Документооборот в бюджетном учреждении

Казначейство представляет собой учреждение, основной мерой деятельности которого является документооборот.

Документооборот — схема прохождения документов в установленной последовательности при оформлении хозяйственных операций и обработке учетных данных.

Это означает, что никакие действия в казначейских органах не могут начаться и закончиться без создания документов.

На начальном этапе развития казначейских органов естественным образом была принята методология работы, основанная в большей степени на ручной обработке документов, характерной для традиционных бюрократических офисов в России того периода. Это решение в условиях недостаточного количества времени на подготовительный период и недостаточного финансирования программы создания казначейской системы было обоснованным и единственно верным. По организации работы и методам обработки финансовой информации органы Казначейства России полностью соответствовали уровню развития окружающей инфраструктуры финансовой сферы.

При этом в казначейских органах имели место два типа документооборота, представленные на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Типы документооборота в казначейских органах на начальном этапе становления казначейской системы

Используемые типы документооборота в казначейских органах, основанные на ручной технологии управления документооборотом, предполагали ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек, регламентацию состава и содержания регистрируемых реквизитов документов, а также различных форм отчетности и т.д.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом — практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов органов Казначейства России в реальном режиме времени. Это требовало огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводило в конечном счете к определенным негативным последствиям:

  • ? длительное время процесса обработки информации;
  • ? частая потеря документации;
  • ? большой объем документов, назначение и источник которых неясны;
  • ? слабая защита документации от несанкционированного доступа;
  • ? сложность в поиске информации и формировании тематической подборки документов;
  • ? большие объемы копий документов на бумажных носителях;
  • ? длительное время на подготовку и согласование документации;
  • ? отсутствие контроля за деятельностью специалистов казначейских органов.

Таким образом, многовариантная, сложная обработка документации стала невозможна без использования современных передовых технологий, базирующихся на использовании современных средств вычислительной техники (производительных компьютеров, серверов, средств передачи информации), которые позволили провести начальную автоматизацию рутинных операций и подготовить базу для комплексного решения проблем автоматизации информационного обслуживания процесса исполнения федерального бюджета и организации электронного документооборота (ЭД) в казначейских органах, который представляет собой инструментальное средство ЛВС, организованной за счет коммуникационного объединения отдельных автоматизированных рабочих мест специалистов казначейских органов и позволяющей пользователям составлять, редактировать и использовать в технологическом процессе исполнения бюджета документы в электронном виде.

Организация ЭД на базе структурных подразделений в целом и его технологических частей строится на едином принципе коллективной работы с объектами — электронными документами, являющимися пол- ноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке информации.

Распределенная система — это система обработки данных, в которой отдельные функции обработки выполняются независимыми

устройствами.

Основные функции системы электронного документооборота в Казначействе России — организация совместного формирования электронного документа различными специалистами на своих автоматизированных рабочих местах, что требует оптимизации маршрутов прохождения документов и четкой организации системы передачи данных в структурных подразделениях казначейских органов.

Система электронного документооборота базируется на серверных ЛВС, организующих АРМ основных сотрудников казначейских органов, что позволяет:

  • ? создавать и вести единый электронный архив, способный аккумулировать данные любых типов, которые систематизируются с помощью гибко настраиваемых классификаторов документов и тематических иерархических проектов или папок;
  • ? обеспечить быстрый и удобный поиск информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной специалисту программе;
  • ? ограничить каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности;
  • ? обеспечить работу с несколькими версиями одного и того же документа, выписки документа для обработки вне системы электронного документооборота и его возврат, а также импорт и экспорт документов;
  • ? обеспечить быстрый отклик электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации, расположенной в различных территориально разнесенных структурных подразделениях казначейских органов;
  • ? обеспечить коллективную обработку документов и их согласование.

Однако внедрение ЭД между органами Казначейства России и другими участниками бюджетного процесса потребовало соблюдение следующих основных условий:

  • ? наличие интегрированного программного обеспечения органов Казначейства России и других участников бюджетного процесса, позволяющего унифицировать и автоматизировать процесс экспорта и импорта данных, вывода результатов технического и логического контроля, формирования документов операционного дня;
  • ? обеспечение защиты передаваемых данных по каналам связи от несанкционированного доступа и искажения, признаваемой участниками обмена полной и достаточной;
  • ? наличие стандартного перечня документов, используемых в электронном обмене, позволяющего осуществлять в полном объеме со стороны органов Казначейства России процедуры предварительного и текущего контроля;
  • ? четкое регламентирование форматов и типов данных, представляемых в электронном виде, процедур их обработки, архивирования и хранения информации.

Канал связи — часть коммуникационной системы, связывающая

между собой источник и приемник сообщений.

Как пример можно рассмотреть становление электронного документооборота между УФК и ПБС, которое началось в 2000—2001 гг. и выполнялось по этапам, представленным на рис. 7.7.

Первый этап — определение перечня типов платежных документов, которые включаются в ЭД на начальном этапе развития. Опираясь на опыт взаимодействия по обмену электронными платежными документами с Банком России, а также учитывая собственные потребности, во многих субъектах Российской Федерации было принято решение об использовании в системе организации ЭД с бюджетополучателями на начальном этапе только платежных поручений.

Второй этап — разработка форматов ЭПД. В процессе реализации этого этапа был определен состав файлов-пакетов и правила именования файлов-пакетов и файлов ЭПД.

Учитывая, что подразделения Казначейства России являются участниками ЭД с подразделениями Банка России, было принято решение о необходимости включения в обмен файлов двух форматов:

  • ? файлы начальных ЭПД в формате учетно-операционной системы, используемой в банковской системе;
  • ? файлы начальных ЭПД в формате программного комплекса, используемого в казначейских органах.

Рис. 7.7. Основные этапы становления ЭД в казначейских органах

Третий этап — определение приемлемых для подразделений Казначейства России и клиента каналов передачи ЭПД. Для реализации этого этапа сначала был определен уровень оснащенности АИС бюджетополучателей, используемое ими программное обеспечение, готовность осуществить затраты для приобретения средств криптографической защиты.

На основании полученных данных началась организация защищенных каналов связи для осуществления взаимодействия с ПБС. На период проведения этих работ взаимодействие с клиентами осуществлялось посредством приема электронных документов на дискетах с дублированием информации на бумажном носителе через курьера. В дальнейшем часть организаций-клиентов, для которых такой способ взаимодействия был наиболее привлекательным, продолжал обмен информацией с УФК посредством дискет, но уже без дублирования на бумажном носителе. Схема ЭД финансовых документов третьего этапа представлена на рис. 7.8.

Рис. 7.8. Технологический процесс обработки финансовых документов:

1 — первичные документы на бумажном носителе (в том числе подтверждающие целевое использование средств бюджета данного уровня); 2 — платежные документы на списание средств с лицевого счета в виде ЭПД; 3, 4, 5 — платежные документы на списание средств с лицевого счета в виде ЭПД, прошедшие контроль; 6, 7, 8 — результаты обработки ЭПД

Четвертый этап — разработка конвертора файлов. В процессе реализации этого этапа был определен перечень организаций-клиентов, на которых ориентировались органы Казначейства России при разработке конверторов для выгрузки платежных документов из программного обеспечения клиента.

Конвертор — программа или устройство, преобразующие данные из одной формы представления в другую.

Результаты исследований показали, что наиболее распространенными программными продуктами оказались «1C» и «Парус». Для них была выполнена разработка конверторов специализированными фирмами, которые позволили клиенту производить выгрузку платежных документов из используемого программного обеспечения в файлы определенных выше форматов.

Пятый этап — правовое закрепление ЭД. Организация взаимодействия АИС юридически закреплялась подписанием дополнительного соглашения к договору об обслуживании лицевых счетов бюджетополучателей между бюджетополучателями и УФК субъекта Российской Федерации в лице руководителей этих учреждений.

Шестой этап — расширение перечня документов, участвующих в ЭД казначейских органов. 19 июня 2002 г. информационно-технический департамент Минфина России направил в УФК по регионам письмо с рекомендациями по использованию перечня платежных документов и их форматов в ЭД с бюджетополучателями и распорядите- лями бюджетных средств. В указанный перечень входили:

  • ? расходное расписание о распределении поступивших объемов финансирования по подчиненным организациям;
  • ? платежное поручение;
  • ? уведомление о поступлении объемов финансирования;
  • ? выписка из лицевого счета получателя средств (развернутая);
  • ? выписка из лицевого счета распорядителя средств (развернутая).

Седьмой этап — переход к современной системе ЭД в казначейских органах повлек за собой ряд мероприятий, которые постепенно реализовались в процессе организации электронного документооборота:

  • ? переход на использование новых форматов данных;
  • ? адаптация существующих конверторов для выгрузки платежных документов из программного обеспечения бюджетополучателей к новым стандартам;
  • ? обновление централизованно распространяемых программных комплексов до версий, адаптированных для работы с данными форматами;
  • ? разработка порядка взаимодействия УФК субъекта Российской Федерации и клиентов при обработке добавленных типов электронных документов;
  • ? внедрение современных надежных телекоммуникационных средств организации системы ЭД в казначейской системе.

Таким образом, организация и внедрение современной СЭД в казначейских органах позволила организовать защищенную, гарантированную доставку электронных документов между участниками бюджетного процесса и автоматизировать выполнение основных этапов передачи и обработки документации, представленных на рис. 7.9.

Автоматизация основных операций исполнения бюджета в органах Казначейства России и внедрение СЭД обеспечило:

  • ? сокращение времени доставки документов между участниками бюджетного процесса;
  • ? слаженную работу всех структурных подразделений казначейских органов и всех участников бюджетного процесса;
  • ? возможность отслеживания ПБС, РБС, порядка и сроков прохождения документов в органах Казначейства России;
  • ? поддержку одновременной работы многих специалистов с одним и тем же документом, предотвращение его потери и утраты;
  • ? осуществление контроля своевременности обработки документов;
  • ? определение ответственного исполнителя;
  • ? организацию автоматического уведомления заинтересованных лиц о завершении того или иного этапа обработки;
  • ? ведение журнала операций, производимых с документом на всех этапах его обработки;
  • ? сокращение времени поиска нужных документов, их создания, повышение оперативности доступа к информации и, как следствие, повышение производительности труда специалистов казначейских органов;
  • ? разграничение прав доступа сотрудников казначейских органов к информации.

Рис. 7.9. Обобщенная схема этапов системы ЭД в казначейских органах

При этом СЭД казначейских органов позволила решить следующие функциональные задачи:

  • ? обмен сообщениями в произвольном формате;
  • ? ведение СРРПБС;
  • ? обмен электронными документами между органами Казначейства России, ГРБС, РБС и ПБС при доведении ассигнований, ЛБО, объемов финансирования до ПБС;
  • ? доставка электронных документов от ПБС в органы Казначейства России при осуществлении кассового обслуживания ПБС;
  • ? доставка электронных документов из органа Казначейства России до ГРБС, РБС, ПБС для осуществления сверки между участниками федерального бюджета;
  • ? доставка электронных документов от ТОФК до финансового органа (ФО СФ), субъектов РФ или муниципальных образований;
  • ? обмен электронными документами между ТОФК и ФО СФ или муниципальных образований по кассовым выплатам из бюджетов субъектов РФ или муниципальных образований в условиях открытия в ТОФК единого лицевого счета финансовому органу;
  • ? обмен электронными документами между ГРБС, РБС, ПБС и ТОФК в условиях доведения реестрами объемов финансирования расходов бюджета субъектов РФ или муниципальных образований;
  • ? обмен электронными документами между ГРБС, РБС, ПБС и ТОФК в условиях доведения расходными уведомлениями ЛБО, объемов финансирования расходов бюджета субъектов Российской Федерации или муниципальных образований;
  • ? обмен электронными документами между ТОФК, ПБС, финансовыми органами субъектов РФ или муниципальных образований по кассовым выплатам из бюджетов субъектов Российской Федерации или муниципальных образований в условиях открытия лицевого счета ПБС в ТОФК;
  • ? обмен электронными документами между ТОФК и администраторами поступлений в бюджетную систему Российской Федерации, а также документов о возврате (зачете) плательщикам излишне (ошибочно) перечисленных в бюджет платежей, документов об уточнении вида и принадлежности поступлений;
  • ? обмен электронными документами между органами Казначейства России, ГРБС, РБС и ПБС в условиях исполнения государственных контрактов, заключенных по итогам размещения государственного заказа на поставку продукции, работ, услуг;
  • ? обмен данными (документами и справочниками) между СЭД и АС ФК в виде экспорта (импорта) текстовых файлов, содержащих передаваемые данные;
  • ? ведение нормативно-справочной информации;
  • ? доставка «произвольного документа».



В данной статье речь идет об особенностях систем управления документооборотом в управлении информацией в бюджетных учреждениях Российской Федерации. Автор обосновывает необходимость внедрения систем электронного документооборота в управлении информацией в бюджетных учреждениях, подкрепляя свои рассуждения ссылками на нормативно-правовые акты. Кроме того, автор анализирует отдельные примеры из практики внедрения систем управления электронным документооборотом в бюджетных учреждениях Российской Федерации за последние несколько лет. Помимо этого, автор дает краткую характеристику преимуществ и недостатков использования таких систем в бюджетных учреждениях. В заключении автор делает вывод о необходимости внедрения систем управления электронным документооборотом в управление информацией бюджетных учреждений, а также кратко перечисляет риски, с которыми может столкнуться бюджетное учреждение, использующее систему управления электронным документооборотом.

Ключевые слова: система управления электронным документооборотом, управление информацией, бюджетное учреждение, разработка и внедрение, государственный сектор, надежность электронных технологий, отчетность, электронный бюджет.

Актуальность исследования данной темы обусловлена тем, что та ситуация, которая сложилась с бюджетными учреждениями в Российской Федерации на настоящий период времени, характеризуется нарастающей оптимизацией рабочих процессов, которая, в свою очередь, направлена на улучшение управляемости деятельностью бюджетных учреждений с целью повышения качества услуг, оказываемых населению. В качестве основного инструмента для решения данной задачи выступает информатизация процессов документооборота и управления информацией.

В рамках современной парадигмы развития, от бюджетных учреждений требуется внедрение различных технологических инноваций, причем необходимость такого внедрения не зависит от вида деятельности бюджетного учреждения . Разработка и последующее внедрение различных электронных технологических решений для бюджетных учреждений на данный момент выступает в качестве одного из основных инструментов технологических инноваций, которые показывают положительное влияние не только на увеличение результативности и эффективности управления информацией в бюджетных учреждениях, то также и способствуют решению множества текущих проблем управления бюджетными учреждениями .

Далее представляется целесообразным проанализировать практику применения различных систем управления электронным документооборотом в различных бюджетных учреждениях с точки зрения их эффективности в управлении информацией.

Так, например, к настоящему моменту такая электронная информационная система, как «Электронный бюджет» прошла уже несколько стадий разработки и внедрения. Концепция, определяющая идеологию такой системы, была одобрена семь лет назад — Распоряжением Правительства РФ от 20.07.2011 № 1275-р . Механизм ее функционирования установили спустя четыре года — Постановлением Правительства РФ от 30.06.2015 № 658 . Эти и другие документы стали основой для внедрения: органы власти (сначала федерального уровня, а затем и регионального) начали формировать документацию в «Электронном бюджете».

Необходимо отметить, что в данной системе, в частности, ведутся базовые перечни государственных и муниципальных услуг и работ, а также ведомственные перечни, созданные в отношении федеральных учреждений.

Одобряя Концепцию, Правительство РФ рекомендовало регионам и муниципальным образованиям руководствоваться ею при разработке собственных систем управления государственными (муниципальными) финансами. И, как правило, «на местах» при создании автоматизированных систем Концепцию брали за основу. Для лучшего понимания функций и задач данной системы, представляется целесообразным привести ее ключевые положения, которые состоят в следующем:

  1. Переход на юридически значимый электронный документооборот. Перевод в виртуальный вид всех документов, используемых в процессе создания информации о деятельности организаций госсектора (в том числе учреждений) и публично-правовых образований, — приоритетная задача, поставленная при внедрении «Электронного бюджета». Для обеспечения юридически значимого документооборота участники системы должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. Соответственно, требуется идентификация (аутентификация) пользователей и регламентация их прав доступа к ресурсам системы.
  2. Применение единых реестров и классификаторов (перечней стандартизированной информации, необходимой для заполнения формуляров «Электронного бюджета») при создании документов. Это позволит минимизировать ввод данных с клавиатуры компьютера и исключить дублирование процедур сбора информации. То есть будет соблюден принцип однократности ее ввода.
  3. Автоматизация всех видов учета и отчетности. Заносимая информация должна обрабатываться в режиме реального времени средствами самой системы. Это повысит прозрачность и достоверность бухгалтерской и управленческой отчетности, сократит сроки ее представления, обеспечит оперативный доступ к внесенным данным.
  4. Объединение процессов планирования и исполнения бюджета (расходования средств). Например, учреждениям нужно вносить в систему информацию о плановых показателях деятельности и фактических финансовых результатах. Благодаря этому станет прозрачным сам процесс финансово-хозяйственной деятельности, а не только его конечные результаты .

Кроме данной системы, в бюджетных учреждениях Российской Федерации имеет место функционирование иных систем управления электронным документооборотом в управлении информацией, краткая характеристика которых приведена ниже.

Так, например, после прихода новой команды Минкомсвязи во главе в Н. Никифоровым в мае 2013 года на российском рынке электронного документооборота все заметнее становится активное продвижение облачной системы электронного документооборота (СЭД) «Практика» разработки казанской компании «Системы документооборота» . Особенно это касается органов федеральной и региональной власти, в которых выбор системы документооборота зачастую проходит под давлением руководства и без учета их потребностей.

«Облачная» СЭД «Практика» представляет собой сервис для автоматизации делопроизводства. На сегодняшний день система предлагается как для государственных организаций, так и для бизнеса. Система является «облачной», то есть эксплуатировать ее можно без предварительной установки какого-либо специального программного обеспечения на ПК пользователей. Все электронные документы организации хранятся на специализированных серверах провайдера. Пользователь может получить доступ к документам в любой момент, с любого компьютера, независимо от своего местонахождения и участвовать в рабочем процессе даже при отсутствии на своем рабочем месте. Разработчиками заявляется, что СЭД «Практика» сегодня способна выполнять все стандартные операции с электронными документами: создание, регистрацию, рассмотрение, редактирование, согласование, электронную подпись, выдачу поручений по документам. Также она имеет возможность работы с мобильных устройств.

Однако, в системе можно заметить целый ряд принципиально важных недоработок и отсутствие существенных ключевых преимуществ, отличающих крепкую промышленную систему от данной разработки.

Так, в первую очередь, в системе не предусмотрена работа с бумажными документами: потоковое сканирование, журнал движения документов, реестр отправки, списание в архив и прочее, — все это в системе отсутствует и ведение параллельного документооборота (бумажного и электронного) в «Практике» невозможно . Если в заведомо ограниченной среде госслужащих небольшого Татарстана переломить их привычки и заставить работать только с электронными документами в конце концов удалось, то в России в целом ситуация иная. В исторически сложившихся условиях пиетета и традиций работы с бумажными документами в России такая возможность просто необходима, хотя бы на следующие «переходные» года. Стоит отметить, что подобная функциональность является стандартной для промышленных систем российских разработчиков, к примеру, она имеется в СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), CompanyMedia «ИнтерТраста», одноименных систем разработчиков Docsvision и Directum.

Другим существенным минусом СЭД «Практика» является невозможность ее доработки собственными силами заказчика и отсутствие вообще каких-либо средств самостоятельной интеграции. За любыми дополнительными настройками придется обращаться к разработчикам, а это, естественно, будет стоить дополнительных ресурсов. Если говорить о разработчиках, то необходимо отметить, что команда программистов, работающих над системой, сравнительно невелика, — по некоторым данным, не более 15 человек. Поэтому специалисты компании «Системы документооборота» трудятся над достаточно узким кругом задач и проектов, по сравнению с крупными компаниями (большинство из них занято доработкой системы для Москвы), что не может не отражаться на функционале системы и скорости внедрения проектов. Именно отсутствие вообще какой бы то ни было реакции на любые пожелания региональных заказчиков, ИТ-бюджеты которых не идут ни в какое сравнение со столичными, и вызывает столь резкое отторжение системы за пределами Татарстана и Москвы .

Третьим недостатком системы является ее «облачность», хотя для небольших компаний это, скорее, представляется преимуществом. Сервера разработчика «Практики» — компании «Системы документооборота» располагаются в казанском «ИТ-парке», что в условиях отсутствия в России надежных магистральных каналов, создает угрозы стабильной работы распределенных систем на ее основе. Соответственно, понимая это, предприимчивые татарские разработчики используют следующую модель ценообразования. На сайте компании размещается «красивая» цифра в 5250 рублей за подписку на одного пользователя в месяц, а стоимость серверной версии «Практики» с размещением ее на серверах заказчика просто не указывается («Индивидуальные решения для особых клиентов»). По предварительным данным, ее стоимость составляет не менее 15 млн. руб., — такими ИТ-бюджетами регионы просто не располагают.

Еще одна широко распространенная система управления электронным документооборотом, применяемая в бюджетных учреждениях — «ДЕЛО». Так, например, с 2011 года государственный музей-заповедник «Петергоф» работает в системе электронного документооборота «ДЕЛО». Первый этап внедрения этого решения компании «Электронные Офисные Системы» был завершен в конце 2011 года, а в 2014 году для новых пользователей СЭД заказчик закупил дополнительные рабочие места . Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Государственный музей-заповедник «Петергоф» — всемирно известный музейный комплекс, визит в который является обязательным пунктом в программе любого туриста, приезжающего в «северную столицу» России — город Санкт-Петербург. Справляться с огромным потоком туристов коллективу музея помогает эффективная организация деятельности комплекса, в том числе с помощью внедрения современных информационных технологий и новых программных продуктов. Проект по созданию в ГМЗ «Петергоф» системы электронного документооборота ведет партнер ЭОС в Санкт-Петербурге — компания «Офис-Док».

Крупнейшая проектная организация России ОАО «Гипрогазцентр» в 2015 году оптимизировала согласование проектных договоров и автоматизировала процессы передачи данных о договорной деятельности из ECM-системы DIRECTUM в системы головной организации — ОАО «Газпром». Для автоматизации процесса согласования договоров НТП на базе системы DIRECTUM потребовалась настройка типового маршрута и шаблона листа согласования. В ходе согласования автоматически собирается комплект документов: договор, техническое задание, смета, календарный план и прочие. Для решения задачи по формированию и выгрузке планов закупок необходимо было оптимизировать уже существующий в DIRECTUM процесс планирования бюджета и формирования плана конкурентных закупок. Теперь при формировании бюджетных заявок ответственные сразу же детализируют закупки до максимально возможного уровня, что позволяет после сформировать не только планы всех закупок, но и спецификации к позициям планов.

В конце октября 2015 года компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, завершила все работы в рамках проекта по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Министерства здравоохранения Российской Федерации (г. Барнаул). Проект предусматривал установку рабочих мест СЭД «ДЕЛО» в приемной, канцелярии и основных отделах учреждения, а также обучение пользователей. Система документооборота автоматизирует регистрацию основных групп документов с прикреплением к регистрационной карточке их электронных образов, дает возможность отслеживать сроки исполнения документов, поступающих из вышестоящих организаций, а также поручений, вынесенных Главным врачом, хранит базу данных электронных документов с сохранением истории их изменений, предоставляя пользователю актуальную информацию о статусе документа, формирует отчетов по документообороту .

Таким образом, на основании исследования, проведенного в рамках данной темы, можно прийти к ряду выводов относительно особенностей систем управления электронным документооборотом в управлении информацией в бюджетных учреждениях, а именно:

  1. Внедрение систем управления электронным документооборотом в деятельность бюджетных учреждений, которое, как правило, происходит одновременно с совершенствованием рабочих процессов бюджетного учреждения, можно проводить весьма эффективно. Однако, необходимо отметить, что сроки данного процесса могут быть значительно растянуты по времени несмотря на то, что автоматизация документирования выступает в качестве первоочередной задачи, имеющей самостоятельную ценность для бюджетного учреждения, причем ее значимость во многих случаях требует формирования отдельного подразделения, которое будет заниматься документационным обеспечением управления в электронной форме.
  2. Эффективность внедрения системы управления электронным документооборотом в управлении информацией в бюджетном учреждении может оказаться настолько значительной, что, при следовании правильно выбранной стратегии информатизации, полноценное функционирование бюджетного учреждения станет возможным даже в условиях весьма ограниченного государственного финансирования.
  3. В настоящий период времени существует тотальная зависимость рабочих процессов бюджетного учреждения от надежности таких информационных технологий, как системы управления электронным документооборотом в рамках управления информацией, поскольку в современных условиях бюджетное учреждение уже не может в полной мере выполнять свои функции в полном объеме без отлаженной системы управления электронным документооборотом. В силу данной причины необходимо, чтобы в бюджетном учреждении был разработан регламент работы при условии отказа системы управления электронным документооборотом в рамках чрезвычайных условий. Разработка и введение в действие такого регламента являются тем более важными, что существует множество угроз нормальному функционированию систем управления электронным документооборотом, которые находятся вне рамок компетенции конкретного бюджетного учреждения. К таким угрозам можно, например, отнести природные катаклизмы, недостаточную надежность источников энергии, негарантированную надежность сетевого обеспечения за пределами бюджетного учреждения и др.

Литература:

  • 5 июня 2014
  • Статьи

05.06.2014

Карачёва Ольга,
Главный бизнес-аналитик «ДоксВижн».

Государственные учреждения в ходе своей деятельности должны принимать решения, которые оформляются в виде документов. Исходная информация для принятия этих решений, в свою очередь, также представляется в виде документов. Таким образом, работа с документами составляет существенную часть деятельности госслужащих. Традиционный бумажный документооборот – медленный и неэффективный способ работы с документами.

Внедрение системы электронного документооборота существенно сокращает трудозатраты на обработку документов и предоставляет гораздо большие возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины.

В России на государственном уровне уже достаточно давно ведется работа по стандартизации и унификации принципов построения документооборота, в первую очередь, в государственных органах. Последние годы существенные усилия прикладываются для повсеместного перехода на безбумажные технологии. В 2002 году появилась федеральная программа «Электронная Россия», сменившаяся программой «Информационное общество». Программа нацелена, в том числе, на переход на безбумажные технологии в сфере государственных услуг, на оптимизацию взаимодействия государственных учреждений.

Исходя из этого и предъявляются особые требования к Системам электронного документооборота, используемых в госсекторе. В целях реализации мер по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти в мае 2013 года при Минкомсвязи был создан Экспертный совет, членом которого является Президент компании «Доксвижн» Владимир Андреев.

Электронный документооборот и оборот электронных документов

Сначала небольшое отступление. На наших глазах происходит переход от использования бумажных документов к электронным. Именно электронным – т.е. документам, которые нет необходимости оформлять на бумажном носителе ни при каких обстоятельствах. В чем принципиальная разница? Обязательными реквизитами официального документа на бумажном носителе являются подписи ответственных лиц и оттиск печати. У электронных документов вместо этого электронная подпись. Очевидно, что переход к использованию электронных документов займет существенный промежуток времени – в этом процессе есть как технические, так и законодательные затруднения. Исторически СЭД работали не с электронными документами, а с электронными образами бумажных документов. Отсюда к СЭД предъявляется ряд требований по обработке и учету хранения бумажных оригиналов документов. И эти функции будут востребованы еще достаточно долго, и не исчезнут, а будут развиваться, ведь электронные документы все равно надо будет хранить по определенным правилам. Одновременно с этим, появляются и требования, специфичные для работы c электронными документами – например, в части использования электронной подписи. Таким образом, требования к современной СЭД формируются с учетом наличия функций для работы и с электронными документами, и с бумажными.

Базовая функциональность делопроизводства в госсекторе

Делопроизводство в государственных учреждениях подчиняется требованиям и регламентам, основанным на ГОСТах и правовых актах, на основе которых могут быть четко описаны правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов. Приведем перечень функций, наиболее востребованных в СЭД, используемой в государственном учреждении:

1. Регистрация поступающей корреспонденции. Чаще всего регистрацией занимается специальный сотрудник или выделенное подразделение. Поскольку документопоток может быть существенным, при реализации в СЭД данной функции будут полезны решения, позволяющие сократить количество рутинных операций:

a. Создание документов по шаблону.

b. Использование потокового сканирования.

2. Рассмотрение документов. Электронный образ документа передается средствами СЭД уполномоченному руководителю, который может сформировать резолюцию по исполнению данного документа. Здесь для госсектора будут востребованы такие функции, как согласование проектов резолюций – поскольку руководители высокого уровня обычно работают с помощниками. Кроме того, есть ряд руководителей, которые не работают с системой, а расписывают резолюции в виде рукописных пометок. Система должна давать возможность зафиксировать такие резолюции. Есть и другие руководители, которые предпочитают работать с мобильными приложениями. Для них может оказаться полезным наличие в СЭД мобильного рабочего места руководителя.

3. Организация исполнения. Особенность работы в государственных органах заключается в том, что документы исполняются на нескольких уровнях – когда резолюция руководителя верхнего уровня постепенно декомпозируется в набор резолюций руководителей в подчиненных подразделениях. Таким образом формируется так называемое «дерево резолюций», которое является наглядным представлением хода исполнения поручения – наличие такого дерева в СЭД будет крайне полезным.

4. Контроль исполнительской дисциплины. Обычно в госсекторе контролем за исполнением поручений занимается специальный отдел. В функции сотрудников этого отдела входит контроль за сроками, периодическая отчетность о ходе исполнения перед авторами поручений, приемка результатов исполнения. В СЭД должны быть предусмотрены средства автоматизации деятельности сотрудников данного отдела и необходимые отчеты.

5. Создание документов. Принятые формы документов установлены ГОСТом. Будет полезно иметь в СЭД функции, позволяющие автоматически формировать проекты документов на основе стандартных шаблонов.

6. Использование электронной подписи. В свете перехода к работе с электронными документами, наличие средств работы с электронной подписью в СЭД обязательно.

7. Согласование, подписание, утверждение документов. Процедуры согласования документов в госорганах в основном подчиняются регламентам – маршрут согласования может зависеть от разных факторов. Для организации в СЭД согласования необходимо наличие средств настройки маршрутов согласования и подписания/утверждения документов. Дополнительно, даже если используются только электронные образы документов, а оригиналы потом все равно печатаются и подписываются вручную, будет полезным использование в процедуре согласования электронных подписей.

8. Рассылка исходящей корреспонденции. Как уже говорилось выше, существенная часть документооборота госорганов все еще требует оформления и передачи на бумажных носителях. В СЭД должны быть поддержаны функции рассылки документов нескольким адресатам, будет полезна возможность автоматической печати конвертов.

9. Контроль за местонахождением и передачей бумажных оригиналов документов тоже все еще востребованная функция. Будет полезно, если СЭД позволяет фиксировать факт приема – передачи бумажных экземпляров документов; это позволяет всегда четко идентифицировать местонахождение документа.

10. Использование штрих-кодов. При регистрации документа на нем может быть напечатан уникальный штрих-код, что облегчит в дальнейшем поиск в системе электронного образа конкретного документа.

11. Классификация документов. Основным требованием к СЭД будет наличие возможности работы с Номенклатурой дел. Помимо классификации документов, на основе нее определяются сроки хранения документов. Кроме номенклатуры дел, будет полезным наличие иерархического классификатора, который может быть настроен в соответствии с индивидуальными потребностями конкретного учреждений и облегчит поиск нужных документов в системе.

12. СЭД должна содержать механизмы поиска документов – как на основе реквизитов документа, так и по содержанию – по вхождению фразы в текст документа.

13. Поддержка связей между документами. Часто документы имеют между собой смысловую связь – например, исходящее письмо в ответ на входящее, документ во исполнение входящего поручения, документы в дополнение к уже полученным и т.п. Отсюда возникает требование о поддержке в СЭД возможности фиксировать произвольные связи между документами.

14. СЭД должна обладать гибкими механизмами разграничения прав доступа к документам.

Обращения граждан

Работа с обращениями граждан регламентируется Законом о порядке рассмотрения обращений граждан и присутствует практически во всех государственных учреждениях. В СЭД необходимо наличие специализированного модуля для автоматизации обработки обращений граждан, к которому могут быть предъявлены следующие требования:

1. Обработка персональных данных обратившихся с учетом требований закона о персональных данных;

2. Автоматизация процедуры личного приема;

3. Регистрация обращений, поступивших в письменной форме, с личного приема, а также обращений, зарегистрированных на портале;

4. Реализация процедуры рассмотрения обращения, подготовка ответа гражданину с учетом указанных в законе сроков;

5. Классификация обращений;

6. Формирование отчетов по соблюдению сроков предоставления ответов на обращение, статистические отчеты по обращениям.

СМЭВ и МЭДО

Говоря об использовании СЭД в госсекторе, невозможно пропустить необходимость взаимодействия с такими системами, как МЭДО и СМЭВ.

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота. Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, в том числе: электронными документами, уведомлениями — информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов. Организация, подключенная к МЭДО, получает возможность эффективного обмена документами и информацией по исполнению поручений с другими участниками МЭДО. Для использования МЭДО необходимо реализовать в СЭД возможность сопряжения с МЭДО: организовать обработку и подготовку в СЭД сообщений в формате МЭДО.
Единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) – это федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников СМЭВ в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.
Для использования СМЭВ необходимо разработать набор сервисов и интерфейсов взаимодействия с вашей СЭД, которые позволят преобразовать информацию, полученную на портале от гражданина в объекты СЭД, а также передавать информацию о статусе заявки обратно на портал.

Использование решений Docsvision в госсектор

Docsvision является надежной, производительной и масштабируемой системой, основанной на модульной архитектуре. Конечные пользовательские сценарии реализуются в специально разработанных приложениях. Компанией «Доксвижн» разработан набор приложений, использование которых будет полезно в организациях госсектора. Это приложения:

  • Делопроизводство
  • Обращения граждан
  • Управление совещаниями
  • Договоры

Каждый заказчик может определить необходимый ему набор приложений. Все приложения разработаны с использованием конструкторов Docsvision, что позволяет легко вносить необходимые изменения в логику приложений, в большинстве случаев даже без использования программирования. Это позволяет адаптировать стандартное приложение под конкретные нужды конкретного заказчика.

Помимо этого, используя конструкторы, можно построить решение для более общих задач, связанных с оптимизацией управления или автоматизацией специфичных для конкретной отрасли функций.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх