Автоматизация кадрового делопроизводства

Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей.
Какие вопросы решает отдел кадров?

  • Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.
  • Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.
  • Расчёт и начисление заработной платы.
  • Работа с внешними документами (налоговая документация).
  • Приём и обработка заявлений.

При количестве сотрудников до 10 человек всё это можно осуществлять вручную, однако на предприятиях, где работают 10-100 сотрудников, это будет уже сложно, а если в компании больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима.

Содержание

Почему нужно автоматизировать кадровое делопроизводство

Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы.

1 – Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.

2 – Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.
Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.
«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации.
Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом.

Преимущества автоматизации отдела кадров

Качественная автоматизация отдела кадров позволяет решить следующие задачи:

  • Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты).
  • Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников.
  • Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год.
  • Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить.
  • Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации.
  • Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы.
  • Сокращение затрат времени на любые процессы.
  • Уменьшение количества ошибок во всех процессах.

Исходя из этого, очевидно, что автоматизация кадров должна проводиться на каждом предприятии. Почему же ещё не все компании взяли на вооружение новые принципы работы отдела кадров?

Здесь есть несколько затруднений, с которыми желательно разобраться перед тем, как автоматизация учета кадров и документооборота отдела кадров будет запущена в действие.

Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта

Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее.

Количество согласующих лиц

В идеале, их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения).
Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях – бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.

Формирование отчётов по шаблонам

Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.

Разумная автоматизация

Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются.
Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их.

Этапы автоматизации отдела кадров

Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач. Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например: повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов. Далее следуют:

  • Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения.
  • Выбор системы автоматизации.
  • Внедрение системы.
  • Тестирование.
  • Доработка.
  • Начало использования.
  • Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Последний пункт требуется повторять регулярно, чтобы автоматизация кадровой службы действительно приносила нужный результат.
Особо стоит отметить, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.

Типы систем автоматизации

Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроизводства кадрового отдела на другие подразделения компании.

  1. Кастомные разработки. Это программные продукты, способные решать только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.
  2. Коробочные программные продукты, способные решать более широкий спектр задач.
  3. HRM-модули для уже внедрённых на предприятиях ERP-систем.
  4. Специализированные HRM-системы. Они способны оперировать большим комплексом информации и предоставить ещё более широкий перечень функционала.
  5. BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего предприятия и в частности отдела кадров.

В чём недостатки перечисленных систем автоматизации?

Для всех этих систем характерны следующие недостатки:

  • Высокая стоимость внедрения. Стоимость внедрения всегда ощутимо больше, чем заявленная стоимость ПО, потому что нужно учесть ещё затраты на кастомизацию, интеграцию с другими корпоративными системами, используемыми в компании, и другие услуги IT-специалистов.
  • Долгий и сложный путь внесения изменений. Обычно требуется не только помощь IT-отдела, но и контакты с разработчиками.
  • Не всем сотрудникам будет просто разобраться с ПО.
  • Возможность трудоустройства в отдел кадров людей, не умеющих работать с этим ПО, окажется под вопросом.

Самый же главный недостаток большинства систем автоматизации – это отсутствие адаптивности. Когда потребуется внести изменения или расширить существующий функционал, это может оказаться слишком дорогим, сложным или невозможным.
По этой причине автоматизация кадрового делопроизводства компании и деятельности отдела кадров в целом должна выполняться с учётом перспективы: чтобы через несколько месяцев (лет) не потребовалось затрачивать много времени и средств на оптимизацию. И чтобы не попасть в «ловушку автоматизации» – ситуацию, когда расходы на неё очень велики и постоянны, отказаться от существующей системы нельзя, потому что на ней работает весь отдел кадров, притом что работать с данной системой не слишком удобно.
Когда внедряется автоматизация кадровых процессов, полезно смотреть на ситуацию шире и задумываться либо о распространении автоматизации на все отделы либо интеграции автоматизации отдела кадров и других подразделений.
Чаще всего автоматизация компании проводится комплексно. Это требует заметных усилий, но впоследствии при грамотном подходе они себя оправдывают. Покупка «коробочного» продукта решает проблемы сегодняшнего дня, но впоследствии, когда повысятся требования к ПО, или же возникнет желание провести интеграцию, во многих случаях это окажется невозможно.

Low-code системы

Основные особенности Low-code систем – в следующем:

  • Не являются «коробочным» продуктом. Есть возможность последовательного расширения и добавления функций с минимальным бюджетом.
  • Минимум кода и простота кастомизации интерфейса.
  • Предусмотрена настройка самим пользователем. Не требуется специальное обучение для использования такого ПО.
  • Не требуется мощный IT-отдел и затраты на его содержание.
  • Нужные изменения в работу ПО вносятся без остановки его работы, «на лету».

Одно из главных преимущество Low-code в том, что к их внедрению не требуется такой серьёзной подготовки ресурсов и людей. Нет необходимости в самом начале решать как вы планируете организовать кадровое делопроизводство и стараться учесть все детали. Внедрив такую систему, для начала можно охватить ею только часть процессов, протестировав качество её работы. Затем, по мере роста потребностей отдела кадров, такая система легко дорабатывается и расширяется силами штатных бизнес-аналитиков, вплоть до системы всего предприятия.

Решение на базе Comindware Business Application Platform

Заказать демо
Comindware Business Application Platform – одна из первых российских систем для создания бизнес-приложений, относящихся к классу программного обеспечения Low-code. В основе платформы – управление процессами (BPMS), кейсами (ACM), задачами плюс социальное взаимодействие. На данное платформе можно автоматизировать любые бизнес-задачи, включая весь спектр HR-процессов. Начать можно с внедрения типового решения для автоматизации кадрового делопроизводства на базе Comindware Business Application Platform.
Такое решение автоматизирует следующие бизнес-процессы:

  • Подбор кандидатов, оформление в штат, увольнение.
  • Работа с отпусками, командировками, больничными.
  • Аттестация и оценка эффективности персонала.
  • Организация корпоративного обучения.
  • Выдача справок.
  • Учёт рабочего времени, начисление зарплаты.

Использование Low-code системы автоматизации помогает избежать больших затрат на внедрение и, что ещё важнее, на доработку.
Данное решение легко интегрируется с ERP, SAP и другими корпоративными системами предприятия, если они имеются. Впоследствии решение на базе Comindware Business Application Platform легко расширяется до нужного функционала силами штатных сотрудников.
Важным достоинством является работа с интерфейсом программы в браузере, без необходимости устанавливать ПО на компьютер. Доступно внесение и получение информации с помощью мобильных устройств.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам — временным и материальным.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Что даст компании автоматизация системы управления персоналом
  • Примеры HR-процессов для автоматизации
  • Особенности внедрения систем управления персоналом

Не секрет, что бизнес показатели компании, в частности, ее производительность и рентабельность напрямую зависят от эффективности работы персонала, его мотивации и лояльности. Функция службы персонала в современной компании, вне зависимости от ее численности, гораздо шире традиционной деятельности отдела кадров, главной задачей которого является регистрация и учет регулируемых законом взаимоотношений с сотрудником. Уделяя должное внимание адаптации, обучению, развитию персонала и другим важным HR-процессам компания вкладывается в развитие бизнеса.

Оптимальность имеющихся бизнес-процессов в HR и их прозрачность во многом достигается благодаря их автоматизации на уровне информационных систем.

Еще несколько лет назад автоматизация затрагивала только расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Сейчас с помощью ИТ могут быть автоматизированы практически все функции современного HR-менеджмента.

Автоматизация системы управления персоналом: зачем?

При автоматизации системы управления персоналом в зависимости от потребностей компании могут преследоваться такие цели:

  • повышение прозрачности HR-процессов и их оптимизация (в том числе решение проблем, связанных с большой численностью компании, территориальной распределенностью, большим разнообразием ролей и должностей в штатном расписании);
  • разработка и реализация кадровой стратегии организации (прогноз, планирование, анализ различных переменных по персоналу);
  • контроль компетентности выполнения персоналом своих обязанностей и функций;
  • управление профессиональным и карьерным развитием сотрудников;
  • снижение количества ошибок при расчетах с персоналом особенно при наличии в компании разнообразных премиальных и компенсационных выплат, льгот;
  • контроль за организацией безопасности труда сотрудников.

HR-процессы для автоматизации. Примеры

Системы по автоматизации управления персоналом в зависимости от решаемых задач можно функционально разделить следующим образом:

  1. СЭД (система электронного документооборота). Здесь могут быть автоматизированы такие функции, как электронное согласование отпусков, просмотр сотрудником в режиме реального времени информации по количеству накопившихся дней отпуска, просмотр расчетных листков и другой персональной информации.
  2. Базы данных. В них может вестись поиск и подбор персонала в интеграции со сторонними интернет-ресурсами, формирование внутренней базы кадрового резерва по заданным критериям, планирование обучения, перемещения, ротации персонала, грейдирование персонала с отражением более подробной информации, чем в штатном расписании и пр.)
  3. Автоматизация операционных бизнес-процессов, когда требуется провести в системе ряд согласований или отследить этапы процесса принятия решений (например, несколько служб должны утвердить или представить информацию для расчета премии сотруднику).

Все три вышеописанных блока могут быть реализованы в одной системе, например, 1С: ЗУП 8 Корп. Данная система автоматизирует практически все базовые HR функции. Для крупных компаний с большой территориальной распределенностью автоматизация системы управления персонала становится в принципе незаменимой, т.к. облегчает понимание сотрудниками и руководителями различных процессов, расширяет ряд участников процессов (если это требуется), делает процессы более быстрыми и прозрачными, формирует, расширяет и систематизирует базу знаний по персоналу с большим количеством параметров.

Особенности внедрения

Каждая компания имеет свою HR-политику и строит бизнес-процессы, опираясь на свои потребности и структуру. Именно поэтому любая система, в том числе 1С: ЗУП 8 Корп, требует внедрения. Другими словами, заложенный базовый функционал коробочного решения (программного обеспечения) требует настройки и доработки под определенные условия его использования. На первом этапе внедрения системы от ИТ-интеграторов работают бизнес аналитики, которые анализируют текущие процессы и функционал, выявляют потребности кадровой службы в автоматизации, предлагают варианты оптимизации. Далее утвержденный совместно с бизнесом функционал перекладывается на систему, проводится обучение пользователей, в процессе эксплуатации внедренной системы осуществляется техническая поддержка.

Технология автоматизации кадрового учета

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа, не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и «зарплатный» учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете, отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии — лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом), ориентированным именно на эти операции.

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:

Прием на работу;

Увольнение с работы;

Кадровые перемещения;

Формирование отчетов по кадрам (приложение 1).

После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу (Кадры > Прием на работу в организацию).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы, позволяет сформировать печатную форму №Т-1 — Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде чем создавать этот документ желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица (Кадры > Физические лица). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице достаточно подробны.

Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы «превратить» обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника Сотрудники организации (Кадры > Сотрудники организации). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица.

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника Сотрудники организации, достаточно выбрать физическое лицо в справочнике Физические лица, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации. Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды (рисунок 1).

Рисунок 1. Сотрудники организации

Как видно, в форму информации о сотруднике были скопированы сведения из формы данных о физическом лице.

Можно заметить, что элемент справочника Сотрудники организаций содержит меньше сведений, чем элемент справочника Физические лица. Например, здесь нет информации об НДФЛ, об адресе сотрудника и т.д.

Так же обратите внимание на то, каким образом можно создавать элементы этого справочника. Если ранее вы ввели данные о физическом лице их можно перенести в справочник Сотрудники организаций, выбрав параметр Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку. Если же вы не вводили ранее данных о нужном вам физическом лице, вы должны будете оставить установленным параметр Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц — вам придется заполнить элемент справочника Сотрудники организаций, данные из которого будут перенесены так же в справочник Физические лица, а в последнем справочнике вам может понадобиться дополнение данных (рисунок 2).

Рисунок 2. Личные данные

В табличном поле вкладки Работники может содержаться информация о нескольких работниках, но мы в данном примере ограничимся одним.

Теперь рассмотрим вкладку Начисления.

Она содержит информацию о том, каким образом работнику будет начисляться заработная плата. В поле табличной части Работник нужно внести сотрудника организации из справочника Сотрудники организаций (в нашем случае это тот же самый сотрудник, которого мы принимаем данным документом на работу). Поле Вид расчета содержит подробности о заработной плате работника. В частности, в это поле нужно подобрать элемент плана видов расчета Начисления организации.

По умолчанию в данном плане видов расчета есть лишь один элемент — он называется Оклад по дням. В план видов расчета можно добавить и другие элементы. Это нужно сделать в том случае, если вы хотите особым образом настроить отражение заработной платы работника в учете и параметры ее налогообложения.

На рисунке 3 можно видеть открытую форму элемента плана видов расчета Начисление организации: Оклад по дням.

Рисунок 3. Начисление организации

Руководитель решил переместить сотрудника на должность менеджера. Рассмотрим, как для этих целей можно использовать документ Кадровые перемещения организаций (Кадры > Кадровые перемещения организаций).

Документ Кадровые перемещения организаций используется в тех случаях, когда нужно зарегистрировать, собственно, кадровые перемещения сотрудников, изменения в оплате труда или в других условиях.

Создадим новый документ Кадровое перемещение организаций. По структуре он очень похож на вышерассмотренный документ приема на работу. По крайней мере, табличная форма вкладки Работники (рисунок 4).

Рисунок 4. Кадровое перемещение

Увольнение сотрудника с работы в системе кадрового учета можно выполнить при помощи документа Увольнение из организации (Кадры > Увольнение из организации).

При увольнении сотрудника нужно заполнить табличную часть (рисунок 5)

Рисунок 5 Заполнение документа Увольнение из организации

Заполним поле Работник на основании справочника Сотрудники, в поле Дата увольнения введем дату увольнения работника, в поле Прекращать стандартные вычеты установим флажок, а в поле Основание — выберем основание для увольнения. Это поле требует некоторого внимания. Оно заполняется на основе справочника Основания для увольнений из организации.

Этот справочник нужно заполнить — либо предварительно, либо при вводе информации об увольнении сотрудника. Обычно основания для увольнения из организации укладываются в рамки Трудового Кодекса Российской Федерации. В системе предусмотрено автоматическое заполнение справочника Основания для увольнений из организации на основе специально подготовленного списка пунктов ТК РФ. Для того чтобы подобрать данные из этого списка, достаточно нажать на кнопку Подбор в форме справочника, выбрать нужную строку, и, сделав по ней двойной щелчок, подтвердить выбор основания для увольнения.

Документ Увольнение из организации может выводить печатные формы №Т-8 и №Т-8а (рисунок 6 и 7).

Рисунок 6. Форма №Т-8

Рисунок 7. Форма №Т-8а

Формирование отчетности по участку автоматизации кадрового учета

Отчеты по кадрам можно найти в уже известном вам меню Кадры.

Рисунок 8. Документы учета кадров

Рисунок 9. Сотрудники организаций

Рисунок 10. Форма Т-2

Рисунок 11. Плановые начисления

Система «Учета кадров»

Подробности Просмотров: 32675

Система «Учет кадров» предназначена для автоматизации работы кадровых служб средних и крупных предприятий.

Условия применения

Система работает в многопользовательском сетевом режиме с использованием технологии клиент-сервер. Все данные хранятся на SQL-сервере ORACLE 10g, работающем на выделенном сервере под управлением операционной системы Windows Server 2003/2008 или Linux. На рабочих местах может быть установлена операционная система Windows XP/Vista. Под Windows ХP рекомендуемый объем оперативной памяти 256Мб, под Windows Vista – 512Мб.
В минимальной конфигурации возможна работа и на одном компьютере без сети, который в этом случае будет совмещать функции SQL-сервера и рабочей станции.

Состав и основные функции

Организационная структура предприятия описывается с помощью иерархического справочника, в котором для каждого подразделения указывается его вышестоящее подразделение. Кроме того, данный справочник позволяет отслеживать историю изменения структуры предприятия таким образом, что на любую заданную дату можно видеть существующие на тот момент подразделения предприятия.

Документ «Штатное расписание»предназначен для учета штатных единиц на предприятии. Он позволять вести штатное расписание предприятия, а также рассчитывать прогнозируемые расходы на оплату труда. По нему определяются имеющиеся на предприятии вакансии при приеме на работу или перемещении на другую должность. В штатно-должностной карточке указываются: штатная единица (должность и подразделение), количество таких единиц, категория персонала для отчета по форме 1Т (руководитель, специалист, рабочий и т.п.) и условия оплаты труда (оклад или коэффициент по тарифной сетке, условия труда, прочие доплаты и надбавки, продолжительность отпуска и др.). Каждая карточка имеет свой срок действия, а совокупность карточек представляет собой штатное расписание предприятия. В программе предусмотрено ведение нескольких видов штатного расписания. При этом только одно штатное расписание, в каждый момент времени, может быть действующим, остальные варианты рассматриваются, как проекты штатного расписания, которые могут использоваться при подготовке нового штатного расписания или для анализа плановых затрат на заработную плату.

Документ «Личная карточка» служит для отображения и корректировки полных данных по работнику. Документ содержит 12 закладок, на которых отображается следующая информация:

  • Общие данные : ФИО, фото, национальность, пол, дата и место рождения, ИНН и номер пенсионного свидетельства, паспортные данные, адреса прописки и проживания, домашний телефон, номер и дата трудового договора.

  • Назначения и перемещения (доступно только на просмотр, ввод и корректировка с помощью документа «Прием и перевод») содержит историю приема и должностного перемещения сотрудника, а также условия оплаты по каждой должности.

  • Отпуск (доступно только на просмотр, ввод и корректировка с помощью документа «Отпуск») содержит список предоставленных сотруднику отпусков за все время работы на предприятии.

  • Образование содержит информацию о виде образования, списке учебных заведений, которые окончил работник, полученных им профессий и знание иностранных языков.

  • Семья описывает семейное положение работника и состав его семьи с указанием степени родства и даты рождения родственников.

  • Воинский учет содержит сведения о воинском учете (военкомат, состав, ВУС, звание и т. д.).

  • Переподготовка содержит три таблицы с данными по аттестации, курсам повышения квалификации и профессиональной переподготовке.

  • Льготы содержит данные о поощрениях и наградах, социальных льготах и дополнительные характеристики (например, знает компьютер, имеет водительские права и т. п.).

  • Командировка (доступно только на просмотр, ввод и корректировка с помощью документа «Командировка») содержит список все командировок, в которых побывал данный сотрудник за все время работы на предприятии.

  • Прочие содержит сведения об испытательном сроке при приеме на работу (программа должна автоматически предупреждать работника отделов кадров об окончании испытательного срока за 7 дней до его окончания). Кроме того, на данной закладке отображается список приказов предприятия (только просмотр), по которым проходил данный работник, и дополнительные сведения по работнику, представляющие собой произвольный текст, дополняющий характеристику работника.

  • Стаж показывает список стажей работника, учитываемых на предприятии, на текущую дату просмотра (по умолчанию) или на любую заданную пользователем дату. Список настраивается с помощью справочников «Стаж» и «Надбавки за стаж».

  • Здоровье содержит данные об инвалидности и номере медицинского полюса.

Документ «Прием и перевод» предназначен для ввода приказов о приеме на работу и переводе на другую работу (в т.ч. совмещение и совместительство). Кроме того, когда осуществляется прием на работу нового сотрудника, с помощью этого документа вводятся такие данные, как национальность, пол, дата и место рождения, паспортные данные, образование, состав семьи и другие. Для этого документ имеет следующие закладки: общие данные, образование, семья, воинский учет, льготы, прочее, система оплаты и стажи. Рядовым работникам отдела кадров можно принять или перевести на другую работу только в соответствии имеющимися на предприятии с вакансиями (проверяются по штатному расписанию). Однако начальник отдела кадров может выполнить данную операцию, минуя штатное расписание.

Документ «Сменный график» предназначен для автоматизации планирования режимов работы сотрудников предприятия. Данные, затем используются для автоматического формирования табеля по сотруднику и дальнейшего использования при расчете заработной платы сотрудника. Номера графиков и их наименования вводятся вручную. Для графика возможно использование признаков будет ли для данного графика вестись учет предпраздничных часов (укороченный рабочий день) или сверхурочных. В документе также показывается итоговое количество дней и часов за месяц и автоматически рассчитывается коэффициент повышения для сохранения среднего заработка.

Документ «Должностная карточка работника» предназначена для отображения развернутых (полных) данных, лежащих в основе расчета заработной платы работника. При необходимости с помощью данного документа можно внести изменения в систему оплаты труда работника. В основном данная форма нужна для экономистов по труду, которые могут рассматривать ее как «фактическое» штатное расписание. С помощью данного документа нельзя ввести новую запись в базу данных. Можно только просматривать и корректировать данные по имеющимся в базе работникам. Нельзя также изменить подразделение и должность работника. Это можно делать с помощью других документов, описанных выше.

Документ «Отпуск» предназначен для ввода и корректировки приказов о предоставлении отпусков. В документе предусмотрены следующие кадровые операции: «Направить в отпуск», «Отмена (отзыв из) отпуска», «Продление отпуска». Можно указать вид отпуска (ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам и т.д.) и несколько периодов работы, за которые предоставляется отпуск. По дате начала и количеству дней отпуска программа автоматически рассчитывает дату окончания отпуска и количество дней неиспользованного отпуска.

Документ «Командировка» предназначен для ввода и корректировки приказов по предприятию о направлении работников в командировку. Документ имеет два вида кадровых операций: «Направить в командировку» и «Отозвать из командировки». В документе указаны следующие данные: период командировки, количество дней (рассчитывается автоматически), город, организация, цель и основание командировки.

Документ «Увольнение сотрудника» предназначен для ввода и корректировки приказов о прекращении действия трудового договора с работником, т. е. увольнение его с предприятия. Документ содержит следующие данные: основание увольнения (статья), дата увольнения, вид выходного пособия, количество дней неиспользованного отпуска и дополнительной компенсации, а также номер и дата решения профсоюза. При сохранении записи об увольнении сотрудника дата увольнения проставляется во все его текущих (открытых) назначениях.

Документ «Приказы разные» предназначены для ввода и корректировки различных приказов по личному составу предприятия. Документ позволяет задать вид приказа, его содержание и основание, а также ввести список сотрудников прошедших по данному приказу с указание сумм поощрения и штрафов по каждому сотруднику. Например, данный документ может использоваться для ввода приказа о выдаче премии по предприятию.

Отчетность

  • Штатное расписание

  • Изменение штатного расписания

  • Штатно-должностной список

  • Штатно-должностной список по видам назначения

  • Вакансии

  • Распределений должностей по разрядам тарифной сетки

  • Перечень должностей с доплатами за особые условия труда

  • Перечень должностей с доплатами за вредные условия труда

  • Перечень должностей с дополнительными отпусками

  • Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

  • ФЗП по штатному расписанию

  • Расходы на оплату труда по объектам затрат

  • Личная карточка работника (форма Т-2)

  • Обходной лист

  • Справка с места работы

  • Приказ о направлении работника в командировку

  • Приказ о направлении работников в командировку

  • Приказ о переводе работника на другую работу

  • Приказ о переводе работников на другую работу

  • Приказы разные

  • Приказ о предоставлении отпуска работникам

  • Приказ о приеме работника на работу

  • Приказ о приеме работников на работу

  • Приказ об увольнении работника

  • Приказ об увольнении работников

Особенности и возможности системы

Система «Учет кадров» обладает целым рядом преимуществ перед другими аналогичными решениями, в числе которых:

  • развитые средства экспресс настройки журналов документов, произвольные выборки документов по заданным пользователем критериям отбора, ведение библиотеки настроек и распечатка экспресс отчетов;

  • использование внешних по отношению к системе генераторов отчетов, достаточно написать новый отчет и поместить его в нужный каталог для того, чтобы система «подхватила» отчет и организовала интерфейс ввода параметров по имеющимся в базе данным;

  • возможность получения отчетов трех видов: отчеты CrystalReports (не редактируемые), отчеты MSWord (редактируемые) и MSExcel (редактируемые с последующими вычислениями и графиками);

  • быстрая адаптация к меняющимся потребностям пользователя с помощью программы конфигуратор, которая позволяет изменять экранные формы документов, создавать новые справочники, подключать расчетные процедуры и т.д.;

  • описание интерфейса пользователя (меню, горячие клавиши, панели инструментов, иконки);

  • гибкая настройка прав доступа к информации (просмотр, редактирование, вставка, копирование, удаление);

  • модуль оповещения, который занимается автоматической доставкой сообщений о проведенных кадровых операциях, как отдельным пользователям, так группе пользователей, которым необходима своевременная информация о кадровых перестановках;

  • возможность организации работы на уровне отдельных структурных подразделений (филиалов), когда каждый филиал может работать только со своим персоналом (просматривать, вводить и корректировать) и в тоже время можно увидеть картину по предприятию в целом;

  • поддержка работы удаленных подразделений и филиалов по интернет каналам;

  • настройка импорта и экспорта данных во внешние по отношении к системе программы;

  • ведение аудита работы пользователя, позволяющего отслеживать все изменения данных и выявлять непреднамеренные и преднамеренные искажения данных в базе;

  • возможность функционального наращивания системы, так как модуль кадры является одной из подсистем комплексной системы автоматизации предприятия «АС бухгалтерия», разработанной нашей фирмой.

Условия поставки

В комплект поставки входит программное обеспечение на CD-диске и рабочая документация. В цену входит установка программного обеспечения на территории головного офиса Заказчика без удаленных объектов, настройка на предприятие Заказчика (юридические данные, руководители, логотип предприятия), настройка пользователей системы (права доступа, интерфейс) и обучение одной группы (до 5-ти человек) в объеме 40 часов. В цену не входит набивка базы данных и конвертация данных из других программ.

Поддержка и сопровождение

На программу предоставляется гарантия на весь срок ее эксплуатации. В течение 1-го года предоставляется бесплатное обновление новых версий программного обеспечения. Бесплатные консультации по телефонам горячей линии.

По желанию Заказчика может быть заключен договор на сопровождение программного обеспечения. Предметом договора могут являться следующие работы: доработка и разработка новых отчетов и экранных форм документов, мониторинг базы данных, резервное копирование и восстановление базы, установка и настройка новых рабочих мест, обучение персонала. Оплата работ по сопровождению осуществляется по факту выполнения работ из расчета стоимость одного человека/часа.

Скачать описание функциональных возможностей

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх