Нотариус с электронной подписью

Перевод документов в электронный вид

Основами законодательства Российской Федерации о нотариате предусмотрены следующие виды нотариальных действий, которые способны помочь документу преодолеть любое расстояние в кратчайшие сроки:

— удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;

— удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.

Процедура удостоверения равнозначности электронного и бумажного документов означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

При этом необходимо помнить, что не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Удостоверение же равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Удобство, безопасность, скорость — главные достоинства процедуры удостоверения равнозначности электронного и бумажного документов.

Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.

В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме

Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:

  • Быстро передать документы в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
  • Защитить документы от рисков, связанных с хранением и использованием документов на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять. При этом он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный.
  • Уменьшить объем архива. Вместо нескольких полок с папками для электронных документов достаточно флешки или места в «облаке».

Как проходит процедура удостоверения

Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:

  1. Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
  2. Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
  3. К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
  4. Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
  5. Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.

Какие документы можно заверять у нотариуса?

Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:

  • паспорт,
  • водительское удостоверение и т.д.

Все остальные документы можно заверять, например:

  • свидетельство о рождении,
  • лицензии,
  • страховые документы,
  • доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.

Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.

Действительность любой нотариальной доверенности, выданной в России с начала 2017 года, можно проверить в официальном Реестре доверенностей.

Получить электронную подпись

В этой статье мы хотим дать определение удостоверению равнозначности электронного документа.

Ведение электронного документооборота уже давно и устойчиво влилось в нашу привычную жизнь. Многие необходимые документы сейчас можно заказать не выходя из дома: справки, налоговые выписки, некоторые виды свидетельств и прочие. Это существенно сокращает время, которое так сильно ценится в нашем бешеном ритме. Электронный документооборот не обошел и нотариальное делопроизводство. Нельзя не отметить высокую эффективность данного способа. Так, например, электронное взаимодействие между нотариатом и Росреестром позволило сократить срок регистрации права собственности до 1 рабочего дня при направлении документов через нотариуса. Единая информационная система позволяет нотариату сотрудничать не только с Росреестром, но и ФНС, МВД, Центральном каталогом кредитных историй, банками и другими инстанциями. Можно сказать, что заявители могут получить услуги в комфортном режиме «одного окна». В нашей практике абсолютное большинство заверений касается справок об отсутствии судимости с ЭЦП. Когда необходимо придать юридическую силу электронному документу, нотариус проводит процедуру равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Выполняя это действие, нотариус обеспечивает электронной версии документа ту же юридическую силу, что и оригинал, соответственно, после чего такой электронный документ может использоваться во всех инстанциях с тем же успехом, что и оригинал. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью и иметь файл с изображением самого документа в формате pdf.

Электронный документооборот в нотариате в прямом смысле слова сокращает расстояние и стоимость доставки документов. Это касается законченных нотариальных актов, таких как согласие на выезд ребенка, доверенности, заявления, завещания и прочие. Распространенный случай, когда оба родителя находятся в разных городах, и нужно оформить согласие на выезд ребенка.

Пример оформления электронной доверенности у нотариуса

Рассмотрим процедуру, когда наш заказчик, скажем, находится во Владивостоке и оформляет доверенность на наших сотрудников для представления его интересов в тех или иных инстанциях в Москве.

  1. Мы направляем необходимую форму доверенности по e-mail заказчику или напрямую на электронную почту нотариусу в регионе по предварительной договоренности.
  2. Далее в нотариальной конторе привычным образом оформляется доверенность на бумажном носителе.
  3. Следующим этапом является преобразование бумажного варианта в электронный путем шифрования крипто-ключом электронной подписи нотариуса посредством специальной программы. В процессе заявитель получает zip-архив (контейнер с изображением бумажного документа и ЭЦП).
  4. Данный архив направляется региональным нотариусом нашему нотариусу через внутреннюю «Информационную систему нотариуса «еНот, либо архив направляется нашему менеджеру на почту, в данном случае мы самостоятельно направляем zip архив на личный email нотариуса, с которым работаем.

Таким образом, если в одном городе нотариально удостоверить электронный документ, отправить его по электронной почте (контейнер с изображением и ЭЦП), провести обратную процедуру (удостоверение равнозначности документа на бумаге электронному) в другом городе, можно получить юридически применимую в любых инстанциях версию документа в самые сжатые сроки. Даже самые быстрые логистические компании не могут обеспечить такую мгновенную передачу документов. И пересылка доверенности курьерской службой не требуется.

Мы рекомендуем нашим заказчикам пользоваться электронным документооборотом с целью экономии времени и средств на пересылку документов.
За более подробной информацией можно обратится к нашим экспертам!

Между организациями подписано соглашение об электронном документообороте.
Имеет ли электронная доверенность в распечатанном виде силу оригинала и юридическую значимость, или электронную доверенность нужно заверить? Как и кем должна быть заверена доверенность? Если налоговый орган запросит доверенность, каким образом ее представить? Каковы действия при получении товара на основании электронной доверенности?

4 марта 2020

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Распечатка электронной доверенности, подписанной электронной подписью, не является подлинником этого документа. Она может рассматриваться как его копия, соответствие которой подлиннику подтверждается подписью законного представителя (руководителя) организации.
В налоговый орган такая доверенность представляется на бумажном носителе в виде заверенной организацией копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Порядок представления доверенности в отношениях между сторонами гражданско-правового договора определяют сами стороны.

Обоснование позиции:
Пунктом 3.1 Межгосударственного стандарта ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (введен в действие постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549, далее — Стандарт) предусмотрено, что подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями этого Стандарта. При этом подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником (п. 3.2 Стандарта).
Однако положения Стандарта не могут применяться без учета нормативных правовых актов, принятых позднее и регламентирующих отношения, связанные с составлением электронных документов и использованием электронной подписи. В настоящее время эти правоотношения регулируются, в частности, Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ), а также Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон N 149-ФЗ).
Согласно ч. 4 ст. 11 Закона N 149-ФЗ в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ электронным документом является документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Частью 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ предусмотрено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Согласно ч. 2 той же статьи, если информация в электронной форме подписана простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, такая информация также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Как следует из изложенного, электронный документ, содержащий электронную подпись, и документ, составленный на бумажном носителе и подписанной собственноручной подписью, представляют собой различные формы документов. То есть распечатка электронного документа не является документом на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью; равнозначным электронному документу признается подлинник документа, составленного на бумажном носителе, а не распечатанный на бумаге электронный документ. Такая распечатка, на наш взгляд, отвечает понятию копии документа, поскольку она лишь воспроизводит информацию подлинника электронного документа*(1).
Таким образом, распечатанный в бумажном виде текст электронной доверенности не является подлинником этого документа и может рассматриваться как его копия*(2).
Этот вывод косвенно подтверждается судебной практикой. Так, суды полагают, что распечатанный экземпляр платежного поручения, сформированного в электронном виде в системе «Банк-Клиент», представляет собой копию оригинала документа в электронной форме, а не подлинник (оригинал) документа (постановления АС Поволжского округа от 18.01.2017 N Ф06-16003/16, Четырнадцатого ААС от 31.07.2019 N 14АП-6303/19). Такой же вывод судьи делают относительно выписки из ЕГРЮЛ, полученной из налогового органа в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, указывая, что самостоятельно распечатанная организацией на бумажном носителе выписка не является оригиналом выписки из ЕГРЮЛ (оригиналом является непосредственно сам электронный документ) (постановления АС Центрального округа от 24.03.2017 N Ф10-507/17, Восьмого ААС от 31.05.2018 N 08АП-4388/18, Седьмого ААС от 16.11.2017 N 07АП-9305/17).
Единообразный порядок заверения таких копий законодательством не регламентирован. Порядок подтверждения соответствия копии доверенности ее подлиннику может зависеть от того, в рамках каких правоотношений возникает необходимость подтверждать такое соответствие.
Если речь идет о порядке приемки товара в отношениях купли-продажи между организациями, заключившими соглашение об электронном документообороте, то, исходя из принципа свободы договора (п. 2 ст. 1, п. 4 ст. 421 ГК РФ), стороны договора купли-продажи (поставки) вправе самостоятельно определить, каким образом должны быть подтверждены полномочия представителя поставщика или покупателя непосредственно при приемке товара. Так, если поставщику заблаговременно была направлена доверенность в электронной форме, подтверждающая полномочия представителя покупателя, то при передаче товара он не лишен возможности удостовериться по имеющимся у него электронным носителям в наличии такой доверенности и соответствии имеющихся в ней сведений документу, удостоверяющему личность, который предъявляет представитель покупателя. Либо стороны могут договориться о том, что для получения товара покупатель предъявляет распечатку доверенности, заверенную подписью руководителя организации-покупателя.
Что касается налоговых правоотношений, то порядок представления документов по требованию налогового органа урегулирован законом. Так, в соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. При этом документы на бумажном носителе представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий, а документы, составленные в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, представляются по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Поскольку в рассматриваемом случае доверенность составлена не по утвержденным форматам, предназначенным для целей обмена документами с налоговым органом, организации в случае запроса у нее такой доверенности следует представить ее в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 01.10.2018 N 03-02-07/1/70444, ФНС России от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048).
Бумажную копию электронной доверенности необходимо заверить подписью законного представителя организации, которым может являться ее единоличный исполнительный орган (п. 1 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 53, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

13 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх