Электронный документооборот в России

Кипы бумаг на столе, шорох от перекладывания документов, тихое недовольство сотрудников, исправляющих ошибки… Так может начинаться исторический фильм или роман, происходящий в каком-то офисе из нашего недалекого прошлого.

С появлением электронного документооборота все изменилось. Многие современные руководители слышали про ЭДО. Он становится трендом в бизнесе, позволяя сделать достижения ИТ-технологий конкурентным преимуществом. В большинстве случаев бизнес только выигрывает, в перспективе это особенно заметно.

Скептицизм и недоверие к нововведениям — нормальная реакция человека на что-то непонятное и неизученное, поэтому возникают логичные вопросы: всем ли выгоден ЭДО и как это работает?

Мы решили рассказать, когда и зачем вашему делу понадобится переходить на электронные документы, как это сделать, какие сложности могут возникнуть в реальности, а что только кажется страшным.

Как устроена система электронного документооборота
Преимущества для бизнеса
Как подключиться: 5 шагов
Каким компаниям нужен ЭДО
О стоимости и затратах
Выводы

Итак, разберёмся, кто победит в этом противостоянии: проверенная десятилетиями бумага или новые электронные документы?

Главное про систему электронного документооборота

Возможности системы электронного документооборота впечатляют, если сравнивать её с привычными бумажными носителями.

Стало гораздо проще формировать, хранить, отправлять и получать документы.

При этом ничего не теряется, информация защищена, а бонусом — возможность автоматизировать некоторые бизнес-процессы.

Для чего нужен ЭДО?

  • Оптимизировать обмен информацией внутри компании (особо актуально для крупных предприятий, сети филиалов).

  • Оперативно обмениваться документами с контрагентами.

  • Сделать работу с документацией более прозрачной и удобной.

Как все работает

К системе должны подключиться все участники документооборота, участвующие в конкретной цепочке: и те, кто поставляет товары (производители, поставщики, оптовые базы, посредники), и те, кто их закупает, чтобы потом продавать (розничные магазины, отделы, салоны, бутики, островки и любые торговые точки).

Сам процесс обмена информации происходит внутри системы. Каждый подписывает документы со своей стороны при помощи сертификата электронной подписи.

Победа над «бумажными» проблемами. Что получает бизнес от ЭДО

Некоторые предприниматели считают, что внедрение цифровых технологий будет только лишней тратой средств. При этом бизнесмены не всегда корректно оценивают риски, связанные с использованием способа передачи информации, завязанного на бумагах и пересылке через курьеров, экспедиторов, торговых представителей и почты.

Без долгих разбирательств
В системе ЭДО фиксируется момент, когда был получен документ, а также факт его передачи контрагенту. Таким образом, исключены разногласия у партнеров.
Защищённость
При использовании обычных почтовых сервисов и привлечении сотрудников конфиденциальная информация может стать доступна третьим лицам. И в некоторых случаях это критичный момент.

Скорость
Для решения текущих вопросов, согласования и подписания документов не требуется много времени, как при обработке того же объема бумажной документации.
Меньше затрат и больше свободного места
Одно из осязаемо ощутимых преимуществ внедрения системы электронного документооборота в том, что снижаются затраты на ведение бизнес-процессов, для хранения бумаг не приходится выделять площади, а сотрудники не будут тратить время на упорядочивание архива вручную.
Шире возможности
Отметим и то, что взаимодействие с государственными учреждениями происходит в электронном виде, да и многие крупные корпорации внедряют ЭДО в свою работу.
Соответственно, вашему бизнесу будет проще работать с Налоговой и разными госорганами, а вы всегда сможете обеспечить прозрачное ведение дел при контакте с компаниями любого масштаба и уровня.

Как действовать. 5 шагов

Если руководитель принял твердое решение не отставать от современных бизнес-тенденций, то предстоит пройти следующие шаги:

1. Разработать план по исключению бумажных носителей из документооборота
Процесс должен происходить поэтапно, но максимально оперативно.
Если переход затянется, то сотрудники будут дублировать документы и в электронном, и в бумажном виде. Очевидно, что выполнение двойной работы не способствует повышению производительности труда и развитию компании.

Кроме того, рекомендуем ещё на этапе планирования заложить в бюджет некоторую статью расходов. Без затрат обойтись невозможно. Только после «обкатки» системы станут видны результаты ее внедрения и руководство сможет оценить его экономический эффект.

2. Получить ЭЦП (если нет)
Самый быстрый и простой шаг. Нужно подать документы в Удостоверяющий центр, заплатить за услуги и оформить КЭП. Срок готовности — пара часов.
3. Подключиться к системе
Предстоит выбрать подходящего оператора документооборота, заполнить информацию о компании и разобраться с функционалом сервиса
4. Провести обучение персонала
Важно научить, как работать по новой системе всех, кто в вашей компании связан с документами. Это обычно дирекция, бухгалтеры, администраторы, операторы и т.д.
Хорошо, если вы разработаете внутренние регламенты, составите чёткие инструкции и дадите сотрудникам лаконичные памятки. 5. Наладить обмен документами с партнерами
Обменяться приглашениями в системе, если компании уже подключилась к одному из операторов.

Чаще всего момент обязательного обмена информацией в системе ЭДО прописывают в договорах и доп.соглашениях.

Смысл внедрения электронного документооборота утрачивается, если контрагенты не будут подключены к системе.

Сложность может быть в том, что не все компании ещё освоили ЭДО. А значит, с некоторыми предстоят переговоры, в ходе которых предстоит склонить важных для вас партнёров тоже автоматизировать документооборот и продолжить сотрудничество.

Каким компаниям действительно нужен ЭДО

Крупный масштаб — однозначно

Если документооборот с контрагентами и внутри компании достигает значительных масштабов, то следует задуматься о внедрении ЭДО.

Использование электронного документооборота поможет сократить расходы, если число отправленных и полученных документов превышает несколько сотен в месяц.

В таком случае вы снизите издержки по этой статье расходов и минимизируете риски, связанные с сохранением в тайне конфиденциальной информации. Плюсом исключите неприятности и штрафные санкции, связанные с ошибками в документации.

Малый и средний бизнес — актуально

Сейчас специалисты сходятся во мнении, что для компаний в сегменте малого и среднего бизнеса электронный документооборот не менее полезен, чем для гигантов, так как для такого сегмента особенно важно максимально ускорить исполнение договоров.

ЭДО позволяет получать оплату за товар или услуги в тот же день, когда пришли документы.

Микробизнес — на перспективу

Не совсем верно говорить о бесполезности ЭДО даже тогда, когда документооборот с контрагентами в настоящее время ограничивается парой актов. Важно думать о потенциальном развитии: в будущем могут появиться крупные партнеры, с которыми вести дела по старинке станет невозможно.

Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг.

ЭДО — это дорого?

При работе через оператора ЭДО клиенту приходится платить за каждый исходящий документ. Входящие бесплатны.

Средняя рыночная стоимость отправки документа составляет 3-6 рублей. Причём чем больше документов, тем ниже стоимость каждого.

  • При малом объёме можно ограничиться минимальным пакетом, обычно это порядка 100 штук. Однако есть риск, что через какое-то время придётся приобретать дополнительные пакеты.

  • Экономически целесообразнее обратить внимание на более масштабные тарифы, которые предусматривают возможность отправки 500-1000 или даже более документов.

  • Для совсем внушительного объема операторы способны предложить индивидуальные условия, чтобы привлечь крупного постоянного клиента.

Как показывает практика, переход на ЭДО выгоден, если требуется ежемесячно отправлять не менее 100 документов в месяц или порядка 1000 в год.

В этом случае отказ от бумажных носителей и связанных с их использованием расходов даст положительный экономический эффект.

Другие затраты

Для начала работ, в принципе, не нужны великие суммы.

— Компании потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись, если таковой ещё нет. Это обычно стоит 2-5 тысяч рублей.

— Непосредственно подключение к Оператору, естественно, бесплатное. Заплатить нужно только за сам тариф, цены зависят от условий конкретной платформы и количества документов.

— Возможно, понадобятся услуги программистов по настройке оборудования или обновление программных продуктов. Этот момент уточнят менеджеры компаний, куда вы обратитесь за консультацией.

— При работе с маркировкой, где ЭДО теперь стал обязательным, обычно приходится закупать сканеры, принтеры этикеток, решать вопрос с онлайн-кассами и товароучетной системой. Бюджет рассчитывают под нужды конкретного предприятия, он может обойтись парой тысяч рублей, а может потребовать и десятки тысяч.

Выводы

На нынешнем этапе развития рынка внедрение системы принесет максимальную выгоду компаниям, у которых значительный документооборот с внешними контрагентами.

При этом работа с электронными документами однозначно снижает непроизводственные расходы и повышает эффективность бизнес-процессов. Хотя все это тоже, конечно, требует определенных затрат на оплату тарифа и сил, чтобы перестроиться на новый порядок работы.

Ритейл-эксперты считают, что для компаний, стремящихся повысить уровень обслуживания потребителей и взаимодействия с поставщиками, внедрение ЭДО становится жизненно важным. Отставание в этом направлении может ухудшить показатели работы, ведь от быстроты обмена документами сильно зависит скорость развития бизнеса и в целом успешность предприятия.

В последнее время электронные документы получают всё большее распространение. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных. И всё чаще современное общество задумывается о переходе от традиционного бумажного документооборота к электронному. Но полной замене традиционного документооборота электронным мешают следующие проблемы:

— проблема законодательного регулирования электронного документооборота;

— проблема удостоверения электронных документов;

— проблема долговременного хранения электронных документов;

— проблемы внедрения систем электронного документооборота.

Проблемы правового регулирования электронного документооборота приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга).

Многие проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте очевидна: ещё можно да и дешевле управлять по-старому, при помощи бумажных документов.

Недостаточное внимание государства к внедрению СЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Сегодня:

· не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

· отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота — бумажную и электронную, и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого сокращения «бумажной» системы.

· нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.

Удивительно, но никто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов. А ведь именно отсутствие этого закона не позволяет широко внедрять современные технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД и/или систем микрофильмирования окупаются главным образом за счёт высвобождения площади архивов и сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.

С широким распространением в современном мире электронных документов и средств их обработки особо актуальной стала проблема установления подлинности и авторства таких документов.

В чём же состоит проблема? В конце обычного письма или документа исполнитель или ответственное лицо ставит свою подпись для достижения двух целей. Во-первых, получатель имеет возможность убедиться в истинности документа, сравнив подпись с имеющимся у него образцом. Во-вторых, личная подпись является юридическим гарантом авторства документа. Конечно, в настоящее время существует электронная цифровая подпись, которая призвана заменить собственноручную подпись в электронных документах. Но если при использовании современных криминалистических методов подделки подписи на бумаге — весьма непростая задача, то с электронной подписью дело обстоит иначе.

В отличие от обычной собственноручной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть если подпись под бумажным документом неотделима от человека и практически никто другой не может подделать ее так, чтобы это не было обнаружено криминалистической экспертизой, то любой злоумышленник, завладевший секретным ключом подписи, сможет сделать ЭЦП так же легко и правдоподобно, как и законный владелец этого ключа.

Подделать цепочку битов, просто её скопировав, или незаметно внести нелегальные исправления в электронный документ может любой пользователь.

Необходимо создать комплекс мер на всех этапах создания и жизнедеятельности документа для придания электронным документам доказательной силы.

Нужно уделить особое внимание установлению механизма обеспечения юридических гарантий аутентичности и целостности содержания информации в электронном документе и соответствию формы представления этой информации и реквизитов. Необходимо законодательное закрепление данных вопросов.

Рассмотрим ещё одну не менее важную проблему. Я согласна с мнением Храмцовской Н.А., которая утверждает, что о серьёзном электронном документообороте бессмысленно говорить, если не налажена архивная работа с электронными документами, с сохранением их юридической и иной силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт практически нулевой. Но тем не менее в последние годы были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

— Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары (создан в 1996 г.);

— Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.);

— Центр электронной документации Республики Калмыкия (создан в 2002 г.).

Системы СЭД только начинают использоваться для организации хранения документов и информации и для налаживания эффективного доступа к накопленным массивам документов. Возникают другие проблемы: обеспечение целостности и аутентичности электронных документов в течение длительных периодов времени.

Некоторые СЭД вообще не предусматривают архивного хранения электронных документов, другие же настроены таким образом, что удалить из них документы (например, в связи с истечением срока хранения) просто невозможно.

Традиционные системы управления базами данных не годятся для хранения электронных документов, так как они ориентированы на работу с отдельные данными, а не документами.

Кроме того, быстрое устаревание компьютерной техники и носителей порождают угрозу потери информации и электронных документов из-за невозможности их прочесть.

Обеспечение сохранности электронных документов — комплекс мероприятий по созданию материально-технической базы, оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных документов, которые исключали бы утрату электронных носителей и обеспечивали поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также возможность воспроизведения электронных документов в виде, доступном для восприятия и понимания человеком без дополнительных технических приспособлений.

При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности просмотра. Начиная с 1950-х гг. было предложено несколько возможных вариантов решения данной проблемы:

— миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, использующиеся в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»)

— эмуляция программной среды. Такой подход базируется на критерии «идеального сохранения». Д. Ротенберг считает, что это лучший способ, т.к. позволяет использовать первоначальное программное обеспечение;

— инкапсуляция — включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.

Ещё одной проблемой, требующей внимания, является проблема внедрения электронного документооборота в организацию.

Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

Одна из типичных ошибок при переходе к электронному документообороту — недостаточная проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Ещё одним препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована.

После выбора продукта необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все недостатки. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств. Поэтому еще одной ошибкой при внедрении является экономия финансов на предварительное выполнение «пилота».

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений.

Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система Особенности Стоимость
Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио. От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

«Транскрипт» — это система электронного документооборота для организации. Позволяет обмениваться документацией с клиентами и контрагентами в цифровом виде без использования бумажных носителей.

Возможности платформы:

  • загрузка бланков для подписания из внешних источников;
  • отправка файлов любым операторам ЭДО с использованием роуминга;
  • согласование документов в рамках организации;
  • хранение истории документооборота;
  • использование любого сертификата цифровой подписи.

Система подходит для бухгалтера и руководителя любой организации. Ее использование сокращает время на обработку документов, ускоряет обмен, позволяет подавать отчетность без визита в контролирующие органы. Документы в электронном виде, заверенные цифровой подписью имеют ту же юридическую силу, что и оригиналы на бумажном носителе.

Бухгалтер может настроить формирование и отправку отчетности в автоматическом режиме. Это дает возможность не пропустить сроки подачи документов и избежать штрафных санкций.

После регистрации в системе «Транскрипт» пользователь получает бесплатный пакет из 50 исходящих документов. В дальнейшем тариф зависит от количества отправляемых файлов. Чем больше документов в пакете, тем ниже стоимость каждого из них. Услуга оказывается по предоплате.

Тарифы Транскрипт

Оплата: По подписке от 700 руб/годВсе цены

Характеристики Транскрипт

Есть русская версия

Оплата по подписке

Развёртывание Облако

Популярные вопросы и ответы про Транскрипт

  • Вопрос: Есть ли у Транскрипт бесплатный тариф?
  • Ответ: Нет
  • Вопрос: Есть ли бесплатный пробный период?
  • Ответ: Нет
  • Вопрос: Какой способ платежей можно использовать при оплате?
  • Ответ: По подписке
  • Вопрос: Какая минимальная цена за платные тарифы Транскрипт?
  • Ответ: 700 руб.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх