Электронный кадровый документооборот

Основа документооборота кадровой службы определяется положением о документообороте организации. Процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до полного его исполнения, помещения в дело или отправки, называется документооборотом. В общем документообороте организации можно выделить следующие этапы:

  • 1) первичная (экспедиционная) обработка поступающей документации;
  • 2) регистрация документов и предварительное их рассмотрение соответствующей службой;
  • 3) внутриорганизационное движение (исполнение) документа;
  • 4) обработка отправления документов.

По аналогичной схеме обрабатывается документация в кадровой службе.

Документопоток и структура документооборота кадровой службы предприятия.

Под документопотоком понимается совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут; соответственно документопоток кадровой службы — это совокупность документов кадрового подразделения.

Документопотоки различаются по направлению:

  • а) горизонтальные (связывают организации одного уровня управления);
  • б) вертикальные (восходящие и нисходящие).

В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяют следующие документопотоки:

  • 1) поступающая документация (входящая);
  • 2) отправляемая документация (исходящая);
  • 3) внутренняя документация.

Количество документов, обрабатываемых кадровой службой за единицу времени, называется плотностью документооборота кадровой службы.

Каждая организация стремится оптимизировать количество документов. Однако под повышением экономичности документооборота следует понимать не столько уменьшение количественной составляющей, сколько повышение качества содержащейся в документах информации. Таким образом, целью оптимизации документооборота должно быть приведение его в соответствие с потребностями кадровой службы при одновременном снижении затрат на ведение документооборота. При этом важно понимать, что потеря части информации из экономических соображений способна привести к отрицательному эффекту для компании в целом. Процесс оптимизации документооборота может включать следующие этапы:

  • 1) сбор и детальное описание существующего документооборота;
  • 2) анализ качественного содержания информации;
  • 3) оптимизация документооборота;
  • 4) создание стандартов (инструкций, положений).

Документооборот в компании в целом должен быть организован таким

образом, чтобы он способствовал оптимизации информационного обеспечения принятия управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Кадровый документооборот в организации

Понятие кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Виды кадровых документов

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.

1. Документация по приему на работу:

— заявление о приеме на работу;

— контракт о назначении на должность;

— приказ о приеме на работу;

— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

— заявление о переводе на другую работу;

— представление о переводе на другую работу;

— приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

— заявление об увольнении;

— приказ об увольнении;

— протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление о предоставлении отпуска;

— приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

— представление о поощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.

1. Организационно-правовая документация:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение о структурном подразделении;

— график отпусков;

— должностные инструкции.

2. Персональная документация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточка работника.

3. Договорная документация:

— коллективный договор (соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

— учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

Причем к локальным нормативно-правовым актам относятся:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— коллективный договор;

— штатное расписание;

— положение о должностной инструкции;

— положение о защите персональных данных работников;

— положение по оплате труда;

— положения о структурных подразделениях и др.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровню осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когда руководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношении управления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативных последствий. Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство в данном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагирования на какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможных последствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данном случае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния в кадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимает своевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е. данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либо трудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятия имеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятия содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. О существовании данной кадровой политики можно говорить, когда руководство предприятия имеет не только прогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадровая служба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводить регулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степени открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадровая политика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использована новыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка, ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Основным элементом кадровой политики является кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, регламентирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы, но и решить множество других задач, чем самым обезопасить себя от негативных последствий при решении трудовых споров в суде, где кадровая документация призвана выступать в качестве письменного доказательства. Таким образом, кадровое делопроизводство – это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом.

Нормативное регулирование кадрового документооборота

На сегодняшний день существует довольно обширная база законодательных и нормативных документов, регламентирующих сферу трудового законодательства.

Перечислим основные нормативно-правовые акты:

а) Конституция Российской Федерации;

б) Трудовой кодекс Российской Федерации от 31.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) в редакции федерального закона от 30.06.2006 № 90- ФЗ;

в) Кодекс РФ об административных правонарушениях;

г) Гражданский кодекс РФ;

д) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

е) Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных»;

ж) Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

з) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социальной политики РФ от 21.08.1998 № 37;

и) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;

к) Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Также в кадровой деятельности предприятия, помимо перечисленных выше законодательных актов федерального уровня, должны учитываться законодательные акты субъектов Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления.

Работа с документами, в том числе и кадровыми, на любом предприятии выстраивается на основе законодательных и нормативно-методических регламентаций, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

На основе законодательной базы, касающейся разных аспектов документарного оформления управленческой деятельности, разрабатываются локальные акты (нормативно-методические документы), регламентирующие документационное обеспечение деятельности.

Нормативно-методическая база определяет технологию создания документов и регулирует:

а) правила оформления документов;

б) правила работы с документами;

в) обеспечение сохранности документов;

г) порядок сдачи документов на архивное хранение;

д) работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

е) внедрение новых информационных технологий в работе с документами.

Главным документом, регулирующим любые правоотношения в государстве, является Конституция Российской Федерации, а трудовые отношения, в свою очередь, регулируются Трудовым кодексом.

Соответственно, эти два документа являются первоочередными в отношениях работодателя и работника и в грамотном их оформлении.

Просмотров 3 115

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов. В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге. В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением. Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору. Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником. Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ. Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица. Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса. Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи. В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

С чего начался эксперимент

Речь о переводе кадрового документооборота в электронный формат зашла еще в 2017 году в связи с национальной программой «Цифровая экономика». По замыслу разработчиков переход на кадровый ЭДО:

  • повысит качество управления за счет ускоренного обмена информацией;
  • упростит взаимодействие работников с кадровой службой и контролирующими органами;
  • обезопасит кадровые документы, содержащие в том числе персональные данные сотрудников;
  • сократит расходы на печать и бумагу.

В 2018 году работу с кадрами «оцифровали» компании-гиганты: «Российские железные дороги», «Газпром», «АвтоВаз» и пр. Пилотный проект цифрового документооборота выявил серьезные проблемы, решение которых взял на себя Минтруд.

Весной 2020 года актуальность вопроса возросла: половина страны перешла на удаленную работу и оформлять документы по всем правилам работодателям стало сложнее. В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота

Проект предполагает, что документы кадровые службы будут оформлять, подписывать и хранить только в электронном виде — без дублирования на бумаге. Работодатели могут работать в своих системах или в информационной системе «Работа в России».

Участники эксперимента самостоятельно определяют, какие типы документов они готовы перевести в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Как должен подписывать документы работник, в законе № 122-ФЗ не уточняется.

Особое правило введено только для трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности. Их сотрудник подписывает простой подписью, если организация ведет документооборот в системе «Работа в России», или усиленной неквалифицированной — если в своей учетной системе.

Эксперимент не распространяется на электронные трудовые книжки. Эту сферу регулирует Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Участие в проекте добровольное. О своем желании присоединиться к эксперименту может заявить учреждение или коммерческая организация любой сферы деятельности.

Работодатель не может заставлять сотрудников вести документы в электронном виде. Они присоединяются к проекту добровольно, вправе отказаться от участия на старте и даже выйти из проекта в любой момент. К эксперименту можно привлекать соискателей и только устроившихся работников.

Специалист по кадровому учету Контура Алсу Гензель:

«Контур тоже принимает участие в эксперименте Минтруда. Свое согласие уже дали около 50 % сотрудников, и этот показатель меняется ежедневно. На онлайн-подписание документов мы перевели приказы по командировкам и всем видам отпусков».

Не могут участвовать в эксперименте сотрудники, временно занятые в организации по договору о предоставлении персонала, а также дистанционные работники. Документооборот с последними регулируется ст. 312.2 ТК РФ. Основные документы могут быть оформлены электронно, но работодатель обязан в срок до трех дней отправить бумажный экземпляр почтой.

Все расходы, связанные с экспериментом, в том числе затраты на оформление электронных подписей для сотрудников, работодатели берут на себя.

Как принять участие в эксперименте

Если ваша организация хочет присоединиться к проекту, до 1 декабря 2020 года подайте заявление в Минтруд России. В заявлении укажите: ИНН и название, штатную численность и предварительное количество сотрудников-участников эксперимента. Образец заявления вы найдете в Приложении № 1 к приказу № 240.

Кроме того, проведите предварительную подготовку:

  1. Определите типы документов, которые будут вестись только в цифровом формате.
  2. Получите согласие работников на участие в эксперименте, сформируйте список желающих.
  3. Внесите изменения в локальные нормативные акты, в том числе регулирующие использование электронной подписи, обработку персональных данных и пр.
  4. Ознакомьте работников с порядком проведения эксперимента и сопутствующими документами.
  5. Установите программу для кадрового ЭДО или используйте информационную систему «Работа в России» — сейчас система в разработке, в эксплуатацию ее запустят 20 июля.

Обратите внимание: работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников, в том числе в электронных документах, поэтому установленная учетная программа и система передачи документов должны соответствовать требованиям № 152-ФЗ.

Какую отчетность будут сдавать работодатели

Будьте готовы в ходе эксперимента подавать в Минтруд промежуточные отчеты:

  • до 1 августа 2020 года;
  • до 1 декабря 2020 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Отчет должен содержать сведения:

  1. Количество сотрудников, которые согласились участвовать в эксперименте изначально, процент участвующих на начало отчетного этапа, доля вышедших досрочно.
  2. Перечень документов, которые работодатель выбрал для эксперимента.
  3. Перечень мероприятий, которые провел работодатель, чтобы перейти на электронный учет документов, в том числе:
    • доработка установленного ПО;
    • настройка взаимодействия с информационной системой «Моя работа»;
    • меры по защите информации и пр.
  4. Наличие технических проблем.
  5. Количество жалоб/споров с сотрудниками с разбивкой по темам.
  6. Предложения по доработке системы электронного кадрового учета.

Подобные срезы позволят собрать максимально полную картину и дать оценку эффективности эксперимента. После анализа результатов Минтруд решит, какие еще доработки нормативно-правовой и технической баз нужны, чтобы система электронного кадрового документооборота работала без сбоев и обеспечивала стабильное взаимодействие работодателей с сотрудниками.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх