С документация

I вариант.

1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие

3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +

4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +

8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +

9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +

10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции

11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +

12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию

17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +

20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +

II вариант.

1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +

2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу

3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +

10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.

12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.

14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.

18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.

19. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.

20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.

Одной из коренных закономерностей современного общественного развития является углубляющаяся интернационализация всех сфер жизнедеятельности человека, особенно сферы экономики и регулирующего их права. Интернационализация права означает сближение правовых систем, углубление их взаимодействия, взаимного влияния.

Интернационализация права проявляется в двух взаимосвязанных, но различающихся по своему содержанию процессах — унификации и гармонизации права.

4.1. Унификация права

Унификация (unie facere — делать единым) права — это создание одинаковых, единообразных, т.е. унифицированных норм во внутреннем праве разных государств. Поскольку право входит в область внутренней исключительной юрисдикции государства и не существует наднационального «законодательного» органа, принимающего юридически обязательные «законы» для внутреннего права государств, то единственным способом создания унифицированных норм является сотрудничество государств. Отсюда унификация права означает сотрудничество государств, направленное на создание, изменение или прекращение одинаковых (единообразных, унифицированных) правовых норм во внутреннем праве определенного круга государств. В этом качестве унификация является разновидностью правотворческого процесса. Главной ее особенностью выступает то, что она происходит в двух правовых системах — в международном праве и во внутреннем праве государства с применением международно-правовых и национально-правовых форм и механизмов.

Унификация охватила все отрасли внутреннего права государств, в том числе уголовное (например, комплексы правовых норм по некоторым группам преступлений), уголовный процесс (например, институт выдачи преступников), административное право (например, единообразные нормы, регулирующие таможенные отношения) и т.д. Этот процесс проник даже в святая святых внутреннего права — в конституционное право (например, закрепленные конституциями многих государств права и свободы человека соответствуют общепризнанным международно-правовым стандартам). Но наиболее ощутимых результатов процесс унификации достиг в международном частном праве, что объясняется его спецификой.

Будучи частью внутреннего права государства, оно по своей природе экстравертно. Его объектом являются отношения международного характера, т.е. выходящие за пределы одного государства: частноправовые отношения, осложненные иностранным элементом. Наличие иностранного элемента приводит к тому, что международное частное право регулирует отношения, которые своим составом лежат в правовом поле двух или более государств. Их значимость в жизни каждого государства порождает объективную потребность в их единообразном правовом регулировании.

Есть еще одна причина, способствующая довольно высокой результативности унификации в международном частном праве. Национальное право часто оказывалось неспособным регулировать отношения с международными характеристиками. Особенно отчетливо это проявилось в экономической сфере. В дальнейшем речь будет идти только об унификации в международном частном праве.

Особенности правого механизма унификации права

Как уже говорилось, процесс унификации права протекает в двух правовых системах — и в международном праве, и в национальном. На первом этапе достигается соглашение между государствами по поводу единообразного регулирования определенных отношений, оформляемых международным договором, в котором содержатся правовые нормы, предназначенные для регламентации этих отношений. Достижение соглашения и принятие договора с текстом соответствующих норм не означает, что унификация права состоялась.

Любой международный договор, независимо от того, какому конкретному вопросу он посвящен, регулирует отношения между государствами и обязывает только государств-участников. В равной степени это относится и к договору, направленному на унификацию права. Венская конвенция 1980 г. регулирует не договор купли-продажи, а отношения между государствами по поводу единообразной регламентации купли-продажи, она обязывает государства обеспечить применение предусмотренных Конвенцией соответствующих правовых норм. Только тогда, когда нормы, содержащиеся в международном договоре, станут частью национального (внутреннего) права государств, можно говорить об унификации права как о законченном процессе: во внутреннем праве государств — участников договора появились одинаковые правовые нормы.

Иначе говоря, нормы международного договора должны быть «санкционированы» государством для применения их в национально-правовой сфере, т.е. им должна быть придана юридическая сила национального права. Только в этом случае они будут способны регулировать отношения между субъектами национального права. Восприятие международно-правовых норм национальным правом государств — второй этап унификации права. Это сугубо национальное дело, и он реализуется с помощью национально-правовых механизмов.

Таким образом, унификация права как правотворческий процесс имеет два этапа (две стадии). На первой создается комплекс соответствующих правовых норм в форме международного договора и государства берут на себя международно-правовые обязательства обеспечить их применение. Трудно переоценить значение этой стадии. Собственно на этом этапе создаются единообразные нормы. Данный процесс трудоемкий, сложный и часто длительный. Он сопровождается поисками компромиссных решений с целью согласования позиций разных государств, на которые влияют не только особенности собственных правовых систем, но политические и другие интересы. Иногда тексты договоров согласовываются десятилетиями. Например, прошло более 20 лет, как Комиссия международного права ООН в 1977 г. начала работать над проектом конвенции об юрисдикционных иммунитетах, и работа еще продолжается.

Принятие международного договора и соответственно международно-правовых обязательств государствами завершает первую стадию унификации. Так как нормы, содержащиеся в договорах, еще не унифицированные, но предназначены стать таковыми, их можно назвать унифицирующими нормами. По своей природе это международно-правовые нормы, которые обязательны только для государств — сторон соответствующего договора. Понятно, что весь процесс создания унифицирующих правовых норм происходит в рамках международного права с помощью присущих ему механизмов.

Вторая стадия не менее важна. Она связана с восприятием международно-правовых норм национальным правом. В результате в национальном праве разных государств появляются унифицированные нормы, т.е. одинаковые, полностью совпадающие по содержанию. Эти нормы имеют силу национального права, включают и соответствующие национально-правовые меры их принудительного исполнения. В таком качестве названные нормы юридически обязательны для всех субъектов национального права, как участников частноправовых отношений, так и правоприменительных органов.

Восприятие международно-правовых норм национальным правом называется либо трансформацией, либо национальной имплементацией. Процесс восприятия обеспечивается национально-правовыми механизмами. В праве разных государств они различны, но имеют много общих черт. В Российской Федерации правовая основа этого процесса предусмотрена в п. 4 ст. 15 Конституции: «…Международные договоры Российской Федерации являются составной частью ее правовой системы». Конституция устанавливает общий принцип действия международных договоров в России как части ее правовой системы. Поэтому данное правило можно рассматривать в качестве общей или генеральной трансформационной нормы, согласно которой нормам международных договоров, в которых участвует Россия или в которых она будет участвовать, придается национально-правовая сила (этот же принцип повторяется в специальных частноправовых законах, например в ст. 7 ГК РФ).

Конституционное правило конкретизируется в иных законах и прежде всего в Федеральном законе о международных договорах 1995 г., предусматривающем правовые процедуры, в силу которых договор становится обязательным для России . Согласие на обязательность договора может быть выражено в форме либо федерального закона (о ратификации, о присоединении), либо правовых актов Президента или Правительства (например, постановление Правительства о присоединении). Эти правовые акты и являются теми правовыми формами, в которых нормы международных договоров вводятся в российскую правовую систему . Они же определяют место унифицированных норм в иерархии российского права: если международный договор вводится в форме федерального закона, то его нормы будут обладать юридической силой федерального закона; если договор вводится подзаконным актом, то его нормы будут обладать юридической силой этого подзаконного акта.

Таким образом, унификация права имеет две самостоятельные, но взаимосвязанные стадии: первая проходит в международно-правовой сфере и завершается принятием международно-правовых унифицирующих норм; вторая проходит в национально-правовой сфере и завершается принятием национально-правовых унифицированных норм. Соответственно обе стадии опосредуются теми правовыми формами, которые присущи двум правовым системам: во-первых, международно-правовым договором, во-вторых, национально-правовыми актами (законами и подзаконными актами).

Заканчивая рассмотрение вопроса об особенностях правового механизма унификации права, следует подчеркнуть еще одну особенность современного процесса унификации. Он имеет ярко выраженный институционный характер: первая стадия унификации преимущественно осуществляется в рамках международных организаций. Эта черта особенно проявилась во второй половине XX в., что является отражением общей тенденции роста роли международных организаций.

Существуют международные организации, специализирующиеся на унификации права: Гаагская конференция по международному частному праву, Римский институт по унификации частного права, Комиссия ООН по праву международной торговли (см. об этих организациях гл. 3 настоящего учебника). Чаще международные организации, обеспечивающие сотрудничество между государствами в конкретных областях, занимаются также унификацией права в этих областях, например Международная морская организация (ИМО), Международная организация гражданской авиации (ИКАО), Международная организация труда (МОТ), Всемирная организация интеллектуальной собственности (ВОИС) и др. Использование структур и механизмов межправительственных организаций облегчает и ускоряет процесс подготовки и принятия международных договоров, направленных на унификацию права.

Виды унификации

Существует несколько классификаций унификации в зависимости от критерия, положенного в ее основу.

Первая классификация сопряжена со способом правового регулирования частноправовых отношений, осложненных иностранным элементом. Двум способам регулирования — коллизионно-правовому и материально-правовому — соответствуют унификация коллизионного права и унификация материального частного права. По этому критерию можно выделить и третий вид унификации — смешанной, когда один международный договор предусматривает унификацию и коллизионных, и материальных норм.

Примерами унификации коллизионных норм являются Женевская конвенция о разрешении некоторых коллизий законов о простом и переводном векселе 1930 г., Гаагская конвенция о праве, применимом к алиментным обязательствам, 1956 г., Гаагская конвенция о коллизии законов, касающихся завещательных распоряжений, 1961 г., Гаагская конвенция о праве, применимом к договорам международной купли-продажи товаров, 1986 г. и др. (к ним относится большинство конвенций, принятых в рамках Гаагской конференции по международному частному праву). Россия участвует только в вексельной конвенции.

Примерами унификации материальных частноправовых норм являются Женевская конвенция относительно единообразного закона о простом и переводном векселе 1930 г., Конвенция ООН о договорах международной купли-продажи товаров 1980 г., Оттавская конвенция о международном финансовом лизинге 1988 г. (Россия участвует во всех трех).

В качестве примеров смешанной унификации можно привести конвенции по авторскому праву: Бернская конвенция об охране литературных и художественных произведений 1886 г., Всемирная конвенция об авторском праве 1952 г. и др. (Россия в них участвует).

Вторая классификация основана на предметном критерии, в зависимости от того, в какой вид частноправовых отношений входят унифицированные нормы. По этому критерию выделяются комплексы унифицированных норм (коллизионных и материальных), предназначенных для регулирования отношений, являющихся предметом отраслей, подотраслей, институтов частного права. Например, унификация обязательственного права, права собственности, интеллектуального права, наследственного, семейного, транспортного права и т.д. Сюда же относится и унификация гражданского процессуального права. По предметному критерию удобнее всего показать реальное состояние унификации международного частного права, ее успехи и, напротив, отставание в каких-либо областях. Подробно раскрывается содержание унификации по предметному критерию в соответствующих главах учебника.

Наиболее высокая степень унификации права, особенно материального, достигнута в области внешнеэкономических отношений. Главным образом унифицированы правовые нормы, регулирующие: договор международной купли-продажи (Венская конвенция 1980 г., Нью-Йоркская конвенция об исковой давности в международной купле-продаже 1974 г., Конвенция о праве, применимом к договорам международной купли-продажи товаров, 1986 г. и др.); новые виды договорных обязательств (Оттавские конвенции о международном финансовом лизинге и международном факторинге 1988 г.); международные расчеты, международные перевозки. Большие успехи достигнуты в унификации правовых норм, регулирующих интеллектуальную собственность, международный коммерческий арбитраж. Напротив, в таких сферах, как семейно-брачные отношения, наследственные, которые тесно связаны с национальными историческими, культурными, религиозными особенностями, успехи унификации незначительны.

Особое положение в классификационном ряду унификации занимают договоры об оказании правовой помощи. В них содержатся унифицированные нормы по гражданскому процессу (подсудность, исполнение судебных поручений, признание и исполнение судебных решений и др.), и значит, их можно включить в классификацию по предметному критерию. Однако часто такие договоры содержат унифицированные коллизионные нормы по широкому кругу частноправовых отношений и отдельные материальные частноправовые нормы. Следовательно, их можно отнести к смешанной унификации в широком смысле слова, включающей и первую, и вторую классификацию.

Третья классификация связана с классификацией международных договоров, прежде всего основанной на их субъектном составе. По субъектам международные договоры делятся на многосторонние (в том числе универсальные и региональные) и двусторонние. В зависимости от этого различают унификацию универсальную, региональную, двустороннюю.

Универсальная унификация предназначена для всех государств, соответственно международные договоры, опосредующие такую унификацию, открыты для всеобщего участия. Например, Венская конвенция 1980 г. открыта для присоединения всех государств (ст. 91). Региональная (или локальная) — это унификация, осуществляемая в пределах ограниченного круга государств (например, государств одного географического района или в рамках интеграционных образований).

Результаты региональной и двусторонней унификации, как правило, более существенны. Так, Россия за редким исключением не принимает участия в универсальных договорах, направленных на унификацию коллизионных норм в различных сферах частноправовых отношений, в основном разрабатываемых Гаагской конференцией по международному частному праву. Отметим, что эти договоры вообще не получили большого распространения и универсальными их можно назвать лишь формально, исходя из их предназначения для всех государств. Реальный результат их действия весьма далек от «универсальности». Вместе с тем Россия является участницей большого числа двусторонних договоров о правовой помощи. В результате в нашей стране действуют унифицированные на двусторонней основе коллизионные нормы по широкому кругу частноправовых отношений, что создает более благоприятные условия для сотрудничества между соответствующими государствами.

Россия принимает активное участие и в региональной унификации, осуществляемой в рамках СНГ . 15 сентября 1992 г. Межпарламентская ассамблея приняла специальный документ — Основные направления сближения национальных законодательств государств — участников Содружества. В нем указан широкий круг областей, в которых необходимо сближение законодательства: экономические связи, транспорт, статус хозяйствующих субъектов, трудовые права, инвестиции, патентное право и др. Отметим наиболее важные договоры, принятые государствами — членами СНГ в области унификации частного права. Это Соглашение об общих условиях поставок товаров между организациями государств — участников СНГ 1992 г., Соглашение о порядке разрешения споров, связанных с осуществлением хозяйственной деятельности 1992 г., Соглашение о порядке взаимного исполнения решений арбитражных, хозяйственных и экономических судов на территориях государств — участников СНГ 1998 г., Соглашение о сотрудничестве в области инвестиционной деятельности 1993 г., Соглашение о защите прав инвесторов 1997 г., Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам 1993 г., Евразийская патентная конвенция 1994 г.

Существенных результатов достигла унификация права, осуществляемая между странами Латинской Америки. Прежде всего это Кодекс Бустаманте 1928 г., о котором говорилось в гл. 3 настоящего учебника. До сих пор этот договор остается непревзойденным унифицирующим актом в области коллизионного права. Помимо круга государств — юридических участников Кодекса его положения применяются и в других латиноамериканских государствах в силу «разумности и целесообразности». Начиная с 1975 г. каждые пять лет проводятся конференции по международному частному праву, на которых было принято более 20 конвенций, унифицирующие и коллизионные, и материальные, и процессуальные нормы. На конференции в Мехико в 1994 г. была принята Межамериканская конвенция о праве, применимом к международным контрактам, которая заняла важное место в системе коллизионного регулирования обязательств по международным коммерческим контрактам.

Раздел XVII.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

402. Что такое документ?
Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование. Документ содержит зафиксированную информацию, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Законодательством предусмотрены случаи, когда документы являются обязательными (приказы об оформлении на работу, протоколы о прохождении различных инструктажей и т.п.).
Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, правильности расходования материальных, денежных, энергетических и других видов ресурсов.
Современное управление производством без документов просто невозможно.

403. Что такое служебные документы?
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

404. Что такое документация?
Документация – совокупность документов, оформленных по единым правилам. Документация может быть представлена в различных видах: графическая, конструкторская, рабочая, исполнительная, нормативно-справочная, отчётная, проектно-сметная, разрешительная, организационно-технологичес-кая.

405. Что такое графическая документация?
Графическая документация – это документация (чаще управленческая), выполненная в виде графиков, диаграмм, циклограмм, в которых в тексто-графической форме описываются сведения и расчётные технологические зависимости отдельных строительных операций в результате моделирования производственного процесса или состояния производственной деятельности строительных и монтажных организаций и их подразделений.

406. Что такое конструкторская документация?
Конструкторская документация – совокупность расчётных документов, разрабатываемых и используемых в процессе проектирования отдельных узлов, деталей или конструктивных элементов зданий и сооружений.

407. Что такое рабочая документация?
Рабочая документация – это часть проектно-сметной документации, разрабатываемой проектной организацией на стадии «рабочий проект» и применяемой исполнителями проекта непосредственно на строительной площадке при возведении зданий и сооружений.

408. Что такое проектно-сметная документация?
Проектно-сметная документация – совокупность графических, расчётных и пояснительных материалов, обосновывающих объёмно-планировочные, конструктивные, организационно-технологические решения и документы, обосновывающие стоимость и экономическую целесообразность строительства конкретного здания, сооружения или их комплекса.

409. Что такое организационно-технологическая документация?
Организационно-технологическая документация – часть проектно-сметной документации, обосновывающая решения по технологии работ и организации строительства зданий и сооружений.
К организационно-технологической документации относятся проекты организации строительства – ПОС (разрабатываются проектной организацией), проекты производства работ – ППР (как правило, разрабатываются строительными организациям) и проекты организации работ – ПОР (разрабатываются строительными организациями при одновременном возведении для разных заказчиков нескольких зданий или сооружений).

410. Что такое нормативная документация?
Нормативная документация – совокупность официальных документов, регламентирующих на государственном и региональном уровне обязательность применения нормативов, стандартов, правил и условий для проектирования, строительства и эксплуатации объектов.

411. Что такое нормативно-справочная документация?
Нормативно-справочная документация – совокупность официальных документов, содержащих установленные государственные или региональные правила, стандарты, нормали, нормативы и условия, связанные с проектированием, строительством и эксплуатацией возводимых зданий и сооружений.
К нормативно-справочной документации относятся также различные инструкции, указания, руководства, рекомендации, отражающие специфику отдельных видов строительных и монтажных работ на различных этапах инвестиционного периода (изыскания, проектирование, строительство, эксплуатация, реконструкция, капитальный ремонт).

412. Что такое разрешительная документация?
Разрешительная документация – комплект документов, выдаваемых органами исполнительной власти на выполнение проектно-изыскательских работ с согласованием архитектурно-планировочных решений, выдача разрешений на землепользование и производство строительно-монтажных работ.

413. Что такое отчётная документация?
Отчётная документация – совокупность документов, отражающих отчётные показатели работы строительной организации или её подразделения по выполнению отдельных заданий проекта или отчётные показатели за какой-либо период производственной деятельности. Это могут быть финансовые отчёты, материальные отчёты или отчёты за выполнение отдельных поручений.

414. Что такое делопроизводство?
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления строительного подразделения, заключающаяся в работе с документами. К делопроизводству относится составление, приём, регистрация, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и периодическое уничтожение документов. От рациональной организации делопроизводства в значительной степени зависит производительность труда управленческого аппарата.

415. Что такое приказ?
Приказ – это акт управления, издаваемый руководителем организации и обязательный для исполнения. В виде приказов оформляются решения руководителей, действующих на основе единоначалия, с целью регламентации деятельности предприятия и движения личного состава подчинённого ему строительного подразделения.
Право издавать приказ имеет руководитель, занимающий должность юридического лица или исполняющий его обязанности.
С помощью приказа руководитель ставит перед работниками возглавляемой им организации основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов, утверждает положения, инструкции, правила и тому подобные документы.

416. Как правильно оформить приказ?
Текст приказа по общим вопросам управления производством состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к его изданию, и цели, которые предполагается достигнуть. В распорядительной части приказа излагается суть предписываемых действий, указывается, кому поручено их исполнять, сроки их выполнения и кому поручается контроль за исполнением настоящего приказа.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю».
Поощрения и наказания за выполнение или невыполнение поручений и указаний объявляются самостоятельными приказами.

417. Что такое распоряжение?
Распоряжение – это решение, принимаемое устно или письменно вышестоящим органом, руководителем, его заместителями в пределах их полномочий, руководителями функциональных служб строительного подразделения для решения оперативных вопросов, связанных со служебной и производственной деятельностью.

418. Что такое указание?
Указание – это организационно-распорядительная форма передачи управленческого решения и разъяснение действий для достижения целей, обращённая к конкретным исполнителям по конкретному делу.
Указание может содержаться в приказах, в распоряжениях, в резолюциях на документе, в отдельном письме или устном высказывании.
Указание, как правило, начинается со слова «предлагаю».

419. Что такое инструкция?
Инструкция – нормативно-методический документ, определяющий содержание и порядок исполнения работником профессиональных обязанностей, а также способы выполнения решений.
Инструкция может быть устной или письменной. Устная инструкция выдаётся работнику его руководителем перед выполнением задания. Письменная инструкция, утверждённая руководителем, становится организационно-распорядительным документом.
Инструкция устанавливает правила, регулирующие производственную деятельность организации или специальные стороны этой деятельности и функции должностных лиц.

420. Что такое протокол?
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на различных заседаниях коллегиальных органов, комиссиях, на собраниях трудовых коллективов, различных совещаниях.
В тексте протокола обсуждение каждого пункта повестки дня записывается по рубрикам «слушали», «выступили», «решили», «постановили».
Тексты протоколов могут быть краткими, подробными или дословными (стенограмма).
Протокол подписывает председатель или секретарь собрания, либо лицо, ведущее собрание.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. В случае, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитофонную ленту, протокол может составляться после расшифровки этих записей.

421. Что такое акт?
Акт – официальный документ, фиксирующий события или факты, установленные лично подписавшими этот акт лицами. Акт не является указанием к какому-либо действию. Он служит лишь информацией для принятия какого-либо решения.
Во вводной части акта указывается основание для его составления и список лиц, участвовавших в его подписании.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, уполномоченными для его подписания.

422. Что такое служебное письмо?
Служебные письма являются средством обмена различной информацией учреждения с подчинёнными, вышестоящими или смежными организациями.
Письма оформляются на фирменных бланках организации. В письме указываются обстоятельства, побудившие организацию к его написанию. Заканчиваются служебные письма просьбами, предложениями или решениями по вопросам, затронутым в них.
Если письмо является ответом на какое-то предыдущее письмо, то название затронутого вопроса указывается перед текстом письма.

423. Что такое докладная записка?
Докладная записка – письменное сообщение по какому-либо вопросу руководству организации или вышестоящему органу управления, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о результатах выполненного поручения или работы. Докладная записка должна содержать выводы и предложения по затронутым в ней вопросам.
Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства.

424. Что такое справка?
Справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты или события.
Справка обычно представляет собой результат каких-то обследований, результатов поездки в командировку и т.п.

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи — руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. С каждым документом в аппарате проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, по получению и передаче различных данных и т.д.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В повседневной работе учреждений создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

Организация работы с документами – это задача делопроизводства. По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами.

Система делопроизводства в организации

Говорить о существовании в организации системы делопроизводства возможно в том случае, если:

— организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;

— налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);

— исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

В документационном обеспечении организация документооборота – один из важнейших участков деятельности.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций – специалистами и руководителями.

9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

10. Выделение в массиве поступающих документов так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Создание системы регистрации

Создание системы регистрации – еще одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько вопросов:

1. Кто из руководства организации имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:

— всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;

— исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;

— исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.

2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции? Здесь также может быть несколько вариантов ответа:

— всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;

— поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;

— кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения.

Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый – регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй – регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх