Командировка без подтверждающих документов

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2020 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2020 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2020 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2020 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Оплата

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Отсутствие документов на проживание в отеле

С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?

Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.

Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Работник при направлении в командировку в заявлении на авансовые платежи не указал сумму по оплате жилья, так как проживал у родственников. По приезду он представил в бухгалтерию авансовый отчет без приложения к нему подтверждающих документов по найму помещений и не просил компенсировать оплату проживания в размере 12 руб.

Обязан ли работодатель возместить расходы по найму жилых помещений без подтверждающих документов, даже если работник не указывает это в заявлении?

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания от 11.03.2014 № 3210‑У).

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения за время нахождения в командировке, установленный пп. «а» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, при отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, – 12 руб. в сутки.

Таким образом, работодатель обязан выплатить работнику расходы по найму жилого помещения в размере 12 руб. в сутки в соответствии с законодательством РФ при отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение).

Как оплатить расходы на проезд в случае, когда работник утратил проездные документы?

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы на проезд.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (п. 1 Постановления № 729).

Таким образом, расходы на проезд в командировку, возмещаемые сотруднику учреждения, должны подтверждаться документально. Поэтому при утрате проездных документов (билетов) возмещение расходов производится на основании выданных транспортными организациями, осуществившими перевозку, документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом. При потере подлинников проездных документов для подтверждения командировочных расходов работником представляются дубликат проездного документа, копия экземпляра билета или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение, №1, 2019 год

Г. Н. Соколова, ведущий редактор-эксперт журнала «Главбух»
№ 4/2008

Вернувшись из командировки, сотрудник не привез счет из гостиницы. Например, потому что арендовал жилье в частном секторе или же просто потерял документы. По решению руководителя ему все равно выплачена компенсация. Нужно ли с нее удерживать НДФЛ?

Позиция Минфина России

С 2008 года расчет НДФЛ зависит от того, какова сумма компенсации расходов на жилье сотруднику. Это следует из новой редакции пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В ней установлены нормы неподтвержденных расходов по найму жилого помещения. Суммы компенсаций, которые не превышают эти нормы, НДФЛ не облагаются. Соответствующие лимиты составляют:
— по российским командировкам — не более 700 руб. в день;
— по заграничным командировкам — не более 2500 руб. в день.

Минфин России подтвердил это в письме от 5 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/30.

Рекомендации «Главбуха»

Компенсировать работникам неподтвержденные расходы на жилье Трудовой кодекс РФ не запрещал и раньше. Ведь порядок и размеры возмещения командировочных затрат руководство вправе разработать самостоятельно. И утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 167, 168 Трудового кодекса РФ).

Многие организации поступают так давно. Однако до 1 января 2008 года сотрудникам приходилось мириться с тем, что они получают суммы компенсаций за вычетом 13-процентного налога. Дело в том, что не удерживать с неподтвержденных расходов на жилье НДФЛ бухгалтеры не решались.

Но заметим: теоретически такая возможность у них была. В прежней редакции пункта 3 статьи 217 тоже была фраза, которая позволяла это сделать. Там было сказано, что оплата неподтвержденных расходов на жилье освобождается от НДФЛ в пределах законодательно установленных норм.

В то же время никаких специальных норм в Налоговом кодексе РФ не было. Поэтому получалось, что компенсации неподтвержденных расходов на жилье можно не облагать НДФЛ в пределах сумм, которые предусмотрены в локальном нормативном акте или коллективном договоре.

Однако налоговые инспекторы считали иначе. По их мнению, в этой ситуации удерживать НДФЛ нужно было со всей суммы компенсации. В итоге предусмотренная пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ льгота фактически не «работала».

Таким образом, доказать свое право на то, чтобы применять эту льготу, компания могла только обратившись в суд. На практике большинство компаний предпочитало в такие споры не ввязываться. И бухгалтеры автоматически удерживали 13 процентов с затрат на жилье, не подтвержденных документами.

С 2008 года ситуация изменилась в лучшую сторону. Как мы писали выше, для расходов на жилье, которые не подтверждены документами, теперь установлены четкие нормативы — в целях расчета НДФЛ. Суммы компенсаций, которые не выходят за пределы этих норм, можно смело не облагать НДФЛ — никаких претензий со стороны налоговиков это не повлечет. Тем более что теперь это подтверждено письмом Министерства финансов РФ.

ПРИМЕР

Сотрудник ЗАО «Смена» Иванов А.А., вернувшись из командировки в город Санкт-Петербург, не привез документы о расходах на проживание. На основании авансового отчета, командировочного удостоверения и билетов на проезд установлено, что срок его пребывания в Санкт-Петербурге составил 3 дня. Стандартные вычеты Иванову не положены.

ЗАО «Смена» оплачивает работникам командировочные расходы на основании утвержденного руководителем Положения о командировках. В нем предусмотрено, что неподтвержденные расходы на проживание по российским командировкам компенсируются в сумме 1500 руб. в день.

Бухгалтер ЗАО «Смена» сделал в учете такие проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

— 4500 руб. — начислена компенсация расходов на проживание в командировке;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 312 руб. — удержан НДФЛ с суммы компенсации.

Таким образом, на руки сотрудник получил компенсацию расходов на проживание в командировке в сумме 4188 руб. (4500 – 312).

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 31.07.2020)При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или в административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх