Контур бухгалтерия авансовый отчет

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

  • Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
  • Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
  • Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
  • Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
  • Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
  • Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
  • Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

  • Название документа;
  • Дата (число, месяц, год) составления;
  • Полное наименование продавца;
  • Содержание операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
  • Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
  • Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги. Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы. Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

  • Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
  • Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
  • Адрес;
  • Индивидуальный налоговый номер;
  • Вид и стоимость услуги;
  • Сума;
  • Дата оплаты;
  • Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

«Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

  • Невыдача кассового или товарного чека;
  • Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
  • Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
  • Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
  • Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
  • Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
  • Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Авансовый отчёт (последней редакции)

Рассмотрим назначение граф ввода лицевой стороны авансового отчёта:

  • Номер документа – указывается номер выписываемого авансового отчёта.

  • При нажатии клавиши F2 или кнопки на экране номер будет сформирован автоматически. Автонумерация документов производится по возрастанию числовой части номера документа.

  • Дата – дата выписки авансового отчёта.

  • Утверждаю отчёт в сумме – заполнется автоматически после пересчёта бланка. Авансовый отчёт утверждает руководитель организации. Должность и фамилия берутся из реквизитов.

  • Табельный номер – указывается счёт подотчётного лица.

  • Подотчётное лицо – заполнится автоматически после пересчёта бланка.

  • Назначение аванса – Указывается назначение аванса. Заполняется вручную.

  • Получен аванс из кассы– указывается сумма полученного аванса.

  • В валюте – указывается наименование валюты (в случае если аванс выдаётся в иностранной валюте).

  • курс – указывается курс валюты (в случае если аванс выдаётся в иностранной валюте).

Рассмотрим назначение граф ввода оборотной стороны авансового отчёта:

  • Принято к проверке от — указывается фамилия, имя и отчество подотчётного лица. Заполняется автоматически после пересчёта бланка.

  • Номер по порядку — указывается порядковый номер документа, подтверждающего расход выданного аванса.

  • Дата — указывается дата документа, подтверждающего расход выданного аванса.

  • Номер — указывается документа, подтверждающего расход выданного аванса.

  • Наименование документа (расхода) — указывается наименование документа, подтверждающего расход выданного аванса.

  • Сумма по отчёту — указывается сумма фактического расхода.

  • Сумма принятая к учёту — указывается сумма, которую можно принять к бухгалтерскому учёту в соответствии с действующим законодательством.

  • Дебет счёта, субсчёта – указывается счёт, на который должны быть отнесены расходы, указанные в данной строке.

  • Счёт НДС — указывается счёт , на который необходимо отнести сумму НДС по данному расходу.

  • Ст. НДС – указывается ставка НДС по данному расходу.

  • Ст. НсП – указывается ставка налога с продаж.

  • Сч. нал. пр. – указывается счёт, на который необходимо отнести сумму налога с продаж по данному расходу.

После заполнения граф бланка Вам следует пересчитать документ. Для этого нажмите кнопку на панели инструментов или клавишу F9 или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. После расчета бланка появится окно «Новая хозяйственная операция»:

После этого сформируется печатная форма авансового отчёта.

После этого Вы можете распечатать полученный журнал, нажав кнопку «Печать» или «Предварительный просмотр печати» .

Настройка авансового отчёта (последней редакции).

Для вызова диалога настроек бланка необходимо нажать кнопку

на панели инструментов или клавишу F4 на клавиатуре.

Выбор настройки для изменения осуществляется клавишами ^ и v на клавиатуре или при помощи мыши. При использовании клавиатуры, необходимо установить курсор на нужную строку и нажать клавишу Enter. При использовании мыши – навести указатель на строку и дважды нажать левую кнопку мыши.

После этого будет выведено окно для выбора одного из доступных значений настройки.

Настройки бланка «Авансовый отчёт (последней редакции)»

  • Суммировать налоговые проводки– устанавливает, будут или нет суммироваться налоговые проводки.

    Варианты:

    • Да

    • Нет

  • Суммировать бухгалтерские проводки – устанавливает, будут или нет суммироваться бухгалтерские проводки.

    Варианты:

    • Да

    • Нет

Авансовые отчёты в компании – это всегда большая статья расходов и головная боль всех сотрудников. Обработка авансовых отчетов у многих ассоциируется с бумажной волокитой, постоянными перепроверками многочисленных ошибок, повтором ручных операций изо дня в день и потерей драгоценного рабочего времени. Часто сотрудники компаний не хотят делать авансовые отчеты или делают их не вовремя, из-за чего «зависают» довольно большие неучтённые денежные суммы.

До недавнего времени компании и представить себе не могли, что процесс обработки авансовых отчётов можно перевести в онлайн формат. Но наличие проблематики всегда порождает решение, и в век информационных технологий, когда всё стремится к максимальной автоматизации, такими решениями стали системы по управлению авансовыми отчетами в компании.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Так началась эра новых специализированных бизнес-приложений, которая позволила компаниям найти грамотный подход к обработке авансовых отчётов и научиться делать это эффективно с точки зрения временных и денежных затрат. Отсутствие прозрачности понесённых сотрудником затрат, сложность контроля расходов, ручной процесс утверждения, долгий жизненный цикл документа, не налаженная коммуникация между сотрудниками – всё это осталось в прошлом.

Компании АШАН Ритейл Россия и Ниссан Мануфэкчуринг Рус поделились опытом эффективного управления авансовыми отчётами с .

Как в АШАН Россия внедряли проект по автоматизации АО?

За пример возьмём розничную компанию АШАН Ритейл Россия, которая в 2014-м году запустила проект по автоматизации авансовых отчетов, внедрив такое бизнес-приложение.

На момент внедрения проекта в компании АШАН Россия было около 20 000 отчётов в год и примерно 3 000 подотчетных лиц. Один сотрудник тратил около 105-ти человеко-минут на оформление авансового отчёта, жизненный цикл которого в общей сложности длился от 2-х до 6-ти недель.

Заместитель главного бухгалтера АШАН Россия Людмила Лобашева рассказывает: «Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас много филиалов, много подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто согласовывает, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании».

Естественно, решить такую проблематику было возможно лишь переведя весь бизнес-процесс в онлайн формат. Так в АШАН Россия было положено начало использованию облачного бизнес-приложения, в котором работают и общаются все сотрудники компании (например, коммерсанты, работники с разъездным или удаленным характером работы), а каждый авансовый отчёт становится прозрачным.

ЧИТАТЬ БИЗНЕС-КЕЙС ПОЛНОСТЬЮ >>

Весь функционал в этом приложении для бизнеса продуман до мелочей, что позволяет не только грамотно выстроить весь бизнес-процесс, но и адаптировать его под специфику любой компании. Выделим основное:

  • различные виды АО (командировочные, общехозяйственные, представительские и т.д.);
  • установка бухгалтерских стандартов и контроля лимитов;
  • автоматические бухгалтерские проводки по расходам и расчету доп. дохода сотрудников;
  • возможность загрузки банковских выписок в соответствии с расходами;
  • обмен данными с внутренними модулями и системами;
  • автоматическое формирование и заполнение внутренних и нормативных печатных форм;
  • электронный архив первичной документации;
  • электронная авторизация менеджерами и финансовым отделом;
  • настройка уровней безопасности;
  • полная аналитическая отчётность.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов в АШАН Россия главной целью была систематизация бизнес-процесса компании, что сделало его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако, по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания.

После внедрения приложения удалось значительно повысить скорость работы с авансовыми отчётами и обеспечить 100% правильности их оформления, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, а также обеспечить обработку отчета сотрудниками из любой удалённой точки. Всё это уже позволило АШАН Россия сократить время работы с авансовыми отчётами для всех сотрудников компании и значительно оптимизировать работу более 60-ти человек из бухгалтерского и административного отделов.

Важно отметить, что это бизнес-приложение актуально как для больших, так и для малых компаний. На практике его внедряют как компании с 5-ю авансовыми отчетами в месяц, так и с 3000 – всё зависит исключительно от поставленных целей.

ЭЦП на авансовых отчетах впервые в России

Мир не стоит на месте, поэтому такие бизнес-приложения должны постоянно развиваться, повышая качество их использования и расширяя функциональные возможности. Последней инновацией и своеобразным прорывом на российском рынке стала облачная ЭЦП на авансовом отчёте.

В текущем году впервые в России такой проект был запущен нашей командой совместно с ведущим оператором по юридически значимому ЭДО в одной из крупнейших в мире автомобилестроительных компаний – Ниссан Мануфактуринг. Финансовый менеджер и основной двигатель этого проекта в компании Ниссан Алёна Гатина рассказала, каково быть первопроходцем: «Мы первые, кто смог применить облачную ЭЦП в системе, интегрированной с нашим приложением по управлению авансовыми отчетами от Hamilton Apps. В особенности хочется отметить гибкость самого приложения и оперативность внедрения различных настроек под бизнес-процесс нашей компании. Первый шаг к безбумажному документообороту уже сделан. Потенциально у нас есть еще разработки, которые в будущем позволят всем сотрудникам уйти от дублирования электронного процесса бумагами».

Безбумажный процесс обработки авансовых отчётов становится реальностью, благодаря чему компании теперь могут делать авансовый отчет онлайн, и тем самым свести время обработки документа до минимума, полностью исключить всевозможные ошибки при заполнении, а также избавиться от кучи бумаг и сократить ресурсы на постоянные пересылки документов.

Что говорит закон об использовании ЭЦП?

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи»:

  • Электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
  • Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.
  • Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

Если Вы хотите рассмотреть такой проект в Вашей компании, получить экспертную консультацию по этой теме или задать интересующие Вас вопросы – свяжитесь с нами, кликнув сюда.

Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.

Подотчетное лицо — это сотрудник компании, получивший деньги на конкретные цели. Цели можно разбить на 3 группы:

  • хозяйственно-операционные расходы;
  • расходы на командировку;
  • возмещение сотруднику понесенных командировочных расходов.

Однако не любой сотрудник организации может получить деньги под отчет. Обязательное условие — сотрудник должен отчитаться по всем ранее выданным суммам. Передача авансовых сумм от одного лица другому запрещена. Не выдавайте денежные средства лицам, не являющимся сотрудниками компании.

Выдача денег под отчет

Для получения денег на целевые расходы сотрудник направляет руководителю заявление. Он обязан указать конкретную сумму, цель и срок их получения. После одобрения руководителем заявление поступает в бухгалтерию, которая проверяет наличие остатков по прошлым авансам.

Если деньги выдаются на командировочные расходы, то руководитель выносит приказ о направлении сотрудника в командировку. Затем работник пишет заявление с предварительным расчетом необходимой суммы.

Порядок выдачи аванса

Выдачу аванса из кассы оформляйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. В РКО должны быть проставлены подписи директора и главбуха или иных уполномоченных. Выдавать деньги в подотчет можно и в безналичной форме. Деньги выдаются на определенный срок. Об израсходованных суммах работник обязан отчитаться в бухгалтерию в трехдневный срок со дня его истечения.

В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали.

Авансовый отчет

Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.

Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.

При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:

  • Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
  • Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.

Оправдательные документы

Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.

Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.

Списание подотчетных сумм

После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:

  • Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
  • Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
  • Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
  • Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.

Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

  • Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
  • Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
  • Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх