Кадровик аутсорсинг

Что включает в себя аутсорсинг кадрового делопроизводства? Как формируется стоимость кадрового аутсорсинга? Как правильно перейти на аутсорсинг учета кадров?

Бизнес-журнал «ХитёрБобёр» и Анна Медведева приветствуют своих читателей! В этой статье предлагаем очередную интересную тему — кадровый аутсорсинг.

Кадровый аутсорсинг стал в последнее время весьма востребованной услугой и продолжает набирать популярность у коммерческих структур, поскольку любое предприятие имеет штат сотрудников и отдел кадров. Многие компании всерьёз задумываются о переходе на такой формат работы.

Читайте статью, изучайте нюансы и особенности кадрового аутсорсинга. Возможно, для вашей организации этот вид услуг будет верным и выгодным решением.

Давайте начнем!

Содержание

Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Кадровый аутсорсинг — это передача сторонней организации всей работы отдела кадров. То есть вы получите так называемый удаленный отдел кадров.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

  • безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
  • требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
  • халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

+
1 Профессионализм аутсорсеров Поверхностное представление о процессах производства
2 Экономичность Риск нарушения конфиденциальности
3 Выполнение работы в срок Удаленность сотрудников
4 Соответствие количества сотрудников реальному объему работ Риск низкого уровня подготовки сотрудников

О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

Какие задачи можно отдать на кадровый аутсорсинг — обзор ТОП-5 основных функций аутсорсинга кадрового учета

Полный список будет очень обширным, мы же перечислим только основные его пункты. Какие из них передавать на аутсорсинг, будет зависеть только от потребностей и возможностей вашего бизнеса.

Функция 1. Прием и увольнение сотрудников

Компетентные аутсорсеры при приеме на работу новых сотрудников проявят внимание к таким нюансам, которых вы можете даже не заметить. Кроме того, у них есть больше времени на это.

С увольнением будет посложнее — потребуется знание законодательства. Эта необходимость особенно остро ощущается при возникновении конфликтных ситуаций. Чтобы увольнение не стало проблемой, нужно чтобы трудоустройство изначально велось по всем правилам.

Если трудности все-таки возникли, имеет смысл обратиться за консультацией к профессионалам. Такие услуги предоставляет, например, компания «Правовед.ru» — сервис онлайн-консультаций.

С компанией сотрудничает большое количество юристов разных сфер юриспруденции по всей России. Общее число специалистов, работающих через портал, достигает 16 000. Одновременно в онлайне находится ежедневно не менее 700 юристов из различных областей права. При желании вы можете найти специалиста из своего города и встретиться с ним в оффлайне.

Алгоритм работы на сайте предельно упрощён. Вы оставляете свой запрос, а затем выбираете консультанта из тех, что предлагают свои услуги. Получить юридически грамотную консультацию можно абсолютно по любому вопросу. Можно просто задать вопрос на главной странице и подождать ответа.

Если на связи будут свободные специалисты, вы можете получить онлайн-консультацию даже бесплатно. Заказать можно также составление любых документов.

Любые вопросы юридического характера можно решить на Правовед.ру в онлайн-режиме или по телефонам.

Если вопросы имеются уже сейчас, смело пишите в чат или звоните по номерам:

Москва: 8 (499) 348-93-89
СПб: 8 (812) 602-78-84
Бесплатный номер по всем регионам: 8 (804) 333-72-89.

Функция 2. Разработка трудовых договоров и должностных инструкций

Отслеживать постоянные изменения в трудовом законодательстве хлопотно, и не у каждого работодателя есть на это время и внутренние ресурсы. Аутсорсеры же постоянно следят за всеми изменениями и обычно в курсе всех нововведений.

Составление должностных инструкций отнимает много времени, а часто вообще оставляется на потом. Эту работу можно легко отдать на выполнение фирме-аутсорсеру.

Функция 3. Заполнение трудовых книжек

Работа, на первый взгляд кажущаяся простой, требует особого внимания. Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Заполнять ее нужно в соответствии со всеми нормами, иначе в будущем человек, который у вас работал, столкнется с различными проблемами по вашей вине.

Если у вас нет отдела кадров или работу кадровиков выполняют другие сотрудники, можно почти с уверенностью сказать, что правильно заполнять трудовые книжки у вас не умеют. Поэтому лучше доверить это специалистам.

Функция 4. Составление штатного расписания и графика отпусков

Согласно трудовому кодексу, штатное расписание не является обязательным, поэтому в небольших компаниях оно часто вообще отсутствует. Однако оно значительно упрощает работу, когда дело касается найма новых сотрудников или учета первичной документации для оплаты труда работников.

График отпусков часто оформляется не по правилам. Хотя если при проверке выясняется, что он не утвержден приказом, это считается нарушением и чревато наказанием.

Функция 5. Разработка правил внутреннего трудового расписания

Во-первых, этот документ не должен противоречить трудовому кодексу РФ.

Во-вторых, он не должен ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим трудовым законодательством.

При составлении правил внутреннего трудового расписания необходимо хорошее знание трудового законодательства. Если вы не обладаете этими знаниями, а в штате организации нет соответствующего специалиста, аутсорсинговое сотрудничество будет выходом из положения.

В статье «Бухгалтерский аутсорсинг» читайте о новом формате ведения бухгалтерии.

Как перейти на аутсорсинг кадрового делопроизводства — 5 основных этапов

Итак, попробуем перейти на новый формат работы. Главное — действовать обдуманно и системно.

Этап 1. Оценка текущего положения дел компании

Сделать это лучше не приблизительно, а максимально точно. То есть, составив нечто вроде отчета, прописав все в цифрах, обозначив все плюсы и минусы предстоящего сотрудничества.

Обязательно при этом просчитать, во сколько обойдется содержание в штате собственных кадровиков и сколько придется платить сторонним специалистам.

Такой подход поможет вам ответить на главный вопрос: будет ли переход на аутсорсинг целесообразным? И если да, какие функции отдела кадров стоит отдать на исполнение профессионалам?

Этап 2. Выбор подрядчика

Почему к выбору компании-аутсорсера следует отнестись очень серьезно?

В сфере кадрового аутсорсинга очень важно иметь:

  • хороший опыт;
  • опыт в решении нестандартных ситуаций;
  • безупречную репутацию.

Советуем также обратить внимание на страховку профессиональной ответственности — у всякой солидной компании она есть. Кроме того, некоторые фирмы работают только с крупными организациями, а некоторые — только с малыми. Технология работы при этом различная.

Этап 3. Формулирование условий сотрудничества

При совместной разработке контракта перед вами, как перед заказчиком, встает главная задача — донести до подрядчика однозначное понимание ситуации. Для этого нужно четко формулировать задачи и цели, задавать уточняющие вопросы и обсуждать встречные.

Здесь формулируется и техническая сторона вопроса — какие будут использоваться методики, программное обеспечение и т. д. Если приемы и решения партнеров окажутся отличными от ваших, прислушайтесь к ним.

О том, чем различаются аренда персонала и кадровый аутсорсинг и как формируется стоимость услуг аутсорсинга читайте в статье «Аутсорсинг персонала».

Этап 4. Заключение договора

Компании-аутсорсеру станут известны личные данные сотрудников и различная информация вашего предприятия, требующая полной секретности. Поэтому первым делом обговорите и пропишите условие о соблюдении конфиденциальности.

Другие немаловажные пункты:

  • требования квалификации и профессионального опыта персонала аутсорсера;
  • сроки выполнения и сдачи работы;
  • порядок и условия оплаты услуг;
  • ответственность за качество услуг.

Для участия в составлении и заключении договора пригласите независимого юриста.

Этап 5. Организация контроля за работой аутсорсера

Обычно хватает одного сотрудника, который будет предоставлять отчетность руководству.

Отчет состоит из:

  • анализа работы специалистов-аутсорсеров на основе обратной связи от персонала, менеджеров и контрагентов;
  • оценки соответствия деятельности партнеров запланированным показателям;
  • совместного обсуждения всеми участниками процесса промежуточных итогов.

Возникшие проблемы обсуждайте вместе с аутсорсерами. Потому что причин у них две — либо ненадлежащее исполнение, либо неправильно планирование.

Об особенностях передачи на аутсорсинг обслуживание компьютеров и серверов читайте статью «Аутсорсинг ИТ-услуг».

Аутсорсинг кадрового учета на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг

Стоимость на кадровый аутсорсинг зависит от нескольких факторов:

  • задач, которые нужно выполнить;
  • объема работ;
  • уровня квалификации специалистов, которые будут заниматься вашими делами;
  • сроков (сверхсрочная работа может оплачиваться дороже);
  • типа деятельности предприятия.

Но в любом случае итоговый ценник составляется индивидуально для каждого заказчика при заключении договора.

Теперь сделаем небольшой обзор компаний, к которым можно обратиться в случае возникшей необходимости.

1) Компания «Talent Pool»

Компания вот уже 11 лет успешно работает в сфере аутсорсинга персонала, аутсорсинга бизнес-процессов и консалтинга. Здесь применяются только инновационные методы и трудятся только лучшие специалисты, которые постоянно повышают свой профессиональный уровень.

Их клиенты — организации из абсолютно разных областей бизнеса.

Их цель — экономить ваше время и бюджет.

Область их деятельности — вся Россия.

Благодаря удобному сервису, работа идет оперативно и максимально результативно. Вся ответственность компании застрахована.

2) Компания «Правомочие»

Высококвалифицированные специалисты оказывают различные юридические и бухгалтерские услуги. Компания дает гарантию возврата ваших средств в случае невыполнения услуги. Профессиональная ответственность всех специалистов застрахована.

Из сферы кадрового делопроизводства можно заказать:

  • полное ведение кадрового делопроизводства;
  • постановку кадрового учета;
  • кадровый аудит;
  • составление правил внутреннего трудового распорядка;
  • составление штатного расписания.

Более 20000 довольных клиентов за весь период деятельности.

3) Компания «Staff Energy»

Организация предлагает решение кадровых вопросов любой сложности и срочности. Нужно просто оставить заявку на сайте, и менеджер свяжется с вами для обсуждения всех нюансов выбранной услуги.

Вы можете также заказать аутсорсинг логистического, производственного, клинингового и инжинирингового персонала.

Полная материальная ответственность и юридическая правоверность — компания застрахована от всевозможных ситуаций. «Staff Energy» работает в Москве, имеет более 15 региональных филиалов и более 50 региональных рекрутеров.

4) Аутсорсинговая компания «ЮКСОР»

Вам предлагается большой перечень услуг, входящих в пакет «Ведение кадрового учета». Помимо полного ведения всей кадровой документации, вы можете получить и консультации по трудовому законодательству РФ.

На сайте приводится расчет на разные виды услуг:

  • кадровое делопроизводство с нуля;
  • восстановление кадрового делопроизводства;
  • аудит кадрового делопроизводства и учета;
  • различные дополнительные работы.

Компания гарантирует конфиденциальность и идеальное оформление документов. Консультации по телефону или при личной встрече.

5) Консалтинговая компания «Coleman Services»

Здесь предоставляют комплексные кадровые решения. Компания работает как с небольшими организациями, так и с крупными предприятиями, а также может подготовить организацию к проверке или устранить выявленные недочеты после нее.

Вы выбираете любой из 4 видов сотрудничества:

  • ведение кадрового администрирования в базе «Coleman Services»;
  • ведение кадрового администрирования в вашей базе;
  • удаленное ведение кадрового делопроизводства;
  • специалист-имплант на вашей территории.

Имеются и другие дополнительные услуги, ознакомиться с которыми можно на сайте компании.

Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг — 4 простых совета новичкам

Чтобы не испытать разочарование от нового сотрудничества, желательно предусмотреть если не все, то большинство вероятных ошибок. Постараемся помочь вам в этом.

Совет 1. Откажитесь от резкого перехода на кадровый аутсорсинг

Заключение договора — не конец процесса, а лишь его начало. Вам придется не только приспосабливаться к новому формату работы, но и добиваться того, чтобы он оправдал себя. А для этого требуется и время, и совместные усилия — как аутсорсеров, так и ваших сотрудников.

Поэтому не торопитесь сразу увольнять кадровиков в надежде на то, что это резко сократит расходы предприятия. И первое время контролируйте деятельность вашего провайдера, чтобы не упустить даже мелочи в процессе. Ведь добиться результата — одно дело, а закрепить его на весь период сотрудничества — совсем другое.

Совет 2. Внимательно выбирайте компанию-подрядчика

Правильный выбор аутсорсера — едва ли не главный фактор, обеспечивающий успешное сотрудничество. Внимательно изучите рынок услуг и каждого кандидата. Перед этим составьте список требований, которым он должен соответствовать, и при выборе ориентируйтесь именно на это соответствие.

Обратите внимание и на то, располагает ли компания-аутсорсер достаточным запасом ресурсов. Тогда вам не придется менять партнера в случае, если ваше предприятие расширится и объем работ увеличится.

Совет 3. Тщательно оцените выгоды от перехода на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг кадрового учета, как на любой другой, в большинстве случаев продиктован стремлением к экономии. Однако, часто экономия оказывается сомнительной, поскольку выбрав компанию с низкими ценами, вы рискуете получить такое же низкое качество услуг от неквалифицированных специалистов.

Только просчитав выгоды нового формата работы и сравнив все плюсы и минусы, можно реально оценить обстановку и определить, нужно ли вам передавать на аутсорсинг функции отдела кадров. Чем больше будет анализа, тем меньше будет ошибок.

О том, все ли второстепенные функции предприятия выгодно передавать на аутсорсинг, предлагаем почитать статью «Аутсорсинг охраны труда».

Совет 4. Четко пропишите ответственность сторон в договоре

Самый распространенный пункт, который при аутсорсинговом сотрудничестве вызывает взаимные претензии, — это ответственность сторон. А случается это чаще всего потому, что этот вопрос недостаточно хорошо проработан при составлении договора.

Поэтому зоны и пределы ответственности определяйте четко и конкретно. Желательно при этом учесть и нестандартные ситуации.

Пример

Организация, занимающаяся поставками компьютеров, передала на аутсорсинг работу кадрового делопроизводства. Не предоставив вовремя отчет о проделанной работе, фирма-аутсорсер была вынуждена оплатить неустойку за нарушение сроков, так как в договоре не было указано, что сроки сдачи можно продлить, если исполнитель уведомляет заказчика о невозможности выполнить задачу в указанный период.

В завершение предлагаем посмотреть видео о том, какие ошибки чаще всего допускаются в кадровом делопроизводстве. Если вы обратитесь к серьезной компании-аутсорсеру, всех перечисленных нарушений можно избежать.

Можно сделать вывод, что кадровый аутсорсинг — довольно выгодная форма сотрудничества. Он освободит ваших специалистов от рутинной работы, сэкономит деньги и время и обеспечит ваш бизнес грамотным ведением кадровой документации.

Коллектив онлайн-журнала «ХитёрБобёр» желает своим читателям успехов и процветания! Будем благодарны за оценки и комментарии.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.

Один из факторов, обеспечивающих высокий уровень предлагаемых нами услуг – тщательно подобранный профессиональный состав компании. Все наши сотрудники имеют высшее образование в области финансов, экономики, юриспруденции, бухгалтерского учета, опыт работы в организациях различных сфер экономики, в связи с чем предоставляемые нами услуги сочетают знание нормативной базы и солидный практический опыт. Статьи наших специалистов по налоговому планированию и связанным с ним актуальным финансово-экономическим и юридическим вопросам регулярно публикуются в ведущих профессиональных журналах.

Всего в штате компании на сегодняшний день состоит три налоговых юриста и три налоговых консультанта. Все они – специалисты в области налогового планирования, налоговых споров, построения холдинговых структур. Ниже размещено краткое резюме управляющего партнера компании «Кузьминых и партнёры».

Артём КУЗЬМИНЫХ

Управляющий партнёр, консультант по налоговому планированию и построению холдинговых структур, преподаватель Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ и НИУ ВШЭ.

Один из основателей компании. До основания компании «Кузьминых и партнёры» 6 лет занимался работой по планированию налогообложения и финансовых потоков в рамках торгово-промышленного холдинга, а также самостоятельно работал в качестве консультанта. Артем Евгеньевич обладает глубокими знаниями и большим опытом в области рационального построения интегрированных холдинговых структур, налогового планирования деятельности отдельных предприятий и групп компаний, регулярно разрабатывает и внедряет новые схемы и методы планирования налогообложения и финансовых потоков. Автор более 50 статей по налоговому планированию для ведущих профессиональных изданий («Экономика и жизнь», «Финансовый директор», «Консультант», «Расчет», «Проверка в компании», «Справочник экономиста», «Управленческий учет и финансы» (ИД Гребенникова), «Практическое налоговое планирование», «Логистика и управление» и др.). Автор и ведущий практических семинаров по налоговому планированию, регулярно проводимых с 2003 г. в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Перми, Самаре, Нижнем Новгороде, Казани, Новосибирске, Челябинске, Уфе, Омске, Саратове, Ульяновске и др. городах.

На развитие рынка аутсорсинговых услуг в нашей стране за последний период существенное влияние оказали два фактора: экономический кризис и повышение налогового бремени для работодателей.

Мало того, что кризис подтолкнул большинство предпринимателей и управленцев к сокращению издержек (чего можно достигнуть в том числе и сокращая персонал), но и государство недвусмысленно намекнуло им, что раздутые штаты это непозволительная роскошь.

Специалисты отмечают, что кризис не снизил темпы роста рынка. На протяжении последних четырех лет рынок кадрового аутсорсинга уверенно растет, показывая динамику около 15-20% в год, а в 2010 году этот показатель достиг 30%.

При этом, на подобного рода услуги все чаще обращают внимание именно российские компании. Так, Андрей Шабанов, вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA отмечает: «Основной тенденцией 2010 года стал заметный рост интереса к аутсорсингу бизнес-процессов именно со стороны российских компаний. Например, в 2008 или 2009 году основным потребителями наших услуг были иностранные представительства. В настоящее время мы получаем все больше запросов на сервис от российского бизнеса, в основном, от инновационных и динамично развивающихся компаний. Теперь они приходят к нам с дилеммой — что лучше выбрать «штатника» или передать эти функции на аутсорсинг».

О популярности и востребованности кадрового аутсорсинга также свидетельствует постоянно увеличивающиеся количество игроков на данном рынке. Появляются российские компании, предлагающие аутсорсинговые услуги, международные корпорации активно открывают свои офисы в России.

Несмотря на это далеко не все управленцы и специалисты кадровых служб четко понимают значение этого термина.

Аутсорсинг (от английского outsourcing — использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договорных отношений определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

В отличие от сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Обычный срок такого контракта — три-пять лет.

Передача бизнес-процесса целиком является главной отличительной чертой аутсорсинга по сравнению с другими формами оказания услуг и абонентского обслуживания.

Еще одним существенным моментом является то, что бизнес-процесс переданный на аутсорсинг исключается из деятельности Заказчика, при том, что до заключения договора организация самостоятельно выполняла эту функцию.

Главной особенностью договора аутсорсинга с юридической точки зрения является то, что организация-работодатель набирает в собственный штат необходимых для Заказчика работников, начисляет им заработную плату, а также все иные предусмотренные трудовым законодательством выплаты и предоставляет их другой организации для участия в производственном процессе, управлении производством или для выполнения иных функций, связанных с деятельностью организации. Такие работники могут участвовать в трудовом процессе компании-Заказчика как в офисе заказчика, так и удаленно – в офисе компании-исполнителя. То есть аутсорсинг может характеризоваться отсутствием трудовых отношений между Заказчиком услуг и непосредственным исполнителем (персоналом). При этом обязанность выплачивать налоги и обязательные платежи также лежит на организации-работодателе. Компания-Заказчик таких услуг оплачивает только оказание услуг организации-работодателя, которая предоставила работников. Для оформления отношений по аутсорсингу используются положения гражданского законодательства, регулирующие возмездное оказание услуг (Гл. 39 ГК РФ).

Кадровый аутсорсинг является одной из разновидностью аутсорсинговых услуг. Понятие «кадровый аутсорсинг” включает в себя комплекс работы с кадрами: аутсорсинг подбора персонала (рекрутинг); аутсорсинг кадрового делопроизводства, юридическое сопровождение; аутсорсинг бухгалтерии (начисление заработной платы, расчет налогов); аттестация и обучение; организация корпоративных мероприятий; формирование корпоративной культуры.

Кто же они, потребители аутсорсинговых услуг в нашей стране?

В опросе, посвященном исследованию российского рынка услуг аутсорсинга в области управления персоналом, проведенным Е-xecutive совместно с компанией UCMS Group (подробней результаты исследования смотрите по ссылке e-xecutive.ru/vote/pools/1473041/), приняли участие 293 респондента.

География исследования охватила практически все регионы России. Традиционно Москва и Санкт-Петербург являются лидерами по общему количеству участников опроса, что закономерно, так как у большинства компаний головные офисы располагаются именно в столицах.

Большинство респондентов работают в российских компаниях – 77%, в иностранных корпорациях работает 13%, а в совместных компаниях трудится 10% опрошенных. По численности компаний исследователи озвучили следующие данные: 33% респондентов работает в компаниях, чей штат составляет менее 50 человек; 26% — в организациях со штатом от 100 до 500 человек; 17% — в компаниях численностью от 50 до 100 сотрудников; 11% — в коллективе от 500 до 1000 человек; 13% — в организациях со штатом свыше 1000 человек.

Так как большинство респондентов работают в компаниях, являющихся представителями российского малого и среднего бизнеса, можно сделать вывод, что именно они сегодня наиболее активные потребители услуг кадрового аутсорсинга. Причем, если в 2008 году услугами аутсорсинга пользовались в основном компании, имеющие территориально-распределенную структуру, то сегодня структура компании большого значения не имеет. Хотя по-прежнему компании имеющие филиалы, прибегают к услугам кадрового аутсорсинга чаще, чем компании, имеющие локальную структуру (56% и 44% соответственно).

Компании респондентов используют разные виды аутсорсинга в сфере управления персоналом: подбор и найм (48%); развитие и оценка персонала (30%); расчет заработной платы (19%), аутсорсингом кадрового делопроизводства пользуются 11% респондентов.

Как видно из представленных данных, самый распространенный вид аутсорсинга в HR-сфере на сегодня – подбор персонала, далее идут виды аутсорсинга, связанные с развитием и обучением персонала. Аутсорсинг расчета заработной платы и аутсорсинг кадрового делопроизводства значительно уступают в популярности двум предыдущим видам. Последний вид услуг пока является относительно новым явлением для России. При этом оказание данной услуги зачастую сочетается с услугами по расчету зарплат, или, в комбинированном виде включается в услуги по кадровому аутсорсингу.

Теперь вернемся к непосредственной теме нашей статьи и проанализируем необходимость внедрения аутсорсинга кадрового делопроизводства. Начнем с того, что ведение кадрового делопроизводства — требование законодательства РФ и любая организация вне зависимости от численности и оборота денежных средств обязана его вести. Делопроизводство в кадровой службе должно вестись непрерывно с момента организации предприятия и до его официальной ликвидации. Законодателя в данном случае не интересует экономическое положение организаторов бизнеса и их возможности, оно стоит на страже интересов государства и работника. Сложность кадрового делопроизводства заключается не только в большом объеме работы, но также в его специфических особенностях, в том числе регулярных изменениях, вносимых в нормативно-правовые документы.

Что же может предложить организациям компании-аутсорсеры?

В рамках аутсорсинга кадрового делопроизводства и учета провайдеры обеспечивают общепринятые в кадровом учете функции: оформление и расторжение трудовых отношений, оформление (и ведение записей) трудовой книжки, больничных листов, отпусков и командировок, формирование табелей учета рабочего времени, взаимодействие с государственными фондами.

В рамках выполнения своих функций аутсорсеры могут решать множество задач.

Во-первых, аудит и восстановление кадровой документации (детальная проверка ведения кадрового делопроизводства компании Заказчика с целью выявления несоответствий требованиям и нормам, установленным законодательством РФ).

Во-вторых, постановка и ведение кадрового учета «с нуля», разработка основной кадровой документации.

В-третьих, восстановление кадрового учета за прошедшие периоды (в случае утраты или порчи кадровой документации).

В-четвертых, обслуживание по ведению кадрового учета.

В-пятых, осуществление взаимодействия с соответствующими государственными учреждениями (ФСС, ФОМС Федеральный и территориальный, ПФ). Кроме того, компания-аутсорсер оказывает консультационное и информационное обслуживание, заключающееся в оказании методической и практической помощи компаниям в организации и проведении мероприятий по охране труда, включая разработку документальной базы (положения, инструкции, распоряжения, приказы и т.д.), а также организацию системы охраны труда на предприятии; проведении консультаций и осуществлении информационного обслуживания по вопросам трудового законодательства и ведения кадрового учета.

Прежде чем принять решение о переходе на аутсорсинг, необходимо тщательно продумать последствия этого шага. Чтобы не ошибиться необходимо задуматься над некоторыми вопросами:

  • действительно ли функция ведения кадрового делопроизводства, тесно связанная с управлением человеческими ресурсами, не является для организации ключевой или не станет ключевой в ближайшем будущем?
  • насколько четко сформулированы собственные требования и ожидания как к самой схеме аутсорсинга, так и к потенциальному провайдеру?
  • станет ли аутсорсинг кадрового делопроизводства конкурентным преимуществом, то есть, будет ли его эффективность превышать эффективность работы существующей системы кадрового учета?

Кроме того, чтобы принять правильное решение о необходимости перехода на аутсорсинг, необходимо четко понимать положительные и отрицательные стороны данной схемы организации бизнеса.

Плюсов, которые получает организация при переходе на аутсорсинг много.

Во-первых, следует сказать об экономических:

  • снижение операционных издержек или перевод их из категории постоянных в переменные (как правило, услуги аутсорсинга обходятся компании дешевле, чем зарплата штатной единице);
  • снижение стоимости реализации бизнес-процесса (сокращение и контроль издержек; экономия на налогах на зарплату штатной единице);
  • появление возможности перераспределения ресурсов;
  • значительное снижение трудоёмкости и затрат на эксплуатацию информационных систем и приложений.

Кроме того, есть и организационные преимущества:

  • возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах;
  • освобождение внутренних ресурсов компании для других целей;
  • обеспечение кадрового учета в полном соответствии с законодательством, что снижает риски клиента по некорректному ведению кадрового учета и в случае трудовых споров;
  • возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов;
  • аутсорсинг – это хороший способ снизить зависимость компании от сотрудников (от их способностей и профессионализма, обстоятельств их личной жизни и черт характера, с чем приходится считаться, когда сотрудник находится в штате);
  • аутсорсинг – хороший выход для компаний, в которых по разным причинам существует большая текучесть кадров.

Аутсорсинг, как и другие методы организации бизнес-процессов, имеет и отрицательные стороны. При принятии решения о переходе к этому методу их необходимо учитывать даже в большей степени, чем положительные. Не стоит видеть в аутсорсинге кадрового делопроизводства панацею от всех бед.

Минусы в переходе на эту систему также можно разделить на несколько групп.

К экономическим минусам относятся такие обстоятельства:

  • передача любого бизнес-процесса на аутсорсинг требует наличия в компании специалистов, которые коммуницируют с аутсорсером, следят за качеством, полнотой и стоимостью его услуг (то есть избежать затрат на содержание персонала, связанного с кадровым делопроизводством полностью не удастся).

К организационным минусам относятся:

  • внедрение иной модели ведения бизнеса означает серьезную перестройку системы управления (здесь необходимо оценить готовность персонала к переходу на новую модель, а также понять неизбежность некоторых кадровых потерь);
  • невозможность точно и в сжатый срок оценить уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании;
  • вероятность слабого управленческого воздействия на сотрудников аутсорсинговой компании, что может привести к снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание;
  • вероятность возникновения временных потерь при обеспечении оперативной обработки и получении информации по кадровому делопроизводству, а, следовательно, и задержек в принятия решения в области HR;
  • переключение на другого аутсорсера может быть достаточно дорогим и болезненным.

К юридическим минусам относятся:

  • вероятность нарушения конфиденциальности в отношении предоставленных данных при работе с недобросовестным аутсорсинговым провайдером (компания-заказчик несет административную и уголовную ответственность за неправомерную передачу и распространение персональных данных своих сотрудников провайдеру аутсорсинговых услуг)
  • в случае отказа подавляющим большинством работников в предоставлении своих персональных данных компании, предоставляющей услуги кадрового аутсорсинга, внедрение кадрового аутсорсинга вообще невозможно.
  • необходимо помнить, что деятельность по оказанию услуг по ведению кадрового делопроизводства не подлежит лицензированию. Это существенно затрудняет выбор добросовестного провайдера.

Необходимо отметить, что, тем не менее, аутсорсинг кадрового делопроизводства не противоречит действующему законодательству. Судебная и налоговая практика показывает, что применение такого вида услуг является абсолютно легальным способом сотрудничества, разумеется, при условии добросовестного исполнения обязанностей компанией-аутсорсером.

Как видим, минусов у перехода на аутсорсинг немало. Однако следует заметить, что большинство из них нивелируются при правильном выборе компании-провайдера аутсорсинговых услуг. Квалифицированные специалисты могут свести все возможные проблемы практически к нулю, начиная с того, что помогут провести необходимую разъяснительную работу с персоналом и заканчивая тем, что наладят бесперебойную коммуникацию с Заказчиком.

Так как же найти своего аутсорсера?

  • Помните, что критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке. Не бойтесь потратить «слишком много» времени, чтобы ее выяснить.
  • Кроме того, организации-исполнителю, чтобы иметь право предоставлять услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предусмотретьв учредительных документах такой вид деятельности и зарегистрировать учредительные документы в порядке, установленномФедеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Это, пожалуй, главный пункт при проверке юридической документации фирмы-аутсорсера, ведь этот вид услуг лицензированию не подлежит.
  • На стоимость услуг обращать внимание, безусловно, необходимо. Здесь нужно не только сравнивать предложения разных аутсорсинговых компаний, но и сопоставлять стоимость ведения кадрового делопроизводства традиционным способом и передачи его на аутсорсинг.
  • Кроме того, необходимо обращать внимание на широту спектра услуг, который предоставляет провайдер, ведь, вполне возможно, в дальнейшем понадобится по тем или иным причинам расширить круг задач аутсорсера. Менять провайдера из-за того, что имеющийся не оказывает тех или иных услуг, довольно накладно. Также широкий спектр предоставляемых услуг может косвенно свидетельствовать о развитости компании и профессиональных компетенциях ее сотрудников.

Итак, менеджменту фирмы стала очевидна необходимость воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Теперь необходимо приступить к собственно внедрению системы аутсорсинга. Для облегчения данной процедуры можно воспользоваться следующим примерным алгоритмом действий:

  • Принятие руководством организации принципиального решения о переходе на аутсорсинг.
  • Формулировка и согласование с топ-менеджментом организации объема функций, передающихся на аутсорсинг, и требований к аутсорсинговой компании.
  • Исследование рынка аутсорсинговых услуг и выбор провайдера.
  • Составление и принятие «Положения о ведении кадрового делопроизводства и порядке обработки персональных данных сотрудников».
  • Ознакомление с содержанием «Положения» всех сотрудников под роспись.
  • Уведомление сотрудников о намерении передать функции по ведению кадрового делопроизводства (а, следовательно, и необходимые для этого персональные данные) сторонней организации и разъяснительная работа по этому поводу.
  • Получение письменного согласия сотрудников на передачу персональных данных.
  • Заключение договора оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства (согласно Главе 39 Гражданского кодекса РФ)), а также договора о соблюдении конфиденциальности в отношении передаваемой информации.
  • Издание на основании заключенных договоров Приказа о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации.
  • Ознакомление с Приказом сотрудников под роспись.

Мы проанализировали понятие и сущность аутсорсинга кадрового делопроизводства. Совершенно очевидно, что данный вид услуг предоставляет бизнесу новые возможности для развития. Руководителям и управленцам необходимо помнить следующие постулаты.

  • Использование аутсорсинговых услуг находится в рамках правового поля РФ.
  • При использовании аутсорсинга происходит сокращение издержек, повышение эффективности деятельности организации
  • Переход на аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет Заказчику сосредоточится на основных бизнес-процессах компании.
  • Целесообразность внедрения аутсорсинга в каждой конкретной организации необходимо обсуждать специально, так как универсальных рецептов повышения эффективности бизнес-процессов, безусловно, не существует.
  • Выбирать провайдера аутсорсинговых услуг необходимо исходя не только из стоимости его услуг.
  • Особое внимание необходимо уделить выбору надежного и зарекомендовавшего себя на рынке с положительной стороны провайдера, способного предложить Заказчику максимально широкий спектр услуг.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх