ФЗ о делопроизводстве

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.».

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N3 1, ст. 3233), в следующей редакции:

«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.».

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства Российской Федерации

В. Путин

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

«документ» — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» — обязательный элемент оформления документа;

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«номенклатура дел» — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

«служба делопроизводства» — структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых — в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу дело производства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформ ления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

Минэкономразвития РФ внесло в правительство проект закона о переводе делового документооборота в электронный вид. Это позволит сэкономить бизнесу миллиарды рублей, сообщила пресс-служба министерства.

Сейчас по закону банки и компании обязаны хранить многие документы в бумажном виде сроком до 75 лет. Это приводит к большим расходам. Например, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 миллиарда рублей в год.

Общие затраты бизнеса на хранение бумажных документов оцениваются в 3,5 триллиона рублей в год.

Законопроектом, разработанным министерством, планируется ввести хранения документов в электронном виде и конвертацию документа в другой формат при сохранении его юридической значимости (из бумаги в цифру).

«Сегодня бизнес должен хранить документацию в бумажном виде. Минэкономразвития предлагает перевести их в электронный вид, а бумажные экземпляры уничтожить через год после цифровизации, если иное прямо не установлено нормативными актами. Это сэкономит предпринимателям время, место и деньги», – пояснил заместитель министра экономического развития Владислав Федулов.

Это один из законов, которые повышают уровень цифровизации страны. Ранее были введены электронные трудовые книжки. ПФР начал получать отчеты и данные от работодателей с 15 февраля, и уже свыше 1 миллиона человек перешли на электронные трудовые книжки.

Закон о введении электронных трудовых книжек вступил в силу 1 января 2020 года. По закону работодатели обязаны предоставлять в ПФР в электронном виде сведения о приеме на работу и переводе на другую постоянную работу всех сотрудников, а также об увольнении сотрудников и подаче ими соответствующих заявлений. Работник обязан написать заявление о выборе трудовой книжки в срок с 1 июля до 31 декабря. С 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников, впервые устроившихся на работу, начнут вести только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Антон Антипин

Генеральный директор компании «Business Set»

Преподаватель Высшей школы экономики (Президентская программа, Курсы повышения квалификации, Программы Master in Strategy, Master in Management)

Преподаватель Российского Международного Олимпийского Университета

Эксперт Центра развития и поддержки предпринимательства (экспертиза: проектирование стратегии развития предприятия, разработка и внедрение сбалансированной системы показателей, моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов)

Сертифицированный преподаватель Business Studio

Галина Гордукалова

Заведующий кафедрой «Информационной аналитики» Санкт-Петербургского Государственного Университета Культуры и Искусств

Дмитрий Могилко

К. т. н.

Бизнес-архитектор

Эксперт-консультант ВЭШ СПГЭУ

Асессор по модели EFQM

Партнёр ГК «Современные технологии управления» (г. Санкт-Петербург)

Екатерина Шигалева

Руководитель сектора научно-технической информации «ТатИнвестГражданПроект»

Деятельность любой организации практически невозможна без документального сопровождения. Поэтому работа с документами в том или ином виде присутствует в каждой компании. А если есть работа с документами — значит, ее необходимо правильно организовать. Сделать это можно разными способами, рассмотрим, как это реализуется с помощью системы Business Studio.

Термины и определения

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация (созданная, полученная и сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности).

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Система управления документами — информационная система, обеспечивающая сбор, управление документами и доступ к ним в течение времени.

Управление документами — совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами включает в себя:

  • Принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
  • Распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
  • Проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
  • Интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности;
  • Перечень документов для каждого процесса деловой активности и требования к информации, подлежащей включению в документы;
  • Решения по форме и структуре документов системы и технологиях их создания и обработки;
  • Требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;
  • Требования к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;
  • Оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;
  • Обеспечение сохранности документов и доступа к ним;
  • Соответствие правовым требованиям, стандартам и политике организации;
  • Обеспечение безопасного хранения документов;
  • Оценку возможности повышения эффективности процессов и решений в результате качественного управления документами.

Отметим, что Business Studio (самостоятельно или в рамках интегрированного пакета с системой электронного документооборота Directum) справляется с решением всех поставленных перед системой управления документами задач.

Business Studio позволяет сформировать стандарты управления документацией, для этого в программе заложены:

  • Простые и понятные нотации для описания диаграмм процессов;
  • Возможность описания структуры документов, их использования в бизнес-процессах компании;
  • Возможность хранения самих документов непосредственно в Business Studio.

Кроме того, в Business Studio версии Enterprise, включающей модуль поддержки и развития Системы менеджмента качества предприятия, входит полный комплект обязательных документированных процедур, одной из которых как раз является процедура управления документацией предприятия. В этой процедуре определяются не только технологии работы с документацией, но и распределяются ответственность и полномочия по управлению ими.

Отдельно хотелось бы выделить удобный механизм доведения регламентирующей документации до сотрудников компании — внутренний сайт регламентирующей документации. Постоянное наличие актуальной информации на рабочих местах способствует повышению исполнительской дисциплины сотрудников. Внутренний сайт регламентирующей документации становится для сотрудников путеводителем в системе управления документами, её электронным каталогом. Ниже, в практической части, будет представлена методика самостоятельной настройки такого сайта.

Итак, «путеводителем» в системе управления документами является Электронный Каталог, который по функциональным признакам может быть отнесен к категории «Информационные системы», представляющей собой совокупность содержащейся в Базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Хранилищем информации в электронном каталоге выступают Базы данных, представляющие собой совокупность записей различного типа и содержащие перекрестные ссылки. В Базе данных возможна объектная модель хранения данных — когда вместе с данными хранятся и методы их обработки. Простым способом хранения документов является их запись в файлы, представляющих собой совокупность записей одного типа и не содержащие перекрестные ссылки.

Под информационным поиском понимается поиск неструктурированной информации, единицей представления которой является документ произвольного формата. Предметом поиска выступает информационная потребность пользователя, неформально выраженная в информационном запросе.

При организации проблемно-ориентированных Баз данных удобство автоматизированного поиска информации в Электронном Каталоге достигается применением лингвистических средств, обеспечивающих представление смыслового содержания документов. При этом морфологический анализ документа обеспечивает выделение словоформ (словообразующих основ) с присвоением определенных грамматических признаков (частей речи: существительные, прилагательные, глаголы, количественные числительные), а синтаксический анализ позволяет установить синтаксическую структуру предложений (взаимосвязь частей речи).

Повышение качества поиска информации может быть достигнуто применением семантического подхода в методологии контент-анализа, представленного такими направлениями как «Data Mining» и «Text Mining».

Тематический информационный поиск наиболее удобно осуществляется в хранилищах с иерархической классификацией информационных массивов, при этом в качестве базовой модели при разработке классификатора может послужить традиционный карточный каталог: каталожный шкаф — каталожный ящик — каталожная карточка (правило «трех кликов»).

Классификация — систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям в соответствии с логически структурируемыми условиями, методами и процедурными правилами.

При разработке иерархической классификации документов в качестве признаков могут быть выбраны следующие основания принадлежности к той или иной категории:

  • Является ли документ внешним по отношению к организации или внутренним?
    • Входящие и Исходящие;
    • Внутренние.
  • Содержит ли документ аналитическую или операционную информацию?
    • Аналитика;
    • Процессные и Проектные.
  • Предписывает ли документ пошаговые действия пользователя при выполнении должностной функции?
    • Инструкции пользователя (технологические инструкции);
    • Шаблоны документов.
  • Описывает ли документ функции должностных лиц подразделения и правила взаимодействия сотрудников в бизнес-процессах компании?
    • Положения о подразделении;
    • Должностные инструкции;
    • Регламенты взаимодействия.
  • Описывает ли документ общие аспекты управления проектами?
    • Резюме проекта;
    • План-график и Бюджет выполнения работ проекта;
    • Протоколы заседаний (команды проекта);
    • Решения (Руководителя проекта) об изменениях в проекте.
  • Отражает ли документ юридические аспекты управления проектами?
    • Договоры;
    • Технические задания;
    • Соглашения.
  • Отражает ли документ финансовые аспекты управления проектами?
    • Акты;
    • Справки выполненных работ.
  • Отражает ли документ производственные аспекты управления проектами?
    • Исходно-разрешительные;
    • Изыскательские;
    • Рабочие;
    • Сметные;
    • Согласования;
    • Экспертиза;
    • Строительные;
    • Исполнительные.

Документы Электронного Каталога, принадлежащие к различным категориям, могут быть сгруппированы по Типам и соответствующим Видам:

В качестве объектов индексирования документов Электронного Каталога могут быть использованы их метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру и управление документами в течение времени:

  • Идентификатор;
  • Автор;
  • Сотрудник или должностное лицо, ответственное за ведение документа в АСЭД;
  • Дата (и время, если имеет смысл) составления документа;
  • Адресат(ы);
  • Вид документа;
  • Дата/время регистрации;
  • Права доступа групп пользователей;
  • Права доступа пользователей;
  • Гриф ограничения доступа;
  • История изменений грифа ограничения доступа, т. е. для каждого предыдущего грифа записывается;
  • Метаданные консервации (при хранении документов в течение времени, превосходящего ожидаемый срок эксплуатации исходных приложений);
  • Индикатор высокой важности документа;
  • Идентификатор(ы) извлечений (выписок) из документа;
  • Порядок хранения;
  • Статус передачи (в другой архив);
  • Определяемые пользователем элементы метаданных;
  • Электронная подпись(и), сертификат(ы), виза(ы);
  • Удостоверение(я) электронной подписи, включая удостоверяющий центр, дату и время проверки;
  • Дата отправки;
  • Дата получения;
  • Связи с родственными документами;
  • Версия документа;
  • Язык;
  • Информация о шифровании;
  • Информация об электронных водяных знаках.

Часть этих данных уже заложены в параметры объектов «Документы» Business Studio. Если пользователю в рамках его системы управления документами потребуется более развернутый (например, приведенный выше) перечень параметров документа, он может расширить перечень параметров документа, используя возможности редактора классов Meta Edit.

Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

  • Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
  • Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
  • Реализацию права на доступ к информации.

Доступ (в том числе видимость) документов Электронного Каталога определяется набором прав доступа — контролируемых способов доступа к документам и объектам метаданных:

  • Чтение и просмотр;
  • Изменение (редактирование);
  • Добавление;
  • Удаление.

Права доступа определяются для определенных Ролей — установок прав доступа к объектам метаданных. Пользователям присваиваются сочетание ролей для исполнения должностных обязанностей (в информационной среде), при этом в системе для пользователя «Администратор» предусматривается роль «Полные права», которая предоставляет доступ ко всем объектам метаданных.

При работе с сайтом регламентирующей документации, сформированным в Business Studio, у пользователя открыты права только на чтение и просмотр.

Процессы жизненного цикла Электронного Каталога:

  • Основные процессы (приобретение, поставка, разработка и совершенствование, эксплуатация, сопровождение);
  • Вспомогательные (документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, верификация, валидация, ревизия отчетов, устранение дефектов);
  • Организационные (управление проектом, создание инфраструктуры, обучение).

Основные модели жизненного цикла Электронного Каталога:

  • Каскадная — последовательное поэтапное выполнение работ;
  • Спиральная — итерационный выпуск версий с постоянным улучшением качества продукта.

Создание Электронного каталога на платформе Business Studio

Перейдем к практической части создания и настройки электронного каталога документов средствами Business Studio.

Для регистрации документов с последующим отображением их содержания в общем доступе с помощью внутреннего сайта регламентирующей документации в системе «Business Studio»* необходимо выполнить следующие действия:

  1. В коллекциях навигатора «Объекты деятельности», далее «Документы» и затем в «Бумажный документ» создается дополнительная папка «Система документов», в которой создаются папки с категориями документов Электронного Каталога:

  2. Затем необходимо выбрать созданную папку (Навигатора), соответствующую категории документа и с помощью контекстного меню (открывается правой кнопкой мыши) создать подчиненный объект соответствующего названия (например, «Инструкция пользователя отчетности по проекту в 1С»):

  3. С помощью контекстного меню для созданного объекта войти в Свойства.

  4. В открывшемся диалоговом окне в параметре «Файл бумажного документа» с помощью троеточия открыть диалоговое окно ссылки на файл:

  5. Далее с помощью гиперссылки «Выбрать файл» выбрать соответствующий файл:

  6. Закрыть диалоговые окна.

  7. Аналогичным способом осуществляются ссылки на другие документы системы.

    Для настройки отображения содержания документа на сайте регламентирующей документации с помощью мастера отчетов выполняются следующие действия:

  8. Сначала необходимо создать соответствующий отчет в системе Business Studio. Делается это с помощью Мастера отчетов, который входит в поставку Business Studio:

  9. В следующем окне необходимо выбрать класс объектов Документы, от которого будет запускаться отчет:

  10. Затем выбрать тип вставляемой в отчет привязки Файл. Именно этот тип привязки позволяет выводить в отчет содержимое присоединенного к объекту системы файла:

  11. Затем необходимо определить то, что привязка является динамической, то есть содержание отчета зависит от того, от какого объекта он будет запущен.

  12. В следующем окне необходимо выбрать параметр для вывода в отчет:

  13. Затем предлагается дать краткое определение созданной привязки:

    И присвоить отчету имя (параметр «Название отчета»):

  14. Присвоив отчету имя, необходимо его сохранить. Рекомендуется делать это в группе «Пользовательские отчеты»:

  15. Теперь необходимо обеспечить вывод созданного отчета в HTML-навигаторе. Для этого у созданного отчета в папке «Пользовательские отчеты» нужно включить флажок «HTML»:

  16. Далее запустить формирование HTML-навигатора:

  17. Выбрать папку для выгрузки HTML-навигатора:

  18. Выбрать справочники для выгрузки:

  19. В итоге мы получаем внутренний сайт регламентирующей документации, который может быть использован в качестве удобного путеводителя в системе документов предприятия любой сложности:

Наличие в Business Studio утилиты HTML-навигатор (внутренний сайт регламентирующей документации) позволяет пользователю мгновенно доводить актуальные документы до сотрудников, избегая каких-либо затрат на приобретение дополнительного ПО. Кроме того, для работы с внутренним сайтом не нужно использовать имеющиеся лицензии Business Studio, поэтому с ним может работать неограниченное количество сотрудников. Привычный интерфейс, возможность поиска информации, гибкая настройка прав на просмотр той или иной документации — все это делает HTML-навигатор эффективным инструментом организации системы документов предприятия.

* HTML-навигатор — сайт внутренней регламентирующей документации компании, автоматически формируемый программой Business Studio на основе данных о структуре документов, зарегистрированных в системе.

Используемая литература:

ГОСТ Р ИСО 15489.1 — 2007: «Управление документами. Общие требования»
ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207–99: «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программного обеспечения»
Спецификация: «Model Requirements for the Management of Electronic Records»
Федеральный закон № 149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления»
Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления».

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх