Информирование сотрудников

А Адресат — получатель. Адресант — отправитель. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении. Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них. Аннотация — краткое изложение первоисточника. Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке. Архивная справка — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке. Аспект — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений. Б Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.). В Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.). Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. Внутренний адрес письма — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо. Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Выписка — копия части текстового документа. Г Государственная тайна — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. График — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения. Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»). Гриф секретности — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него. Д Дата — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами. Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку. Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них. Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договоренность — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон. Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ — информация на материальном (бумага, диск …) носителе, имеющая юридическую силу. Документооборот — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени. Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу. Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу. З Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.).
И Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие. Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения. Индексация — проставление индекса. Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела. Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения. К Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах. Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды. Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма. Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка. Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность. Л Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов. Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним. Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности). М Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств. Н Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы. Наряд-заказ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы. Номенклатура — перечень наименований. Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения. Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом. Номер исходящего дела — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем. Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы. Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.). Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо). О Объяснительная записка 1) — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) — сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Опись — юридически оформленный перечень документов. Оригинал документа 1) — первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования. Особые отметки — отметки о степени секретности и срочности исполнения документов. Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу. Оферта — см. Предложение. Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
П Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Повестка — официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя. Подлинник документа — 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись. Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа. Положение 1) — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) — свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни. Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта. Предметный каталог — каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке. Предметный указатель — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке. Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок. Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств. Приказ 1) — правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) — документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения. Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний. Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Р Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов. Расписание — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения. Регистрационный номер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его. Регистрационный штамп — штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ. Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации. Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей). Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу. Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа. Реквизиты обязательные элементы служебного документа. Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа. Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе. Реферат — краткое письменное изложение первоисточника. Решение 1) — правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые ‘несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государст-венными органами и общественными организациями и т.д.; 2) — документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолю-ция собрания, совещания и т.д.
С Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной. Сдаточная опись (разг.) — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив. Система документирования — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов. Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Состав удостоверения — подпись и печать. Спецификация — документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа. Список — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Справка 1) — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) — документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справочно-информационный фонд — совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания. Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ. Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии. Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма. Т Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости). Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам. Табуляграмма — таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д. Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов). Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением. Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка. Тезисы — краткое изложение текста документа или выступления. Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу. Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу. Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки. Текстовой документ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма. Техническая документация — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства. Технологическая документация — обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов. Типовые документы 1) — (тексты-аналоги) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одно-именных документов с учетом специфики их деятельности. Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание. У Указание 1) — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) — документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства. Указатель — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них. Ф Факсимиле 1) — воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе. Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей). Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.). Ц Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Э Экспедиция — специальный аппарат учреждения для приема документов. Ю Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей. Я Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №… в… отделении… банка»; сопроводительного — «Направляю…», «Высылаю…» и т.д.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 8

Как правильно сообщить деловую информацию

За почти 300 лет существования жанра делового письма сложились определенные правила и стандарты, которых принято придерживаться в деловом мире. Этой статьей мы открываем цикл публикаций о стилистике и правилах оформления деловых писем — на традиционных (бумажных) носителях, а также расскажем о деловой переписке в формате sms-сообщений и e-mail (электронной почты). В статье рассмотрены правила оформления письма-сообщения.

Стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация. Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы (рис. 1).

Основные объективные факторы речевой ситуации

┌────────────────┐

│Речевая ситуация│

└───────┬────────┘

┌──────────────────┼─────────────────────┐

\│/ │ \│/

┌──────────┴─────────┐ │ ┌───────┴───────┐

│Коммуникативные роли│ │ │Фактор адресата│

└──────────┬─────────┘ \│/ └───────┬───────┘

│ ┌─────┴─────┐ │

┌─────┴─────┐ │Фактор цели│ ┌────────┴───────┐

\│/ \│/ └─────┬─────┘ \│/ \│/

┌────┴────┐ ┌────┴───┐ │ ┌────┴─────┐ ┌─────┴────┐

│Инициатор│ │Ответчик│ │ │Социальный│ │ Степень │

│ │ │ │ │ │ статус │ │знакомства│

└─────────┘ └────────┘ │ └──────────┘ └──────────┘

┌─────────────────────┼───────────────────────┐

\│/ \│/ \│/

┌───────┴──────┐ ┌──────────┴──────────┐ ┌───────┴──────────┐

│Информирование│ │Поддержание отношений│ │ Воздействие │

└──────────────┘ └─────────────────────┘ └──────────────────┘

Рис. 1

На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель — основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Речевые цели связаны с необходимостью:

(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;

(б) побудить к действию — решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;

(в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);

(г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.

Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в│

│соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее… │

│С удовольствием сообщаем Вам… │

│Требуем незамедлительно погасить задолженность… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: «глубокоуважаемый», «многоуважаемый», в остальных случаях — «уважаемый»:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич! │

│Уважаемый г-н Кутю… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В случае если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Уважаемый Владимир Егорович… │

│Уважаемая Марина Алексеевна! │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования — обращение по имени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.

Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Транспорт прибыл 21.01.1996. Просим подтвердить дату отправки и наличие│

│сопроводительных документов. │

│С уважением, Барабин Е.Л. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме.

Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор лексических средств:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Позвольте сообщить Вам… │

│Мы с удовольствием сообщаем Вам… │

│Примите к сведению… │

│Доводим до Вашего сведения… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором — официальность, административное давление.

Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма, требующие ответа, — в деловой практике это коммерческие письма. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10 — 12 дней.

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Настоящим отвечаем на Ваше письмо за… от… │

│Отвечаем на Ваш запрос о поставке запасных частей от… │

│Позвольте предложить Вам… │

│Прошу Вас выслать образцы материалов… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

1) повторение просьбы;

2) причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│На Вашу просьбу о дополнительной оплате торговой наценки на учебники│

│сообщаю, что между Главным управлением образования Самарской области и│

│Роскнигой в 1995 г. соглашение подписано не было. Поэтому оплачивать│

│торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│С нетерпением ждем Вашего письма. │

│Просим ответить по возможности скорее. │

│Просим ответить в двухнедельный срок. │

│Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:

— письма-сообщения,

— письма-требования,

— письма-предупреждения,

— гарантийные письма,

— благодарственные письма,

— письма-напоминания,

— сопроводительные письма,

— письма-заявления,

— письма-извещения,

— письма-приглашения,

— рекламные письма,

— письма-предложения (представления).

Рассмотрим один из названных видов инициативных писем — письмо-сообщение. Если вам необходимо передать партнерам (коллегам, клиентам) информацию о событиях или фактах, имеющих сколько-нибудь существенное значение для осуществления деловой активности (вашей лично или организации, которую вы представляете как должностное лицо), то в этом случае можно составить письмо, которое в деловой практике именуется письмом-сообщением.

В наиболее распространенном случае такое сообщение служит для подтверждения получения письма (приложенных к нему материалов или документов), а также для изложения сопутствующей информации (информации, имеющей отношение к теме данного письма). В деловой практике письма-сообщения также используются и в случае, когда нужно дать ответ адресату на полученное от него послание. В ряде случаев письма-сообщения могут направляться третьим лицам — к примеру, если для разрешения какого-либо вопроса, затронутого в послании, требуется вмешательство со стороны.

Особенностью оформления письма-сообщения является выделение обращения. Как правило, это достигается двумя способами:

1) начальное предложение открывается словом «Сообщаю» («Сообщаем»);

2) при расположении внутри текста указание на характер письма выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом (Сообщаем, сообщаю).

При этом в заголовок к тексту слово «сообщение», как правило, не выносится.

Структура письма-сообщения не всегда характеризуется четким разделением на абзацы. Объем текста в большинстве случаев составляет до половины машинописного листа. Возможны следующие варианты организации структуры послания:

1) краткое изложение сути сообщения в первом абзаце и изложение сопутствующей информации — во втором и последующих абзацах;

2) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и изложение сопутствующей информации — в последующих абзацах;

3) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и оценка (пояснение) автором значимости сообщенной информации для порядка и содержания деловой активности.

Особенностью содержания ответного письма-сообщения является обязательное упоминание о получении послания адресата (нередко — со ссылкой на дату и номер). Как правило, значительная часть письма-сообщения при этом отводится оценке полученной информации.

Что касается первичных сообщений, то для их содержания наиболее характерно четкое и ясное изложение сути сообщаемой информации. При этом порядок изложения может осуществляться относительно свободно (рис. 2 — 5).

Письмо-сообщение в связи с намерением адресата пересмотреть

содержание действующего договора о сотрудничестве

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Генеральному менеджеру │

│ торгового дома «Прайм» │

│ М.Ю. Иванову │

│ │

│ Многоуважаемый господин Иванов! │

│ В ответ на Ваше обращение сообщаю, что в настоящее время руководство│

│предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка оплаты по│

│соглашению о поставках продукции и взаимных расчетах на 2008 г. Приглашаю│

│Вас вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке проекта│

│соглашения на 2009 г. │

│ │

│ С почтением, │

│ Коммерческий директор фабрики «Русский трикотаж» │

│ О.С. Симонина │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

Ответ на сообщение в связи с намерением адресата

пересмотреть содержание действующего договора

о сотрудничестве

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Коммерческому директору │

│ фабрики «Русский трикотаж» │

│ О.С. Симониной │

│ │

│ Глубокоуважаемая Оксана Станиславовна! │

│ Откликаясь на пожелание, выраженное Вами в предыдущем письме,│

│направляю в Ваш адрес проект соглашения о поставках продукции и взаимных│

│расчетах на 2009 г. │

│ Приложение: «Проект соглашения…» в электронном виде, на CD, инв.│

│N 700/1, только адресату, конфиденциально. │

│ │

│ С глубоким почтением, │

│ Генеральный менеджер торгового дома «Прайм» │

│ М.Ю. Иванов │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3

Письмо-сообщение в связи с представлением

плановой отчетной документации

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Начальнику управления собственной безопасности │

│ компании «Драгметаллсбыт» │

│ Н.И. Холодцову │

│ │

│ Представляю предложения по совершенствованию системы информационной│

│безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г. │

│ Приложение: «Предложения…» в электронном виде, на CD, инв.│

│N СО/5432, только адресату, для ограниченного пользования. Подлежит│

│возврату. │

│ │

│ Начальник филиала N 1 │

│ Э.О. Свольский │

│ │

│ Начальник группы │

│ информационной безопасности филиала │

│ Г.Е. Шишкова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4

Ответ на сообщение в связи с представлением

плановой отчетной документации

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Начальнику филиала N 1 компании «Драгметаллсбыт» │

│ Э.О. Свольскому │

│ │

│ Высылаю замечания к предложениям по совершенствованию системы│

│информационной безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г.│

│Предлагаю учесть их содержание при разработке плана по обеспечению│

│информационной безопасности. │

│ │

│ Приложение: │

│ 1. «Замечания…», на 6 листах, только адресату, конфиденциально. │

│ 2. Образец оформления «Плана…», на 2 листах, только адресату. │

│ │

│ Заместитель начальника управления │

│ собственной безопасности компании «Драгметаллсбыт» │

│ К.Л. Сурко │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 5

Для разработки писем-сообщений, как и для подготовки других видов деловой переписки, можно использовать фразы-клише и трафаретные формы (табл. 1). Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма являются своеобразным итогом стандартизации языка делового письма.

Таблица 1

Основные и вспомогательные формулировки, рекомендуемые

для разработки текстов писем-сообщений

┌────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐

│ А. Основные формулировки: │ Б. Вспомогательные формулировки: │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│Сообщаю (сообщаем) вам … │- Сообщаем к вашему сведению, что…│

│- о (том-то и том-то)… │- Направляем для использования │

│- об имевшем место… │в работе… │

│- об изменениях в… │- Высылаю для руководства │

│- о необходимости… │в повседневной деятельности… │

│- о фактах… │- Представляю во исполнение ваших │

│- о предпринятых нами мерах по… │указаний… │

│- о предварительных результатах… │- Доводим до сведения руководства │

│- о достижении окончательной │вашей компании… │

│договоренности с… │- К сведению вашего руководства │

│ │сообщаем о… │

│Представляю… │- Считаем своим долгом сообщить… │

│- сведения о… │- Полагаем необходимым направить │

│- проект (плана, программы)… │в ваш адрес… │

│- предложения о… │- Имеем честь представить… │

│- перечень… │- Нам доставляет особое удовольствие│

│- материалы… │сообщить вам… │

│- отчет о… │- Мы исходим из настоятельной │

│- акт… │необходимости предоставить в ваше │

│- доклад… │распоряжение… │

│ │- Я изыскал возможность для того, │

│Направляю… │чтобы незамедлительно выслать вам…│

│- указания о… │ │

│- распоряжение… │ │

│- выписку из приказа… │ │

│- копию директивы… │ │

│- экземпляр соглашения… │ │

│- решение… │ │

│- протокол… │ │

│- резолюцию… │ │

│ │ │

│Высылаю… │ │

│- прайс-лист… │ │

│- каталог… │ │

│- формуляр… │ │

│- прейскурант… │ │

│- описание… │ │

│- документацию… │ │

└────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘

Однако надо заметить, что из-за нарушения стандарта оформления делового письма не сорвалась еще ни одна сделка. Более того, именно нестандартные письма или письма, отражающие неповторимый облик фирмы и ее деятельности, и приносят успех.

Литература

1. Картов В.В. Система документооборота на предприятии. — М.: ИМА-пресс, 2000.

2. Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо. Изд. 3-е, доп. и перераб., — М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008.

3. Справочник секретаря-машинистки / Под ред. Машановой М.Ю. — М.: Финпресс, 2006.

Подготовлено

М.Ловчевой

К. э. н.

Подписано в печать

Докладная записка – документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации (структурного подразделения) и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя.Докладная записка составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения.

Служебная записка – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Служебная записка оформляется почти аналогично докладной записке.

Пояснительная записка – документ, который составляется для пояснения содержания отдельных положений документа (проекта приказа или иного нормативного документа, программы, плана, заявки, сметы и др.), который прилагается с обоснованиями целесообразности издания этого документа. В пояснительной записке, при необходимости, приводятся результаты проработок затронутого вопроса и проведенной экспертизы, обоснования и расчеты, а также прогнозы социально-экономических и других последствий выполнения предлагаемых решений.

Объяснительная записка – документ, в котором автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу организации о причинах невыполнения задания, поручения, обязательства или совершения несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для организации.

Справка – документ, который подготавливается для отражения результатов производственно-финансовой деятельности организации, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных событий, фактов и другую необходимую информацию.

Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. Типовые справки о работе, доходах работника, могут оформляться на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справку подписывает уполномоченное на то лицом организации, и она заверяется печатью.

Правила заполнения докладной и служебной записки

Докладные (служебные) записки составляются на стандартной листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются:

  • название вида документа (докладная или служебная записка);
  • наименование структурного подразделения;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись.

Докладная (служебная) записка адресуется генеральному директору организации и его заместителям, руководителю подразделения или руководителю вышестоящего органа и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности организации, выполнении заданий по командировке, ревизии, проверке (с выводами и предложениями), пр.

Докладная (служебная) записка составляется как по инициативе работника организации, так и по указанию генерального директора (его заместителя), руководителя структурного подразделения организации. По инициативе работника докладная (служебная) записка составляется для принятия определенного решения должностным лицом, которому она адресована.

Текст докладной (служебной) записки обычно включает в себя описательную и заключительную части. В описательной части отражается суть поднятого вопроса в записке, приводятся ссылки на факты и события, документы, повлекшие необходимость написать докладную (служебную) записку. В заключительной части печатаются выводы, просьбы, предложения. Рекомендуется заканчивать докладные (служебные) записки фразами: «Прошу Вашего решения», «Докладываю в порядке информации» и др. (в зависимости от содержания).

Если в докладной (служебной) записке излагаются мнения, предложения или заключения автора, которые основываются на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например, «Данное предложение согласовано (поддерживается) руководителями дирекций И.О.Фамилия, И.О.Фамилия» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).

Докладная (служебная) записка подписывается составителем, если она подается руководителю подразделения, а руководителем подразделения, когда она представляется генеральному директору (его заместителям) организации.

Резолюция генерального директора организации по изложенным в докладной (служебной) записке вопросам ставится отделом управления делами на контроль, при этом устанавливается срок выполнения, если он не указан генеральным директором организации.

Визы согласования проставляются на подлиннике записки с оборотной стороны. Отметка об исполнителе печатается на подлиннике записки на последнем листе в левом нижнем углу лицевой стороны.

Презентация фирмы (в последние годы говорят «маркетинг-кит») сочетает яркие продающие визуальные образы и убедительные тексты, основанные на маркетинговом анализе целевой аудитории. Франшизы, услуги, самые разные B2B компании активно используют презентации, холодные и горячие, наравне с прямым выходом на партнеров. Особенно хороша презентация в сложных услугах или продуктах: программное обеспечение, разработка, проектирование.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Зачем нужна презентация

Презентация компании, примеры которой ждут вас в конце статьи, работает даже в самых консервативных форматах, не только онлайн. Вы можете распечатать ваш маркетинг-кит и раздавать партнерам и клиентам. Вот список ситуаций, где можно и нужно использовать презентацию.

  • Переговоры — в качестве подготовительного материала перед встречей. Только сделайте презентацию компании красивой и основательной, чтобы ее психологически не так легко было выбросить.
  • Конференции, выставки, выступления — везде, где вы контактируете с потенциальными клиентами, вы можете раздавать брошюру с презентацией компании или давать ссылки на файл PDF. Так вы сделаете больше касаний с клиентами и продолжите с ними контакт.
  • Рассылки, лид-магнит, лендинг — в онлайн-воронке презентация компании может выступать промежуточным звеном и «зацеплять» посетителей.
  • Шпаргалка для отдела продаж и отдела контента — если вы соберете в презентации компании продающие факты, ваши продажники и контентщики смогут подсматривать в документе нужную информацию.

Как же сделать такую «шпаргалку» для своих сотрудников и «продавца» для клиентов? Презентация компании стоит на трех китах: структура, текст и дизайн. В статье мы поговорим о каждом блоке продающей структуры — это «скелет», на который опирается презентация компании. Примеры удачных слайдов в качестве иллюстрации разных блоков будут приведены в конце статьи.

Типовая структура презентации компании: основные блоки

Как и любой работающий инструмент, презентация компании состоит из проверенных элементов (как топор состоит из лезвия, клина и топорища). Основные блоки выполняют конкретные задачи, но идеальная структура презентации зависит от вашего бизнеса, нюансов информации о компании и конечных целей коммуникации. Перейдем к слайдам, без которых редко обходится бизнес-презентация.

1 Титульный слайд с УТП

Презентация очень похожа на лендинг: краткая подача продающей информации в блоковой структуре. Особенно это видно на примерах первого слайда презентации и главного экрана лендинга. Здесь нам важно сразу же зацепить читателя. Для этого нужно, во-первых, просто и понятно объяснить, что мы предлагаем. Во-вторых показать, чем наше предложение лучше других. То есть продемонстрировать УТП — уникальное торговое предложение.

УТП у фирмы есть далеко не всегда. Но всегда стоит попробовать сформулировать его, чтобы отстроиться от конкурентов, запомниться читателю и конкурировать не низкой ценой, а уникальным предложением.

Также на первом слайде нужны следующие вещи: логотип компании, краткое описание, чем вы занимаетесь, контакты, чтобы сразу связаться с вами.

2 Продающая информация о компании

На втором слайде часто идет представление компании: кто вы такие, сколько в бизнесе, что именно делаете. Очень важно сразу коротко и емко рассказать о своих ключевых достижениях, не уходя в историю фирмы, хвастовство и лишнюю рефлексию.

Лучше всего о ваших достижениях скажут громкие имена клиентов и выполненные проекты, а также цифры, с которыми, как известно, не поспоришь. Это количество решенных задач, нанятых сотрудников, заключенных сделок с партнерами. Попробуйте креативно оформить ваши факты, используя инфографику, таймлайн, иконки.

3 Решение проблемы клиента

Вашу презентацию открыли для того, чтобы узнать, как решить какую-то проблему. Не познакомиться с вами поближе, не почитать что-то на досуге, а быстро узнать о решении своей проблемы.

Например, нужны быстрые поставки редкого цемента. Или харизматичный, но не приторный ведущий праздника. Когда понимаешь это, начинаешь особое внимание уделять слайду номер 3 — «решение проблемы».

Расскажите о том, как вы решите проблему клиента. Почему у вас самые быстрые поставки цемента или почему вас выбрали ведущим уже на 100 праздников. Покажите, что вы знаете о проблеме клиента и знаете, как ее решить. Ведь вы делаете это каждый день.

Но не пишите о себе! Пишите о выгодах, которые приобретет ваш клиент. «Вы будете всегда в срок получать цемент любой марки». «Вы останетесь довольны праздником. Никто не будет жаловаться на скуку». Не обещайте просто так, а подтверждайте. «Вы получите цемент в срок, потому что у нас есть свое производство и автопарк».

Итак:

  • продемонстрируйте, что вы хорошо знаете проблемы, «боли» клиентов. Можете вынести их на отдельный слайд или сразу предлагайте решение;
  • покажите, как вы решаете эти проблемы;
  • докажите, что это не просто слова.

Это один из самых важных слайдов презентации компании наравне с титульным. Вложитесь в него, не пишите шаблонные формулировки «мы лучше всех».

4 Кейсы

Пришло время на деле доказать то, что вы обещаете новым клиентам на слайдах 1 и 3. Расскажите о ваших успешных проектах. Люди любят кейсы. Всегда интересно, как кто-то похожий на тебя уже решил твою проблему. В маркетинге это называется «социальным доказательством». Чтобы ваша презентация не была сборником громких обещаний, внесите в нее кейсы.

Кейсы могут быть отдельными историями по схеме: задача — как делали — с какими проблемами столкнулись — как решили — что получили в итоге. Расскажите подробно, опять же в цифрах, как и что вы делали для других клиентов. Не бойтесь рассказывать о трудностях — это вызывает доверие. Ведь вам все удалось, выдали результат. Если клиент еще с вами — скажите об этом: вами довольны и продолжают сотрудничество. В мире бизнеса это важно.

Также кейсы могут иллюстрировать ваши утверждения по тексту презентации. Обещая быстрые сроки, покажите, что вы доставляете или доставили цемент всего за неделю там, где его ждут месяц. Заявление — доказательство.

5 Отстройка от конкурентов

Что ж, вы показали, что эффективно и со знанием дела решаете клиентские проблемы. Но ведь на рынке работает много таких же эффективных компаний — чем вы лучше остальных? Время отстроиться от коллег. Ошибка бизнесмена — говорить, что мы делаем все как у всех. Это успокаивает вас («не хуже других»), но клиент выбирает, и наша задача помочь ему определиться, желательно, в нашу пользу.

Покажите, что вы делаете чуть больше остальных. Немного быстрее. За те же деньги, но с большей гарантией. В общем, расскажите, почему клиент выиграет, пойдя в итоге к вам.

6 Как мы работаем

Ура, клиент хочет работать с нами! Но будет ли ему удобно? Как вообще все организовано? Каким будет его первый шаг? Сколько времени займет сотрудничество? Какие нужны бумаги?

Для ответа на эти вопросы есть классический блок «как мы работаем». Кратко, в виде схемы опишите этапы работы, что нужно будет сделать (позвонить, указать, оплатить, получить) и что клиент получит на каждом этапе.

Нарисуйте картинку удобного и понятного взаимодействия от заявки до результата, чтобы снять напряжение и познакомить клиента с вашим стилем работы. Будьте честны и прозрачны, чтобы не отравить клиентским разочарованием всю дальнейшую работу.

7 Сертификаты, грамоты, лицензии

Бизнес доверяет сертифицированным поставщикам и исполнителям. Получайте и демонстрируйте в презентации компании документы, доказывающие ваши компетенции. Покажите, что вы умеете работать. Что у вас есть все допуски и разрешения.

8 Отзывы и СМИ

Отзывы ваших клиентов — важная часть презентации. Если отзывам в магазинах не доверяют, то в B2B слово реального человека еще много значит. Используйте развернутые клиентские отзывы по вышеупомянутой схеме кейса. Ваши публикации в отраслевых и федеральных СМИ тоже добавят презентации веса.

9 Призыв к действию

Мы сказали все. Теперь слово за клиентом. Презентация компании должна заканчиваться убедительным призывом к действию, к сотрудничеству. Скажите клиенту, что ему делать дальше: позвонить, оставить заявку…

Пообещайте некий бонус, скидку. Пусть клиент скорее выходит на контакт. Ведь если мы убедили сотрудничать — зачем откладывать.

Вот практически все обязательные для коммерческой презентации блоки. Использовать их или нет — решать вам. В заключение статьи давайте изучим примеры удачных слайдов из самых разных презентаций.

Примеры лучших презентаций: 10 удачных слайдов

1 Таймлайн на слайде о компании. Не только вехи развития, но и миссия с преимуществами. Все о компании на одной странице.

2 Большой объем текста смотрится лучше в инфографике. Схематично показаны все услуги компании.

3 Заголовки не «креативят», а сразу доносят суть.

4 О компании убедительным языком цифр + упомянут громкий проект.

5 Кейсы представлены кратко, а результат — в цифрах.

6 Доказывается, что компания обладает обширным парком оборудования для выполнения масштабных задач.

7 Сертификаты, допуски, разрешения + отстройка за счет уникального опыта.

8 Демонстрация понимания проблем клиентов.

9 Презентация о том, как важно выбрать шрифт… в презентации. «Это — да», «Это — нет». И все ясно.

10 Напоследок слайд из презентации, которая продает миллионы смартфонов по всему миру. Есть, о чем задуматься.

Презентация компании — документ на все случаи жизни. Любому B2B бизнесу следует иметь емкий и грамотно составленный маркетинг-кит для онлайн и оффлайн коммуникаций с будущими клиентами. Не забывайте обновлять смысловое содержание и стилистическое оформление ваших презентаций, усовершенствуя этот инструмент продаж.

Сквозная аналитика

от 990 рублей в месяц

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Досье на проект

УТВЕРЖДЕНО
приказом МЧС России
от __________ N____

Положениеоб оперативном информировании населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях

1. Настоящее Положение об оперативном информировании населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях (далее — Положение) разработано в соответствии с Федеральными законами от 21 декабря 1994 г. N 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера»*(1), от 21 июля 1997 г. N 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов»*(2), Указом Президента Российской Федерации от 13 ноября 2012 г. N 1522 «О создании комплексной системы экстренного оповещения населения об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций»*(3), постановлением Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2003 г. N 794 «О единой государственной системе предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций»*(4) .

2. Положение определяет цели, задачи и порядок организации оперативного информирования населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях.

3. Оперативное информирование населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях (далее — оперативное информирование населения) — это целенаправленное и своевременное доведение до населения через системы оповещения и информирования населения, создаваемых в субъектах Российской Федерации и муниципальных образованиях, средства массовой информации и по иным каналам информации о прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях, мерах по обеспечению безопасности населения, мерах по оказанию всесторонней помощи пострадавшему населению, предусмотренную законодательством Российской Федерации, приемах и способах защиты населения, порядке действий населения в зоне чрезвычайной ситуации, отселении из пострадавших населенных пунктов, правах граждан в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и социальной защиты пострадавших, порядке восстановления утраченных в результате чрезвычайной ситуации, пожара или иного бедствия документов.

II. Цели, задачи и требования к оперативному информированию населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях

4. Оперативное информирование населения проводиться в целях решения следующих задач:

своевременное доведение достоверной и согласованной оперативной информации о прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях, и мерах по обеспечению безопасности населения;

предоставление информации о мероприятиях по оказанию всесторонней помощи пострадавшему населению, предусмотренную законодательством Российской Федерации;

доведение приемов и способов защиты населения, порядке их действий в зоне чрезвычайной ситуации, отселении из пострадавших населенных пунктов;

разъяснение прав граждан в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и социальной защиты пострадавших, порядка восстановления утраченных в результате чрезвычайной ситуации, пожара или иного бедствия документов.

5. Требования к оперативному информированию населения:

доведение до населения информации с использованием систем оповещения и информирования населения, создаваемых в субъектах Российской Федерации и муниципальных образованиях, и современных средств информирования, обеспечивающих максимальный охват населения в минимальные сроки;

обеспечение возможности оперативного доступа к техническим средствам информирования населения с целью оперативного доведения до населения информации о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях;

обеспечение полноты, достоверности, актуальности, целостности и оперативности доведения до населения информации о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях.

III. Порядок организации оперативного информирования населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях

6. Оперативное информирование населения осуществляется при введении режима функционирования повышенной готовности или режима функционирования чрезвычайной ситуации для соответствующих органов управления и сил единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций (далее — РСЧС) в целях немедленного принятия мер по доведению до населения информации об угрозе возникновения или возникновении чрезвычайной ситуации, ее возможных последствиях, способах защиты, мерах по обеспечению безопасности населения и территорий в чрезвычайных ситуациях и реализации прав граждан в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и социальной защиты пострадавших.

7. Оперативное информирование населения осуществляется следующими способами:

доведением информации с использованием Комплексной системы экстренного оповещения населения об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций и иных имеющихся систем оповещения и информирования населения;

публикацией информации в средствах массовой информации, в том числе с использованием теле и радиоканалов и интернет изданий;

размещением сообщений на интернет-ресурсах, в том числе официальных сайтах федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций, на сайтах Единого портала государственных и муниципальных услуг Российской Федерации, Регионального портала государственных и муниципальных услуг и многофункциональных центров;

предоставлением гражданам по запросу информации о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях, мероприятиях, выполняемых по защите и первоочередному жизнеобеспечению населения, порядке осуществления предусмотренных законодательством выплат и пособий, а также о порядке восстановления утраченных документов;

использованием специальных технических средств информирования населения организаций, эксплуатирующих объекты с массовым пребыванием людей и транспортной инфраструктуры, в том числе терминальных комплексов Общероссийской комплексной системы информирования и оповещения населения в местах массового пребывания людей;

использованием операторов связи;

открытием телефонных линий по приему сообщений от граждан и оказания помощи пострадавшему населению;

проведением подворовых и поквартирных обходов;

другими способами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

8. Федеральные органы исполнительной власти в целях оперативного информирования населения выполняют следующие мероприятия:

организуют работу по оперативному информированию населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях в соответствии с полномочиями, определенными законодательством Российской Федерации;

определяют порядок осуществления оперативного информирования населения подведомственными организациями и иными организациями, входящими в состав порученной им отрасли экономики;

доводят до населения информацию о деятельности подчиненных подразделений, органов управления и сил о ходе ликвидации чрезвычайных ситуаций и выполняемых мероприятиях по защите населения, об оказании первоочередного жизнеобеспечения и социальной помощи пострадавшим;

доводят до населения в пределах своей компетенции информацию о реализации гражданами своих прав в области защиты населения от чрезвычайных ситуаций и социальной защиты пострадавших, а также о порядке восстановления гражданами утраченных в результате чрезвычайных ситуаций документов, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг Российской Федерации;

осуществляют мониторинг достоверности информации о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях, доводимой до населения, и ее корректировки;

организуют работу телефонных линий по приему сообщений от граждан и оказанию помощи населению, пострадавшему от чрезвычайных ситуаций;

осуществляют сбор и обмен информацией в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

Федеральные органы исполнительной власти обязаны оперативно и достоверно информировать население о введении на конкретной территории соответствующих режимов функционирования органов управления и сил РСЧС, прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях, мерах по обеспечению безопасности населения, мерах по оказанию всесторонней помощи пострадавшему населению, предусмотренную законодательством Российской Федерации, приемах и способах защиты населения, порядке действий населения в зоне чрезвычайной ситуации, отселении из пострадавших населенных пунктов, правах граждан в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и социальной защиты пострадавших, порядке восстановления утраченных в результате чрезвычайной ситуации, пожара или иного бедствия документов.

9. Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в целях оперативного информирования населения выполняют следующие мероприятия:

осуществляют оперативное информирование населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях;

информируют население об угрозе возникновения ситуаций, которые могут привести к нарушению функционирования систем жизнеобеспечения населения;

доводят до населения в пределах своей компетенции информацию о ходе ликвидации чрезвычайных ситуаций и выполняемых мероприятиях по защите населения, об оказании первоочередного жизнеобеспечения и социальной помощи пострадавшим;

информируют население о проведении эвакуационных мероприятий и отселении из пострадавших населенных пунктов;

доводят информацию о реализации гражданами своих прав в области защиты населения от чрезвычайных ситуаций и социальной защиты пострадавших, а также о порядке восстановления гражданами утраченных в результате чрезвычайных ситуаций документов, в том числе с использованием Регионального портала государственных и муниципальных услуг и сайтов многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;

организуют работу телефонных линий по приему сообщений от граждан и оказанию помощи населению, пострадавшему от чрезвычайных ситуаций;

осуществляют мониторинг достоверности информации о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях, доводимой до населения, и ее корректировки;

поддерживают в постоянной готовности имеющиеся системы информирования населения о чрезвычайных ситуациях;

принимают меры по модернизации существующих систем оповещения и информирования населения и их подготовке к использованию в составе комплексной системы экстренного оповещения населения об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций;

осуществляют сбор и обмен информацией в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций;

организуют подготовку должностных лиц к действиям по оперативному информированию населения.

10. Органы местного самоуправления в целях оперативного информирования населения выполняют следующие мероприятия:

осуществляют оперативное информирование населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях;

доводят до населения в пределах своей компетенции информацию о ходе ликвидации чрезвычайных ситуаций и выполняемых мероприятиях по защите населения, об оказании первоочередного жизнеобеспечения и социальной помощи пострадавшим;

информируют население о проведении эвакуационных мероприятий и отселении из пострадавших населенных пунктов;

доводят информацию о реализации гражданами своих прав в области защиты населения от чрезвычайных ситуаций и социальной защиты пострадавших, а также о порядке восстановления гражданами утраченных в результате чрезвычайных ситуаций документов;

организуют работу телефонных линий по приему сообщений от граждан и оказанию помощи населению, пострадавшему от чрезвычайных ситуаций;

осуществляют мониторинг достоверности информации о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях, доводимой до населения, и ее корректировки;

поддерживают в постоянной готовности имеющиеся системы информирования населения о чрезвычайных ситуациях;

осуществляют сбор и обмен информацией в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций;

организуют подготовку должностных лиц к действиям по оперативному информированию населения;

содействуют МЧС России в предоставлении участков для установки и (или) в установке специализированных технических средств информирования населения в местах массового пребывания людей, а также в предоставлении имеющихся технических устройств для распространения продукции средств массовой информации, выделении эфирного времени в целях оперативного информирования населения о чрезвычайных ситуациях.

11. Организации, эксплуатирующие опасные производственные объекты, в целях оперативного информирования населения выполняют следующие мероприятия:

осуществляют оперативное информирование работников и населения об аварии на опасном производственном объекте;

доводят до населения информацию о порядке осуществления предусмотренных законодательством Российской Федерации выплат населению, пострадавшему от чрезвычайных ситуаций, возникшей в результате деятельности организации.

12. Организации в целях обеспечения оперативного информирования населения содействуют органам государственной власти и органам местного самоуправления по осуществлению оперативного информирования населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях путем предоставления и (или) использования имеющихся у организаций технических устройств информирования населения, распространения продукции средств массовой информации, а также каналов связи, выделения эфирного времени и иными способами.

13. При начале проведения мероприятий оперативного информирования населения органы управления соответствующего уровня РСЧС уведомляет об этом вышестоящий орган управления.

14. В целях организации и обеспечения оперативного информирования населения органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления заключают договора с операторами связи, средствами массовой информации и организациями, эксплуатирующими объекты с массовым пребыванием людей и транспортной инфраструктуры, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области связи и средств массовой информации.

15. В целях оперативного информирования населения органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления разрабатывают, согласовывают с территориальными органами МЧС России и утверждают соответствующим нормативным правовым документом регламенты оперативного информирования населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях в пределах своей компетенции.

В регламенте оперативного информирования населения о чрезвычайных ситуациях, пожарах и иных бедствиях указываются орган (должностное лицо), принимающий решение о начале проведения оперативного информирования населения, порядок и последовательность его проведения, способы проведения оперативного информирования населения с учетом географических, социально-экономических, демографических и иных особенностей региона и имеющихся средств информирования населения, а также обязанности должностных лиц по оперативному информированию населения.

16. Оперативное информирование населения должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации, исключать противоречивый характер передаваемой информации и ее искажение. При осуществлении оперативного информирования населения должностным лицам, ответственным за оперативное информирование населения, запрещается разглашать сведения, составляющие государственную тайну.

17. МЧС России осуществляет методическое руководство, координацию и контроль за оперативным информированием населения в пределах своих полномочий, определённых нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх