрудников. Зарядите их позитивным настроем, а затем вернитесь в свой рабочий кабинет. Если у вас намечено совещание, сделайте его максимально простым и строго следуйте повестке, берегите время.

День

В обеденный перерыв старайтесь не есть много — это отнимает силы и расслабляет. Лучше прогуляйтесь по улице пешком. После обеда снова проверьте почту, сделайте необходимые звонки, займитесь вопросами, требующими срочного решения. Снова обойдите рабочие места сотрудников.

Вечер

В конце рабочего дня попросите сотрудников сообщить о проделанной работе. Вечер — идеальное время для индивидуального коучинга. Коучинг (от англ. coaching — тренировка, обучение) — метод консультирования, заключающийся в совместной работе руководителя и подчинённого по поиску способов улучшения личного и профессионального роста.

Составьте план на следующий день. Постарайтесь выйти из офиса до 18:00. Вечером лучше не назначать деловых ужинов: они отнимают силы и время. Если есть необходимость, можно немного поработать дома. Но лучше остаток дня посвятите восстановлению сил.

7 способов повысить уровень сознательности и ответственности в компании

1. «Неожиданная проверка». Неожиданные проверки помогают сотрудникам всегда быть в боевой готовности.

2. «Звонок после плановой даты». К примеру, сотрудник пообещал руководителю выполнить задачу к конкретному сроку. Руководитель должен позвонить ему на следующий день и поинтересоваться, в какой стадии выполнения находится задача.

3. Коучинг. Помогайте своим подчинённым достичь успеха в делах, делитесь с ними советами по улучшению качества работы.

4. «Отчёт 17:15». Попросите сотрудников присылать вам ежедневный вечерний отчёт примерно к 17:15 (если рабочий день заканчивается в 18:00). Составляется он за 15 минут, а прочитывается за 5 минут.

5. «Соглашение об уровне производительности». Составьте документ, описывающий нормы, которые сотрудник обязуется выполнить в течение конкретного периода времени.

6. «Отчёт об операциях». Сотрудники всех подразделений представляют подробный отчёт о выполнении своих задач. По распоряжению Денни Стригла такой анализ проводился ежеквартально в 4-х региональных филиалах компании Verizon.

7. «Оценка результатов деятельности». Донесите до сотрудников, что процедура важна как для вас, так и для них. Результаты деятельности должны оцениваться именно руководителем.

8. «План повышения производительности». Такой план нужен для сотрудников с невысокой производительностью труда. Расскажите таким сотрудникам, что план нужен только доля того, чтобы помочь им работать продуктивно. Наметьте сроки выполнения плана: 30, 60 или 90 дней.

Поведение руководителя практически всегда влияет на поведение сотрудников. По словам Денни Стригла, «когда начальник говорит сначала одно, потом другое, подчинённые перестают понимать, что от них требуется».

В случае возникшей трудной ситуации руководителю не стоит терять самообладание и раздражаться. Так вы подадите сотрудникам дурной пример.

На сотрудников влияют так называемые «символические жесты». Например, когда в Verizon Wireless была разработана функция текстовых сообщений, большую часть руководителей она никак не заинтересовала. Но Стригл старался как можно чаще отправлять текстовые сообщения топ-менеджерам и другим сотрудникам и настаивал на том, чтобы ему присылали ответ. Освоив новый способ общения, всё руководство поддержало эту инновацию.

Текст подготовлен по книге Денни Стригла и Фрэнка Святека «Менеджеры, вы меня слышите? Секреты получения реальных результатов».

P.S. Обязательно посмотрите ещё немного полезной информации по теме в нашем блоге:

● Экспресс-лайфхак для невыспавшегося руководителя: как конструктивно общаться с клиентами и подчинёнными
● Фриланс в 2017 году: как организовать труд удалённых специалистов
● Менеджер и дизайнер: две крайности одного проекта

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх