Заработная плата коммерческая тайна

Каждая организация обладает сведениями, которые составляют ее коммерческую тайну. Для того, чтобы избежать утечки этих данных, внутри предприятия принимается ряд определенных мер. К их числу относится и создание распорядительной документации, в том числе приказа о неразглашении коммерческой тайны.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о неразглашении коммерческой тайны .docСкачать образец приказа о неразглашении коммерческой тайны .doc

Что считается коммерческой тайной

Компании вправе самостоятельно решать, какую именно информацию относить к секретным коммерческим сведениям. В большинстве случаев это все, что касается финансовой деятельности организации, в том числе зарплат, налогов, доходов, расходов, содержания и сумм контрактов, договоров и сделок, а также то, что относится к имуществу предприятия, производственным технологиям и процессам, результатам работы. Кроме того, к коммерческой тайне могут быть причислены и данные, входящие в личные дела работников и прочая кадровая документация.

Порядок охранения секретной информации

  1. Для того, чтобы тайные сведения не попали в чужие руки, в организации сначала определяется круг людей, которые имеют к ним доступ, а затем разрабатываются мероприятия, призванные охранить эти секреты от посторонних.
  2. После этого издается приказ, в котором прописывается требование о сохранении коммерческой тайны и условия, которые в рамках этого требования должны соблюдаться.
  3. Далее с каждым сотрудником, который работает с секретными сведениями, заключается соответствующий договор или соглашение о неразглашении. Иногда руководство предприятия устанавливает специальную надбавку за работу с конфиденциальной информацией.

Что будет за распространение данных, относящихся к коммерческой тайне

Если кто-либо нарушит пункты договора о неразглашении, к нему могут быть применены меры дисциплинарного и административного воздействия, в том числе замечание, выговор или даже увольнение. В особо тяжелых случаях, когда разглашение коммерческой тайны приводит к крупным материальным потерям, виновные лица могут быть привлечены к уголовной ответственности и крупным штрафам.

Сколько времени надо хранить тайну

Период хранения коммерческой тайны прописывается всегда индивидуально. В некоторых компаниях он составляет ровно то время, которое работник числится на предприятии. В других — даже после увольнения бывший сотрудник обязан удерживаться от оглашения и распространения секретов бывшего работодателя.

Как сформировать приказ, особенности документа

Если вы читаете этот материал, значит перед вами, скорее всего, встала задача по составлению приказа о неразглашении коммерческой тайны. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем подобного рода распорядительным актам.

Для начала имейте в виду, что сейчас практически любые приказы можно писать в произвольной форме (за исключением тех, которые создаются в государственных структурах – там обычно используются унифицированные формуляры).

Однако, если внутри вашего предприятия есть разработанный и утвержденный в учетной политике шаблон документа – делайте приказ по его типу.

Далее учитывайте, что в большинстве случаев для документа подойдет обыкновенный листок любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк – опять же если такое условие установлено в нормативных бумагах компании. Приказ можно писать вручную (разборчиво, без помарок, неточностей, ошибок и правок) или же набирать на компьютере, но если вы создали электронный текст, его нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы руководитель и ответственные работники могли поставить под ним свои подписи.

Печать на документе ставьте только тогда, когда требование о применении штампов для визирования внутренней документации прописано в локальных актах фирмы.

Делайте приказ в одном оригинальном экземпляре, но если надо, размножьте документ (например, для передачи его в структурные подразделения компании), заверив надлежащим образом.

Сведения о приказе внесите в журнал учета распорядительной документации. Готовый бланк вложите в папку с прочими подобного рода бумагами и храните период, прописанный в законодательстве или установленный в нормативно-правовых документах вашей организации.

Образец приказа о неразглашении коммерческой тайны

Теперь мы подошли к самой главной части нашей статьи – примеру приказа о неразглашении коммерческой тайны. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо сложен, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца вы без особого труда создадите свой приказ.

В начале бланка напишите

  • наименование предприятия,
  • номер документа,
  • дату,
  • место создания документа.

Далее укажите обоснование – в качестве него обычно вписывается реальный повод для формирования распоряжения (в данном случае, к примеру, это может быть защита интересов организации), и основание – под ним понимается ссылка на норму закона, в соответствии с которым издается приказ, или какую-либо внутреннюю бумагу (например, служебную записку одного из работников). После этого идет собственно текст распоряжения.

Первым делом опишите здесь то, что в вашей компании относится к коммерческой тайне. Это можно сделать списком или в виде таблицы, также допустимо не перечислять все прямо в приказе, а оформить данный перечень отдельным приложением.

Потом укажите, что все работники, имеющие доступ к секретным сведениям обязаны хранить коммерческую тайну, а если необходимо кому-либо ее передать, они должны просить разрешения об этом у руководства.

Затем попунктно распишите порядок работы с конфиденциальной коммерческой информацией, в том числе при взаимодействии с государственными органами, контрагентами и т.д. После этого обозначьте меру ответственности за разглашение секретов фирмы. В завершение назначьте ответственное за исполнение данного приказа лицо и соберите подписи:

  • директора,
  • ответственного работника,
  • а также тех сотрудников, которых это распоряжение касается напрямую.

Штатное расписание – это важный и нужный локальный акт. И в первую очередь он необходим именно руководителю компании. В этой статье я очень подробно расскажу о штатном расписании и отвечу на все вопросы, которые возникали на практике.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) применяется для оформления структуры компании, ее штатной численности. ШР выполняет сразу несколько функций:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании;
  • закрепляет численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
  • помогает анализировать затраты на оплату труда персонала и эффективность работы подразделений в целом и сотрудников в частности.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

Существует две точки зрения на обязательность этого документа. Одни специалисты считают, что работодатель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Но большинство практиков придерживаются мнения, что ШР обязательно.

Штатное расписание упоминается в статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ и в пункте 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек. Во всех упоминаниях трудовая функция работника определяется либо как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, либо как указание профессии, специальности. Следовательно, если трудовым договором определена должность (как это обычно бывает), то работодатель обязан иметь штатное расписание.

Итак, несмотря на то, что ни в одном нормативном акте не сказано, что ШР является обязательным, мы рекомендуем этот документ оформлять. Индивидуальных предпринимателей это тоже касается!!!

Штатное расписание запрашивают и проверяющие органы. Так, ФСС призывает работодателей ШР оформлять, поскольку оно служит для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия ШР в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатку.

К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. По этой статье штраф:
— на должностное лицо — до 5 000 руб.,
— на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

В силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. Но на практике нет судебных решений, когда оспаривают штраф только за отсутствие ШР. Обычно при проверках находят еще кучу нарушений трудового законодательства. Поэтому сложно сказать, увенчается такая попытка успехом или нет.

Отсутствие штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение он может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий в случае спора не получится. Количество мест, на которых следует провести специальную оценку труда, тоже определяют по штатному расписанию.

Если в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, а штатка отсутствует, то трудовой договор все равно будет считаться заключенным, и работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную договором.
Если вы приняли работника как какую-либо должность, не указанную в ШР, это противоречие решается тоже всегда в пользу работника — он считается принятым на указанную в договоре должность или профессию.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать ШР. В ЕКС эта обязанность была вменена экономисту по труду. Сейчас такой должности в организациях практически не встретишь.
Поэтому составление штатного расписания – забота руководителя компании или предпринимателя. Они могут заняться составлением ШР самостоятельно или возложить эту обязанность на другого работника (издать приказ или внести обязанность в должностную инструкцию или трудовой договор).

Как правило, в небольших организациях составление ШР поручают кадровой службе или бухгалтерии. В крупных компаниях – планово-экономическому отделу или отделу организации труда и заработной платы.

А вот утверждает ШР руководитель компании или сам ИП самостоятельно. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
В унифицированной форме Т-3, разработанной для оформления ШР, было предусмотрен гриф утверждения через приказ. То есть, штатное расписание предлагалось утверждать приказом руководителя.

В данном приказе отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Реквизиты приказа (номер и дата регистрации) переносятся в штатное расписание :

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать, как в нашем примере:
— 18.05.2018 – дата составления
— 21.05.2018 – дата утверждения,
— 01.06.2018 – дата вступления в силу.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца. Но если необходимо, то вводить ШР можно с любой, нужной вам даты.

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Ответа на этот вопрос законодательство не дает. Раньше считалось, что ШР – это плановый документ, поэтому обосновывалась целесообразность составления на один год. В унифицированной форме Т-3 даже есть соответствующий реквизит «на период». Но сейчас экономическая обстановка меняется непредсказуемо: одно ШР может быть актуально несколько лет, а может поменяться три раза за год.

Чиновники на сайте онлайнинспекция.рф в обзоре за январь 2017 года разъяснили:
«Нормами действующего законодательства не установлена какая-либо периодичность, с которой работодатель имеет право вносить изменения в штатное расписание. Изменять штатное расписание работодатель вправе в любое время по своему собственному усмотрению».

Что такое штатная расстановка?

Штатное расписание показывает общее количество штатных единиц (должностей) и не дает возможности определить, вакантна должность или занята, и кто именно из сотрудников ее занимает. Поскольку это официальный, утвержденный приказом документ, на нем нельзя делать пометки и исправления.

Чтобы иметь представление о занятых должностях, некоторые компании ведут еще штатную расстановку. Это такой рабочий вариант ШР, где напротив каждой должности пишут фамилию и инициалы работника, который ее замещает. Можно указывать и другие сведения: табельный номер работника, статус должности, особая категория (инвалид, пенсионер и т.п.), стаж работы и другую информацию о работнике.

Штатная расстановка меняется в зависимости от происходящих изменений в составе персонала, ее не утверждают, она не является официальным обязательным документом. Это скорее информационная форма, облегчающая анализ и планирование.

Кстати, установлен срок хранения штатных расстановок. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016), он составляет 75 лет после составления новых.

Сколько и где хранятся штатные расписания, которые уже не действуют?

Штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, то есть все время, пока компания существует (п.71 Перечня). После ликвидации все документы сдаются в муниципальный архив, и экспертная комиссия архива будет решать, оставлять ли на длительное хранение ваши приказы и штатки. Как правило, ШР коммерческих организаций не представляют ценности для истории, поэтому при приеме документов ликвидируемой компании их уничтожают.

А пока компания (организация или ИП) ведет деятельность, штатные расписания нужно хранить. По правилам хранения все приложения хранятся вместе с документом, который их утвердил. Поскольку ШР утверждаются приказами, то они подшиваются в дело вместе с этими приказами и хранятся в одном деле.

Алгоритм составления и утверждения ШР

1. Издать приказ о разработке ШР (этот этап может отсутствовать, если штатку разрабатывает сам руководитель).
В приказе отражаются следующие моменты:
• указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению ШР,
• определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении ШР,
• называются работники, с которыми согласовывается ШР,
• устанавливаются сроки составления, согласования, утверждения ШР.

2. Составить штатное расписание.
3. Согласовать (если необходимо) штатное расписание
Иногда согласно Уставу организации требуется обязательное согласование штатного расписания с учредителями. Но обычно проект штатного расписания согласовывается с руководителями структурных подразделений и отдельными руководящими работниками, проверяется юристом.
Процесс согласования и перечень лиц, с которыми следует согласовывать штатное расписание, законом не определен, как правило, он бывает прописан в локальном нормативном акте компании. Ознакомившись, они либо ставят визу «согласен», либо «замечания прилагаются» и прилагают служебную записку со своими предложениями и замечаниями. Если в процессе согласования и визирования в проект внесены существенные изменения, то можно провести повторное согласование.

Является ли штатное расписание конфиденциальным документом?

В пункте 5 статьи 5 Закона № 98-ФЗ прямо говорится о том, что режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, наличии свободных рабочих мест.

Следовательно, ШР (документ, содержащий информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда) не может являться коммерческой тайной. Суды придерживаются такой же точки зрения (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.07.2005 по делу № А13-2375/2004-24, определение Верховного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 33-1453/2012).

Все это позволяет говорить, что информация, предусмотренная штатным расписанием, в силу закона не является секретной. Поэтому штатное расписание не может быть включено в Перечень документов, содержащих коммерческую тайну.

Компания ГАРАНТ

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Размер заработной платы работников коммерческой организации может являться коммерческой тайной.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон N 98-ФЗ) коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Статья 5 Закона N 98-ФЗ содержит перечень сведений, в отношении которых не может быть установлен режим коммерческой тайны лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность.

Система оплаты труда является информацией, которая не может быть отнесена к коммерческой тайне (п. 5 ст. 5 Закона N 98-ФЗ).

Исходя из смысла ст. 135 ТК РФ, система оплаты труда представляет собой совокупность правил, определяющих состав заработной платы, конкретные размеры тарифных ставок, окладов, должностных окладов, условия, порядок выплаты и размер доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, способ установления соотношения между выполненной работой и размером вознаграждения за нее, с учетом которого исчисляется заработная плата конкретных работников.

В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Заработная плата работникам предприятия устанавливается трудовыми договорами в соответствии с действующей у данного работодателя системой оплаты труда (ст. 135 ТК РФ). Иными словами, информация о размере заработной платы работников не тождественна информации о системе оплаты труда.

Так как сведения о размере заработной платы работников в перечне сведений, не подлежащих отнесению к коммерческой тайне, не поименованы, размер заработной платы работников формально может быть отнесен к коммерческой тайне коммерческой организации.*(1)

Кроме того, в соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон «О персональных данных») сведения о доходах физического лица относятся к его персональным данным. В силу ч. 1 ст. 7 Закона «О персональных данных», ст. 88 ТК РФ в отношении персональных данных работника должен соблюдаться режим конфиденциальности.

Вместе с тем, исходя из смысла указанных норм, работодатель не вправе запретить самому работнику разглашать сведения о его заработной плате.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Баркова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

30 ноября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

*(1) Следует, однако, иметь в виду, что согласно п. 2 ст. 3 Закона N 98-ФЗ информацией, составляющей коммерческую тайну (секретом производства), являются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны. Таким образом, в случае возникновения судебного спора, организации придется доказать, что сведения о размере заработной платы работников имеют коммерческую ценность и являются секретом производства.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх