Формы документов

Все компании, ведущие свою деятельность на территории Российской Федерации, обязаны ее фиксировать и отражать в бухгалтерском учете. Под разные виды хозяйственных операции предусмотрены специальные бланки, в которые вносится каждое событие, имеющее отношение к рабочему процессу.

Содержание

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы это обязательные для заполнения формы, отражающие хозяйственную деятельность фирмы. Они являются носителями первичной учетной информации и могут формироваться как внутри компании, так и быть полученными от сторонних организаций: поставщиков, подрядчиков, покупателей и прочих. Перечень бланков приведен в федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете».

Фиксирование данных

Сколько времени нужно держать первичку в компании? Закон обязывает хранить первичные документы бухгалтерского учета в течении пяти лет, начиная с года, следующего за отчетным. При проверке компании или ее контрагентов, налоговая инспекция может запросить любые необходимые бумаги за этот период. В этом случае в обязательном порядке составляется реестр изъятых бумаг. В случае не предоставления, согласно статьи 120 Налогового кодекса РФ, на организацию может быть наложен штраф в размере от 10000 до 30000 рублей.* Кроме этого, при отсутствии документа, подтверждающего расходы фирмы, налоговая инспекция обяжет пересчитать итоговую сумму налога и доплатить разницу в бюджет.

Первичная документация в бухгалтерии составляется в соответствии с действующим законодательством РФ. Ее неправильное оформление тоже облагается штрафом. По статье 15.11 КоАП РФ на ответственного выписывается штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.*

Первичные документы бывают как в бумажном, так и в электронном виде, потому что все больше организаций переходят на использование ЭДО. Если первичка предоставляется в электронном виде, то она должна быть заверена ЭЦП.

Дополнительная информация! Необходимость в первичке может возникнуть в случае судебных разбирательств или споров с контрагентами, где они могут послужить оправдательными документами.

Хранение

Для чего нужны первичные документы бухгалтерского учета

Ежедневно в компании производится до сотни различных операций: заключаются новые договора с покупателями, оплачиваются счета поставщиков, выдаются деньги подотчётным лицам, приходуется мебель и оборудование и так далее. Для отражения каждой операции используются первичные учетные документы. Составляются они при проведении хозяйственной операции и являются подтверждением совершения сделки.

На их основании бухгалтер фирмы составляет проводки, они служат для определения налоговой базы. Оформлением занимается в основном поставщик. Покупателю следует пристально следить за правильностью составления, так как ему предстоит показывать их как свои расходы и учитывать при расчете налогов.

Перечень документов

Первичная документация в бухгалтерии содержит следующий список, подтвержденный Госкомстатом РФ за 2019 год:

  1. Товарная накладная. Содержит перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Составляется в двух экземплярах: один остается поставщику, второй уходит покупателю. Оба экземпляра должны содержать подписи обеих сторон и быть заверены печатями, если это прописано в учетной политике организаций.
  2. Акт сдачи-приемки. Должен составляться на основании выполненных работ или предоставленных услуг в двух экземплярах. Подписывается обеими сторонами. Является подтверждением выполнения обязательств сторонами по договору в полном объеме.
  3. Расчетно-платежные ведомости. Используются для расчета по заработной плате с сотрудниками компании.
  4. Документы, подтверждающие операции с основными средствами организации. Это может быть Акт приемки-передачи ОСпо форме ОС-1, Списание объекта по форме ОС-4, Инвентаризационная опись ИНВ-1.
  5. Кассовые документы. Оформляют поступление и выдачу денежных средств из кассы организации.
  6. Платежное поручение. Подтверждает перевод денежных средств на расчетный счет поставщика, в счет погашение долга.
  7. Авансовый отчет. Служит подтверждением расходования денежных средств.
  8. Акт зачета взаимных требований. Документ, составленный на основании прекращения обязательств по договору между организациями, составленный для погашения взаимных однородных требований.
  9. Бухгалтерская справка. В нее вносят операции, подлежащие дополнительному отражению в бухучете.

ТОРГ-12

Следуя п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ на предприятиях могут применяться как унифицированные формы, так и собственные, разработанные под свои специфические нужды. К примеру, не существует регламентированной формы Акта списания материалов, поэтому компании вынуждены разрабатывать свои варианты. Чтобы первичные бухгалтерские документы имели юридическую силу, они должны в обязательном порядке содержать следующие реквизиты:

  1. Название документа.
  2. Дата составления.
  3. Наименование организации, которая составила документ.
  4. Название хозяйственной операции.
  5. Единицы измерения, такие как вес, объем, количество, денежные характеристики.
  6. Должности ответственных за составление и подписание документа лиц.
  7. Обязательные подписи двух сторон, участвующих в сделке.

К сведению! До 2015 года обязательными на документе были печати организаций, но согласно Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ, для многих предприятий наличие печати стало необязательным. В случае, если организация не пользуется печатью, эта информация обязательно должна быть зафиксирована в уставе. Следует уведомить об этом контрагента и предоставить ему выписку из учетной политики.

Акт

Правила оформления

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20, первичные документы в бухгалтерии могут быть комбинированными. Организация имеет право взять за основу регламентированную форму и добавить в нее необходимые строки.

Все формы первички, используемые в ежедневной деятельности компании, должна утверждать ее учетная политика. Если контрагент, с которым сотрудничает компания, в своей работе тоже применяет бланки собственной разработки, то это также нужно указать в учетной политике.

Важно! По закону организация может применять любые формы первичной документации, но по информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012, кассовые бланки строгой отчетности должны иметь только унифицированную форму.

Приходный кассовый ордер

Классификация

Чтобы лучше разобраться с тем, первичка в бухгалтерии что это и для облегчения работы с ней, было принято ввести классификацию и условно разделить ее на следующие виды:

  • по назначению;
  • по содержащимся в них сведениям;
  • по месту составления;
  • по способу отражения операций;
  • по способу обработки.

По своему назначению делятся на:

  1. Распорядительные. Заключают в себе распоряжения о необходимости совершения каких-либо действий.
  2. Исполнительные. Подтверждают произведенную операцию и служат основанием для ее отражения в бух учете. К ним относятся приходно-кассовые ордера, акты о завершении строительства, накладные на выдачу материальных.
  3. Бухгалтерского оформления. Используются для обеспечения, сокращения, упорядочения и подготовки учетных записей. Также позволяют подготовить исполнительные и распорядительные документы для отражения их в бухгалтерском учете. Это могут быть платежно-расчетные ведомости, бухгалтерские справки, накопительные ведомости.
  4. Комбинированные. Итоговые документы, несущие в себе исполнительные, распорядительные и бухгалтерского оформления. На их основании оформляются накладные, а также приходно-расходные кассовые ордера.
  5. Строгой отчетности. Бланки, отпечатанные в типографии. На них должны быть указаны название фирмы, в которой они были изготовлены, ее адрес, номер заказа, дата выполнения, тираж по количеству экземпляров. В компаниях могут использоваться бланки удостоверений, квитанций, дипломов, билетов.

По содержащимся в них сведениям делятся на:

  1. Первичные. Несут в себе информацию о произведенных хозяйственных операциях. К ним относятся накладные, акты списания ОС, приходно-расходные кассовые ордера.
  2. Сводные первичные. Их еще называют вторичными. Служат для обобщения данных, содержащихся в первичных документах. Это могут быть отчеты кассира, о движении материальных ценностей, различные ведомости.

По месту составления подразделяется на:

  1. Внешние. Полученные от сторонних предприятий. Это могут быть банковские выписки, товарно-транспортные накладные.
  2. Внутренние. Оформленные самой компанией, такие как платежные ведомости, приходные и расходные ордера, описи инвентаризации.

По способу отражения операций могут быть:

Разовые. Такой вид документов служит для отражения единичной хозяйственной деятельности. К ним относятся приходно-расходные ордера, авансовые отчеты.

Накопительные. Содержат повторяющиеся однотипные операции, которые фиксируются по мере поступления. Они помогают сократить количество схожих документов. Это могут быть платежные ведомости, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные акты.

По способу обработки делятся в зависимости от ввода данных. Они могут оформляться вручную или подвергаться машинной обработке.

Классификация

Первичная бухгалтерская документация является обязательной в ведении бухгалтерского и налогового учета организации. Ни одну операцию нельзя провести без подтверждающих ее документов. Чем больше внимания будет уделено руководством компании первичному документообороту, тем достовернее будет учет и меньше вопросов со стороны контролирующих органов.

Обратите Ваше внимание!
Приказом Министерства экономического развития ПМР от 02.07.2012г. № 326 внесены изменения и дополнения в Приказ Министерства финансов ПМР от 02.12.2008г. № 226 «Об утверждении Альбома унифицированных форм первичной учетной документации и Перечня регистров бухгалтерского учета». (ознакомиться с приказом в электронном виде можно на сайте Министерства Юстиции ПМР — )
Вышеназванный Приказ Министерства экономического развития устанавливает, что Приказ Министерства финансов ПМР от 02.12.2008г. № 226 «Об утверждении Альбома унифицированных форм первичной учетной документации и Перечня регистров бухгалтерского учета» необходимо считать Приказом Министерства экономического развития ПМР, а так же вводит в приказ дополнительную форму первичной документации, а именно: «Товарный протокол цен на социально значимые товары».
Товарный протокол цен на социально значимые товары является неотъемлемой частью товаросопроводительного документа, оформляется на каждую партию социально-значимых товаров и содержит основные данные для контроля предельного уровня суммарной торговой надбавки путем отражения начального (данные о ценах производителя на территории ПМР или цены импортированных товаров на территорию ПМР, приобретенных организацией) и текущего (данные о ценах продавца или посредника (перепродавца) этапов формирования отпускных цен на социально-значимые товары.

Скачать образец бланка акта об оказании услуг (общая форма)

Скачать бесплатно бланк акта выполненных работ в word

Скачать бесплатно бланк акта об оказании услуг по обучению

Скачать форму акта оказанных услуг на рекламу

Скачать образец акта оказанных услуг word на установку обогревателей

Скачать бланк акта выполненных услуг на уборку территории

Скачать образец акта выполненных услуг в word по консультированию

Скачать бланк сдачи-приемки оказанных услуг 2020 года по перевозке

на профподготовку безработных граждан

на строительство теннисного корта

на изготовление бланков

Когда составляют акт

Этот документ свидетельствует о том, что на основе контракта (договора) выполнены работы или оказано обслуживание в полном объеме и в установленные сроки. В нем отражают количественные и качественные характеристики исполнения подрядчиком условий заключенного госконтракта. Он подписывается как заказчиком, так и поставщиком и является завершающим этапом реализации государственного контракта. Один экземпляр остается в организации, исполняющей роль заказчика, другой передается исполнителю работ.

Составляют акт оказания услуг или выполненных работ и в том случае, если заказчик отказывается принимать работы, и когда работа выполнена не в полном объеме или не выполнена вовсе. В таких ситуациях в актуальном протоколе обязательно отражают обнаруженные нарушения, которые препятствуют приемке результатов госзаказчиком, и обозначают срок, в течение которого их придется устранить.

Документация служит существенным доказательством в судебных разбирательствах с исполнителем при наступлении спорных моментов по контракту, предметом которого являются нематериальные услуги, результат которых нельзя продемонстрировать, оценить или измерить. Примеры таких закупок — заказы на использование интеллектуальных, профессиональных знаний исполнителя с целью выполнения потребностей организации-заказчика. В этом случае документ свидетельствует о выполнении и отражает полноту и сроки выполнения работ.

Документация о согласовании результатов является немаловажной и для организации-заказчика при составлении промежуточной и итоговой бухгалтерской отчетности об освоении выделенных бюджетных средств. Документ, подписанный обеими сторонами, является основанием для оплаты исполнителю и подтверждает целевое использование бюджетных ассигнований.

Какой бланк использовать

Соглашение между сторонами составляют как в утвержденных формах, так и в свободном виде с учетом особенностей конкретного госзаказа и отрасли функционирования организации-заказчика. Законодательство не предусматривает единой формы акта выполненных работ по договору оказания услуг, поставки товара или выполнения работ, но в закупках по строительству или ремонту используется унифицированная форма № КС-2, номер по ОКУД 0322005. Этот бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999.

В последнее время контрольными органами в сфере закупок были выпущены методические рекомендации по использованию унифицированных форм. В них отражаются случаи нарушения условий договора, расчет штрафных санкций и суммы выплат с учетом удержания штрафных санкций.

Как разработать шаблон самостоятельно

Каждая организация-заказчик вправе самостоятельно решить, как должен выглядеть акт выполненных работ, разработать бланк и утвердить его в своих локальных документах. Когда его готовите, указывайте такие сведения:

  • номер документа;
  • номер контракта, который закрывается;
  • дату составления и подписания;
  • наименование, количество и стоимость выполненных работ;
  • стоимость с учетом применяемой системы налогообложения;
  • реквизиты сторон;
  • подписи и печать.

ВАЖНО! Если в документе обнаружены погрешности, составьте новый и аннулируйте старый.

Как оформить

Оформление документа допускается на фирменном бланке заказчика либо в стандартном формате на листе А4. Он составляется в двух или более экземплярах для каждой из сторон госконтракта. Более двух экземпляров составляется, если он передается в надзорные или контрольные органы заказчика, например в Федеральное казначейство, для оплаты. Соглашение подписывается обеими сторонами и закрепляется печатями в случае их использования организациями.

В документе обязательно отражайте такие параметры:

  • предмет закупки;
  • цену контракта;
  • сроки выполнения работ.

По общему правилу, документ о согласовании итогов оказанных работ составляется поставщиком, так как он ответственен за результат и качество работ.

Бланк унифицированной формы ОКУД 0322005

Образец акта выполненных работ и услуг

АКТ

г. Санкт-Петербург 10 ноября 2020 года

ГБУ «Госпиталь № 1», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице директора Петрова П.П., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Альфа», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора Иванова И.И. действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые Стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:

1. В соответствии с контрактом № 3/19 от «10» сентября 2020 года (далее — Контракт), Исполнитель выполнил обязательства по организации экскурсии на 30 человек по программе «Путешествие из Петербурга в Москву» по мотивам повести Радищева.

2. Фактическое качество оказанных услуг соответствует требованиям Контракта.

3. Вышеуказанные услуги, согласно Контракту, должны быть выполнены не позднее «15» ноября 2020 года, фактически выполнены «10» ноября 2020 года.

4. Недостатки в предоставленных услугах не выявлены.

5. Сумма, подлежащая оплате исполнителю, в соответствии с условиями Контракта, — 30 000,00 (тридцать тысяч рублей 00 копеек). Без НДС.

6. Этот документ составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Для чего нужна первичка

Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ.

Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.

Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчетность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа – нет хозяйственной операции, а значит и отчётность составлена неправильно, и налоги посчитаны неверно.

Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролерам по их требованию.

Раньше первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем чуть ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.

В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдете все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует закрывающие и другие документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.

На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.

Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:

Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.

Все формы первичных документов, которые использует организация или ИП, должны быть закреплены в учётной политике и применяться как минимум год, до утверждения новой политики.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Но имейте в виду, что если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2018 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по-старинке оформлять бумажный документ.

Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.
Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).

Когда можно применять только унифицированные формы

Не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. Иногда нужно использовать строго унифицированные формы.

Так, при перевозке грузов автотранспортом можно применять только транспортную накладную, утверждённую Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.

При проведении безналичных расчетов используют расчётные документы, утверждённые банковским законодательством. В частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.

Унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчётно-платежные ведомости. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У.

Можно ли оформлять первичку в валюте

В законе о бухучёте нет конкретного условия, что первичные документы нужно составлять именно в рублях. Но тот же закон говорит, что объекты бухучёта нужно отражать в рублях, а если их стоимость выражена в валюте, нужно пересчитать в рубли. И в рублях же нужно составлять отчётность. Поэтому и первичка должна быть тоже в рублях.

Если нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента, можно сделать так:

Как вносить исправления в первичные документы

Если после того, как документ приняли к учёту, в нем обнаружили ошибку, заменить его новым уже нельзя, можно только исправить существующий. Исключение — счета-фактуры и УПД. Для них предусмотрены корректировочные формы.

Чтобы внести исправление в бумажный документ:

  1. Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой. Так, чтобы можно было прочитать исправленное.
  2. Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
  3. Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, составивших исправляемый документ, с указанием их фамилий и инициалов (других реквизитов, позволяющих идентифицировать этих лиц), укажите дату внесения исправлений.

Как вносить исправления в электронные первичные документы организация может решить сама. Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике.

Нужно ли заверять первичку печатью

В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет.

Но есть исключения:

  1. Печать обязательна в некоторых документах, форма которых утверждена нормативными актами, не относящимися к сфере бухучета. Например, расчетные (платежные) документы.
  2. Если вы решили использовать применявшиеся раньше унифицированные формы документов, не внося в них никаких изменений, печать нужна, потому что эти формы содержат реквизит печати.

Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.

Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это придает документу большую юридическую значимость.
В частности, сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.

Как организовать хранение первичных документов

Согласно п. 6 Положение Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 первичные документы, которые используются в текущей деятельности, до передачи в архив нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

После того как документы перестают использоваться в текущей деятельности, их помещают на хранение в архив. Можно использовать как собственный архив, так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций.

Можно хранить первичку и в электронном виде, но только если она заверена электронной подписью. При этом нужно осуществлять и хранение средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Порядок хранения документов и процедуру передачи документов в архив лучше прописать во внутренних документах организации.

О сроках хранения документов с последними изменениями мы подробно рассказали в этой статье. Если обобщить, то для большинства документов бухгалтерского и налогового учета срок хранения — 5 лет, а для документов по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50/75 лет.

Что делать при утере документов

Нужно расследовать причины пропажи и найти либо восстановить документы. Для расследования назначают специальную комиссию. Если нужно — с участием госорганов. По результатам расследования составляют акт.

Если документы не нашлись, нужно отправить письменные запросы контрагентам, банкам и налоговой инспекции на предоставление дубликатов.

Если какую-то часть документов восстановить невозможно, нужно составить акт об этом и указать причины.

Всю документацию, подтверждающую расследование и работу по восстановлению документов, нужно сохранить. Это акты, запросы, переписка и т.д.

Ответственность за отсутствие документов

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:

  • на 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
  • на 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
  • на 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ.

Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.

Станьте пользователем сервисе «Моё дело», и вы сможете в автоматическом режиме формировать первичные документы, заполнять отчёты, рассчитывать налоги и получать консультации экспертов.

Попробовать бесплатно

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 0 нравится Поделиться:

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх