Счет 205 31

Содержание

Отчетный месяц это

Термин «отчетный период» используется в бухгалтерском учете и обозначает промежуток времени, за который составляется отчет, а также взимаются налоги с предприятия и с физических лиц. Основным отчетным периодом является год, промежуточными – месяц и квартал.

Как правило, все отчеты и правовые мероприятия осуществляются по итогам отчетного года.

Отчетный период, который начинается 1.01 и заканчивается 31.12, называется календарным отчетным периодом. Если же он, имея ту же продолжительность, начинается в любую другую дату, то именуется финансовым годом. Отчетный год в России начинается с 1.01, а в других странах может начинаться с 1.04, 1.07 или 1.10 .

Заканчивается он отчетной датой, т.

е. датой составления годового отчета.

Иногда возможен выбор годового отчетного периода, начало и конец которого приходятся на момент низкого уровня операций по дебиторской задолженности и инвентарным запасам (для упрощения расчетов). При этом отчетный период совпадает с естественным хозяйственным циклом предприятия и называется естественным хозяйственным годом.

При составлении промежуточной финансовой отчетности отчетным периодом считается промежуток между 1 января и датой, на которую составляется промежуточный отчет включительно.

Для созданных в данном календарном году предприятий и организаций в Российской Федерации первым отчетным годом принято считать промежуток между датой их создания (датой государственной регистрации) и датой 31.12 текущего года. Если организация зарегистрирована после 31 октября, то датой окончания первого отчетного года служит 31 декабря последующего года.

Отчетный период в договоре на услугу

Посоветуйте, пожалуйста, какой отчетный период для актов выбрать при составлении публичного договора-оферты на информационные услуги – размещение статей.

Статьи размещаются на сайте сроком – 1 год. Наше предприятие работает по УСН 6%. Нам удобно выставлять акты после фактического оказания услуги, т.

е. через год после поступления денег на р/с, но как быть с заказчиками?

Какой выбрать универсальный отчетный период, чтобы нашим клиентам было удобно с нами работать? Честно говоря, стоимость размещения некоторых статей достаточно низкая и пересылка актов каждый месяц может превышать доход (цена 12 почтовых конвертов может превышать стоимость размещения статьи). Второй вопрос. Если работать по публичному договору-оферте, то как указывать в акте номер договора, ведь публичный договор не подписывается и номеров не присваивается?

24 Января 2014, 10:31, вопрос №351451 Александр, г.

Барнаул Уточнение клиента Еще хочу уточнить, что берется предоплата 100% 24 Января 2014, 11:21 800 стоимость вопросавопрос решён Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (3) получен гонорар 46% 801 ответ 360 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист Бесплатная оценка вашей ситуации Здравствуйте, Александр.

Посоветуйте, пожалуйста, какой отчетный период для актов выбрать при составлении публичного договора-оферты на информационные услуги – размещение статей. Статьи размещаются на сайте сроком – 1 год.

Отчетный период в договоре

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по оказанию услуги по дистанционному снятию почасовых профилей нагрузки с формированием интервального акта в отношении приборов учета электрической энергии, указанных в Приложении №1 к настоящего Договора, принадлежащих Заказчику (далее – «услуга»), а Заказчик обязуется принять оказанную Исполнителем услугу и оплатить ее стоимость на условиях настоящего Договора. 1.2. В рамках настоящего Договора Исполнитель по окончании отчетного периода дистанционно (посредством GSM/GPRS каналов связи) снимает почасовые профили нагрузки с приборов учета, указанных в Приложении № 1 настоящего Договора и в срок до 2 (второго) числа месяца следующего за отчетным предоставляет Заказчику интервальный Акт снятия показаний прибора учета, оформленный по форме Приложения № 2 к настоящему Договору.

Условия и порядок платежей в договоре аренды

/ / / Условия оплаты аренды Начисление Арендной Платы и обязанность Арендатора по оплате Арендной Платы начинается с момента подписания Акта Приемки Помещений.

В случае неподписания Акта Приемки в результате действий/бездействий Арендатора, Арендная Плата начинает начисляться с даты, когда такая приемка должна быть осуществлена в соответствии с п. 3.1. настоящего Договора аренды. Арендатор вносит задаток в размере Арендной Платы за один месяц в период с 16 марта 2010г.

по 18 марта 2010г. Сумма задатка зачисляется в счёт Арендной Платы за первый месяц аренды по настоящему Договору аренды.

В случае отказа от подписания Акта Приёмки Арендодатель не возвращает сумму задатка.

Начисление Арендной Платы прекращается с даты фактического возврата Помещений, Парковочных Мест, Имущества по акту Приемки в соответствии с условиями настоящего договора. Оплата Фиксированной части арендной платы, Платы за пользование Парковочными Местами, за первый месяц аренды производится на условиях п.

5.1 настоящего Договора аренды. Арендодатель обязан не позднее 5 числа месяца, следующего за расчетным, подготовить и передать Арендатору Акты об оказании услуг, счета-фактуры за прошедший месяц, оформленные в соответствии с действующим законодательством РФ.

В течение всего срока действия настоящего договора Арендатор производит Арендодателю перечисление ежемесячной Фиксированной части арендной платы, Платы за пользование Парковочными Местами следующим образом: — начиная со второго месяца аренды не позднее 5-го числа (Дата Платежа) оплачиваемого месяца, Арендатор перечисляет аванс в размере Фиксированной части ежемесячной арендной платы, Платы за пользование Парковочными Местами; — начиная с первого месяца окончательный расчет по Переменной части арендной платы за месяц происходит не позднее 10 числа месяца, следующего за расчетным, путем перечисления Арендатором Арендодателю суммы по Переменной части арендной платы за месяц на основании расчетных документов.

Оплата Арендной Платы производится Арендатором только безналичным путем.

«Отчетный месяц» отчетный период, равный одному календарному месяцу, в котором оказывались услуги по настоящему Договору

«Заявка формы ГУ-12» – форма заявки на перевозку грузов железнодорожным транспортом, предоставляемая Заказчиком Перевозчику. Форма заявки, правила и порядок ее оформления и предоставления установлены Федеральным законом «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» (далее – Устав) и Правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом (далее – Правила).

Длящиеся услуги: когда исполнителю признать доход, а заказчику — расход

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 марта 2013 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Благодарим за предложенную тему статьи С.Н.

Баукину, главного бухгалтера ООО «ИСТОК» Центра развлечений «ФРИСТАЙЛ», г.

Москва. По длительным договорам на оказание каких-либо каждодневных услуг (охрана, уборка, консультирование, услуги связи и так далее) могут возникать сложности с определением даты, на которую исполнитель должен отразить выручку от оказания услуг, а заказчик может признать стоимость этих услуг в расходах. О решении этих вопросов мы и поговорим.

Когда услуги имеют материальный результат и чем-то схожи с работами — к примеру, в итоге нужно получить какое-либо исследование (при маркетинговых услугах) или заключение (при аудиторских услугах) — ситуация проста и понятна: пока заказчик не увидит результата и не примет его, услугу нельзя считать оказанной. В качестве итогового документа, подтверждающего оказание таких услуг, может служить акт с приложенным к нему результатом этих услуг — исследованием или заключением. На него и нужно ориентироваться сторонам договора при отражении выручки, затрат и НДС в налоговом и бухгалтерском учете.

Особенность рассматриваемых нами услуг в том, что они оказываются каждый день, . Но это не означает, что каждый день нужно составлять акт об оказании таких услуг или подписывать иные двусторонние документы, — экономьте бумагу, берегите наши леса и свое время.

«Отчетный период»

За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 4.2. При производстве работ Исполнитель несет ответственность за соблюдение своими работниками требований охраны труда и обеспечивает безопасность труда, выполняет требования ст.

212 Трудового Кодекса РФ.4.3. В случае неоплаты, неполной или несвоевременной оплаты услуг Заказчик уплачивает Исполнителю неустойку в размере 1/365 ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от величины суммы неуплаченной/ уплаченной не в полном объеме или несвоевременно уплаченной стоимости услуг за каждый день просрочки платежа. Неустойка должна быть уплачена Заказчиком в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения соответствующего требования Исполнителя.4.4.

При невыполнении Исполнителем Оцениваемых показателей, приведенных в Приложении № 6 к Договору, Заказчик оплачивает Исполнителю ежемесячную стоимость оказанных услуг за минусом штрафов в соответствии с Приложением №6 к настоящему Договору.4.5. В случае обнаружения факта причинения ущерба имуществу Заказчика, в т.ч. третьим лицам, вследствие исполнения или ненадлежащего исполнения Исполнителем настоящего Договора, а также в случае преднамеренного причинения сотрудниками Исполнителя ущерба или порчи имущества Заказчика и/или третьих лиц, Заказчик в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента причинения или обнаружения ущерба вызывает Исполнителя для составления двухстороннего акта о нанесении материального ущерба.

dtpstory.ru

— — Отчетный период в договоре аренды месяц или календарный месяц Что значит «календарный год» (понятие в законодательстве)?

Ответ на вопрос «Календарный год — это какой период?» содержится в ст. 2 указанного выше закона: это период, длящийся с 1 января по 31 декабря.

Его длительность составляет 365 дней в обычные годы и на один день больше — в високосные. Каждый год имеет свой порядковый номер. Главным ориентиром для присвоения порядкового номера календарному году служит григорианский календарь.

Что такое календарный год в договоре и как он считается?

Скачать форму Трудового договора При заключении договоров стороны должны иметь четкое представление о том, что такое календарный год. Однако нередко это понятие используется в договорах без должного понимания.

Например, стороны заключили трудовое соглашение на период с апреля 2015 года по апрель 2016 с условием, что в случае отсутствия волеизъявления сторон договор продлевается на один календарный год.

ФОРМУ АКТА УТВЕРЖДАЮ: ФОРМУ АКТА УТВЕРЖДАЮ: от Исполнителя: от Заказчика: ФИО ФИО М.

П. М. П. АКТ оказанных услуг № за отчетный период г.

Дата составления энергосбытовая компания», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице , действующего на основании , с одной стороны, и , именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице , действующего на основании , с другой стороны, составили настоящий Акт о том, что Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги по Договору оказания услуг № от » » 20 г.: № п/п Наименование услуги Кол-во Цена за ед., руб.

Отчетный месяц

Истечение срока действия настоящего Договора, равно как и его досрочное прекращение, не освобождает Стороны от обязательств по расчетам, возникших в период действия настоящего Договора и не исполненных Сторонами на дату его прекращения, ответственности за его нарушение, имевшей место в период действия настоящего Договора.

9. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ9.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если это неисполнение явилось следствием Обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения настоящего Договора в результате обстоятельств чрезвычайного характера, которые Стороны не могли предвидеть или предотвратить и которые объективно препятствуют исполнению настоящего Договора. 9.2. Под обстоятельствами непреодолимой силы Стороны понимают внешние и чрезвычайные события, происшествия, явления, отсутствовавшие во время подписания настоящего Договора и наступившие помимо воли и желания Сторон, действие которых Стороны не могли предотвратить мерами и средствами, которые оправданно и целесообразно ожидать от добросовестно действующей Стороны, и которые объективно препятствуют исполнению настоящего Договора.

К подобным обстоятельствам, в частности, относятся война и военные действия, революции, забастовки, стихийные явления, пожары, природные катастрофы и катаклизмы, эпидемии, сбои в телекоммуникационных и энергетических сетях, действие вредоносных программ, а также недобросовестные действия

В бюджетном (бухгалтерском) учете государственных (муниципальных) учреждений есть ряд операций, которые должны отражаться в межотчетный период. Эксперты 1С рассказали БУХ.1С, что такое межотчетный период, зачем требуется выделять операции межотчетного периода в учете и отчетности и каким образом это реализовано в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2.

Какие операции требуют обособления в учете и отчетности

Согласно приказу Федерального Казначейства от 04.12.2015 № 339 межотчетным периодом считается условный период, следующий за дополнительным периодом предыдущего финансового года и заключением счетов бюджетного (казначейского) учета, отражающий изменение входящих остатков на счетах бюджетного (казначейского) учета текущего финансового года и использующийся для отражения операций, необходимость проведения которых обусловлена внесением изменений в нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие порядок ведения бюджетного (казначейского) учета, или проведением реорганизационных мероприятий и в иных установленных законодательством РФ случаях.

В бюджетном (бухгалтерском) учете государст­венных (муниципальных) учреждений также есть ряд операций, которые должны отражаться в межотчетный период. Это:

l перенос остатков на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета на начало финансового года при внесении изменений в приказ, регламентирующий порядок применения бюджетной классификации РФ, в части изменения кодов бюджетной классификации в номерах счетов. Например, в связи с применением с 01.01.2016 новой редакции Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н в части изменения структуры бюджетной классификации и, следовательно, номеров счетов бухгалтерского (бюджетного) учета, а также в части применения некоторых кодов КОСГУ письмом Минфина России от 14.03.2016 № 02-07-07/14989 был доведен Порядок формирования входящих остатков по счетам бюджетного (бухгалтерского) учета по состоянию на 01.01.2016 (далее — Порядок). В соответствии с Порядком: «Перенос исходящих остатков по соответствующим аналитическим счетам бюджетного учета, сформированных по состоянию на 01.01.2016 с учетом операций по завершению финансового года, осуществляемых согласно положений статьи 242 Бюджетного кодекса Российской Федерации, на входящие остатки по соответствующим аналитическим счетам бюджетного учета на 01.01.2016 осуществляется в межотчетный период. Остатки, отраженные на соответствующих счетах аналитического учета, сложившиеся в Главной книге (ф. 0504072) за 2015 год, подлежат переносу на соответствующие счета аналитического учета Рабочего плана счетов бюджетного учета 2016 года на основании Справки (ф. 0504833) с приложением таблицы соответствия кодов бюджетной классификации (далее — КБК) и аналитических счетов бюджетного учета, действующих в 2015 году и 2016 году». Также в Порядке приведены бухгалтерские записи по переносу остатков по счетам бюджетного (бухгалтерского) учета в связи с изменением порядка применения КОСГУ и видов расходов бюджетов бюджетной системы РФ;

  • перенос остатков на счетах бюджетного учета на начало финансового года при внесении изменений в план счетов бухгалтерского (бюджетного) учета в случае изменения кодов счетов бюджетного учета (письмо Казначейства России от 16.05.2011 № 42-7.4-05/8.1-333 «О направлении Методических рекомендаций по переходу на план счетов бюджетного учета, применяемый с 1 января 2011г.»);
  • перенос остатков на счетах бюджетного учета на начало финансового года при внесении изменений в структуру номера счета. Например, в связи с включением с 01.01.2017 в номера счетов Рабочего плана счетов бюджетных и автономных учреждений раздела и подраздела бюджетной классификации расходов письмом Минфина России № 02-07-07/21798, Казначейства России № 07-04-05/02-308 от 07.04.2017 доведены разъяснения по формированию разрядов 1-4 номеров счетов бухгалтерского учета;
  • переоценка стоимости нефинансовых активов (за исключением драгоценных металлов и драгоценных камней, ювелирных и иных ценностей) (п. 28 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н));
  • изменение валюты баланса при изменении типа учреждения (письмо Минфина России от 25.04.2011 № 02-06-07/1546, письмо Минфина России № 02-07-07/5671, Казначейства России № 07-04-05/02-121 от 02.02.2017);
  • перенос остатков на счетах бюджетного учета на начало финансового года при передаче учреждения другому ГРБС (РБС) в части входящих остатков (письма Минфина России от 03.11.2016 № 02-06-10/64668, от 07.12.2016 № 02-07-10/72756, письмо Минфина России № 02-07-07/5671, Казначейства России № 07-04-05/02-121 от 02.02.2017);
  • корректировка данных бюджетного учета в связи с изменением порядка учета хозяйственных операций.

Под межотчетным периодом понимается период по факту отражения учреждением на счетах бюджетного (бухгалтерского) учета операций по закрытию показателей счетов в рамках завершения отчетного финансового года (2010) и до отражения на счетах операций текущего года (2011) (п. 1 ч. 1 письма Минфина России от 25.04.2011 № 02-06-07/1546).

Помимо операций межотчетного периода, есть еще ряд операций, изменяющих входящие остатки текущего финансового года, которые также требуется обособлять (далее — операции завершения финансового года):

  • при завершении финансового года суммы доходов и признанных расходов по методу начисления, отраженных на соответствующих счетах финансового результата текущего финансового года, закрываются на финансовый результат прошлых отчетных периодов (п. 297 Инструкции № 157н);
  • при завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят (п. 11 Инструкции № 157н);
  • по завершении текущего финансового года показатели (остатки) по соответствующим аналитическим счетам учета бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств, исполненных денежных обязательств и утвержденных сметных (плановых, прогнозных) назначений по доходам (поступлениям), расходам (выплатам) текущего финансового года на следующий год не переносятся (п. 312 Инструкции № 157н);
  • по завершении текущего финансового года показатели (остатки) счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» на следующий финансовый год не переносятся (п. 365 Инструкции № 157н) и т. д.

Согласно пункту 7 Инструкции № 157н основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы. Для данных операций первичным документом является Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

Примеры оформления бухгалтерской справки (ф. 0504833) приведены в письме Минфина России от 14.03.2016 № 02-07-07/14989. Из них следует, что подобные операции должны отражаться в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) за межотчетный период.

Обособление операций в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 (далее — БГУ2) включает функционал, позволяющий обособить в учете и отчетности операции межотчетного периода и операции завершения финансового года.

Операции завершения финансового года и межотчетного периода разделены на три группы в зависимости от типа межотчетного периода:

l Заключение счетов — включают операции завершения финансового года (заключения счетов), отражаемые после формирования ф. 0503127 «Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета» (ф. 0503737 «Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности»), но до формирования баланса (ф. 0503130 «Баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета», ф. 0503730 «Баланс государственного (муниципального) учреждения»).

  • Технологические операции — включают технологические операции закрытия счетов, остатки по которым на следующий год не переходят, — остатки по забалансовым счетам 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств», счетам санкционирования текущего периода закрываемого года и другим аналогичным.
  • Изменение валюты баланса — включают операции, отражаемые после формирования баланса, но до формирования входящих остатков следующего года, — переоценка нефинансовых активов (НФА), перенос исходящих остатков на аналитические счета следующего года и аналогичные операции.

Оформление документов по операциям завершения финансового года и межотченого периода

Оформление регламентных операций завершения финансового года и операций межотчетного периода производится специализированными документами программы с возможностью вывода на печать формализованных печатных форм (бухгалтерская справка ф. 0504833 и другие) — см. таблицу 1:

Таблица 1

№ п/п

Виды операций

Документ БГУ2

«Заключение счетов»

«Закрытие балансовых счетов в конце года»

«Технологические
операции»

«Закрытие забалансовых счетов поступлений и выбытий денежных средств»

«Закрытие оборотных КЭК по счетам»

«Закрытие счетов санкционирования завершаемого финансового года»

«Перенос остатков»

«Изменение валюты баланса»

«Перенос остатков»

Возможно оформление произвольных операций межотчетного периода универсальным документом Операция (бухгалтерская) с выводом на печать формы 0504833 «Бухгалтерская справка».

В документах регулярных операций межотчетного периода изменение типа периода, как правило, недоступно:

  • в документе Закрытие балансовых счетов в конце года (рис. 1) для каждой сформированной проводки устанавливается тип межотчетного периода Заклю­чение счетов;
  • в документах Закрытие оборотных КЭК по счетам (рис. 2) и Закрытие счетов санкционирования завершаемого финансового года (рис. 3) для каждой сформированной проводки устанавливается тип межотчетного периода Технологические операции.

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

В регламентном документе Перенос остатков по КПС на дату 31.12.ХХ можно указать, что операция должна быть отражена в межотчетном периоде (флаг Отражать в межотчетном периоде) и выбрать тип этого периода: Изменение валюты баланса или Технологические операции.

В случае формирования документа Перенос остатков по КПС в связи с изменением структуры плана счетов (новый вид КПС, перенос данных при изменении бюджетных классификаторов) операции следует отразить в периоде Изменение валюты баланса. В данном случае — это изменение входящих остатков следующего периода, и эти изменения должны отразиться в Журнале операций по прочим операциям (ф. 0504071) по межотчетному периоду.

Если документ не связан с формированием входящих остатков следующего года, тогда следует выбрать тип периода Технологические операции.

Формирование произвольных операций с отражением в межотчетном периоде

Помимо регламентных операций, оформляемых специализированными документами, в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование произвольных операций с отражением их в межотчетном периоде. Для этого в документе Операция (бухгалтерская) реализована возможность отражения операции в межотчетном периоде, если дата операции конец года, т. е. 31.12.ХХ (рис. 4).

Рис. 4

На дату 31.12.ХХ в документе становится доступным флаг Отражать в межотчетном периоде и возможность выбора типа периода: Заключение счетов, Технологические операции или Изменение валюты баланса.

Следует отметить, что все документы межотчетного периода нельзя сторнировать.

Формирование отчетов и регистров с учетом и без операций межотчетного периода

Рассмотрим, каким образом в программе формируются отчеты и регламентированные регистры бухгалтерского учета.

Стандартные бухгалтерские отчеты

Стандартные бухгалтерские отчеты позволяют получить данные по операциям:

  • текущего периода без включения операций межотчетного периода;
  • текущего периода с включением операций межотчетного периода;
  • только межотчетного периода.

Во всех стандартных отчетах реализована возможность настроить вывод информации по типу периода (рис. 5):

  • Отчетный период;
  • Заключение счетов;
  • Технологические операции;
  • Изменение валюты баланса.

Рис. 5

Для этого в настройках отчета на закладке Показатели следует установить переключатель в необходимую позицию.

Если переключатель типа периода установлен в позицию:

  • Отчетный период — отчет отражает информацию за выбранный отчетный период без учета закрытия балансовых счетов в конце года, иных технологических операций и операций по изменению валюты баланса;
  • Заключение счетов — отчет отражает информацию за выбранный отчетный период с учетом закрытия балансовых счетов в конце года, но не учитывает результаты иных технологических операций и операций по изменению валюты баланса. Т. е. в отчет будут выведены операции с типом периода Отчетный период и Заключение счетов;
  • Технологические операции — отчет отражает информацию за выбранный отчетный период с учетом закрытия балансовых счетов в конце года (040100000, 030405000 и т. д.), при этом также учитываются результаты иных технологических операций, таких как закрытие счетов санкционирования текущего года, закрытие оборотных КЭК, но без учета операций по изменению валюты баланса. То есть в отчет будут выведены операции с типом периода Отчетный период, Заключение счетов и Технологические операции.
  • Изменение валюты баланса — отчет отражает информацию за выбранный отчетный период с учетом операций закрытия балансовых счетов, иных технологических операций (закрытие счетов санкционирования, закрытия оборотных КЭК), а также учитывает операции по изменению валюты баланса, таких как перенос остатков по КПС. То есть в отчет будут выведены операции с типом периода Отчетный период, Заключение счетов, Технологические операции и Изменение валюты баланса.

Кроме того, комбинируя флаг Только указанный период с различными позициями переключателя типа периода, можно получать вывод обособленных операций по заключению счетов, технологических операций или операций по изменению валюты баланса.

Регламентированные регистры бухгалтерского учета

Регламентированные регистры учета (Главная книга (ф. 0504072), Журнал операций (ф.0504071) и др.) включают данные межотчетного периода в соответствии с порядком их формирования, установленным нормативными документами. Таким образом, регламентированные регистры учета формируются по отчетному периоду с операциями заключения счетов.

Рассмотрим формирование данных в зависимости от установленного в регистре типа периода на примере отчета Главная книга (ф. 0504072).

К примеру, в 2016 году в учете бюджетного учреждения были отражены операции текущего (отчетного) периода, операции по закрытию балансовых счетов текущего периода (операции по заключению счетов), операции по закрытию оборотных КЭК (технологические операции) и операции по переносу остатков на новые КПС (операции по изменению валюты баланса). При формировании отчета Главная книга (ф. 0504072) за 2016 год в отчете будут отражены только операции отчетного периода и операции по заключению счетов.

Операция по переносу остатков на новые КПС является межотчетной и влияет только на входящие остатки следующего периода, поэтому в регламентированных отчетах текущего периода отражаться не должна. Следовательно, в Главной книге (ф. 0504072) за 2016 год отображаются операции только по КПС, действующим в 2016 году.

Согласно пункту 11 Инструкции № 157н при завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят. Следовательно, в 2016 году в регистрах бухгалтерского учета операции по закрытию оборотных КЭК также не отражаются.

При формировании Главной книги (ф. 0504072) за 2017 год выводятся суммы остатков на начало года и на начало периода (месяца, дня) в соответствии с заключительным балансом за истекший год. При этом обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в 2017 год не перешли, и в Главную книгу (ф. 0504072) включены остатки уже по новым КПС, действующим в 2017 году.

Формирование «Журнала по прочим операциям (ф. 0504071)» за межотчетный период

Согласно письмам Минфина России от 14.03.2016 № 02-07-07/14989 и Федерального Казначейства от 26.12.2013 № 42-7.4-05/2.2-866 операции межотчетного периода по изменению остатков на начало года должны отражаться на основании первичных учетных документов в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) за межотчетный период. Для этого в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 реализован дополнительный Журнал операций формирования входящих остатков следующего финансового года № 8-мо. Данный журнал формируется по операциям изменения валюты баланса.

В отличие от других журналов, настройки Журнала № 8-мо не редактируются.

Журнал № 8-мо можно сформировать, перейдя в раздел Учет и отчетность (команда панели навигации Регистры учета и отчета, далее гиперссылка Журнал операции (ф. 0504071)). В открывшейся форме в реквизите Номер журнала следует указать 8-мо Журнал операций формирования входящих остатков следующего финансового года. В реквизите Период по умолчанию будет уставлен последний день текущего года.

Форму Журнал операций формирования входящих остатков следующего финансового года № 8-мо необходимо утвердить в учетной политике учреждения.

Автоматизация учёта и регистрации договоров. Возможности ESCOM.BPM

В данной статье пойдёт речь о возможностях системы документооборота ESCOM.BPM для автоматизации учёта и регистрации договоров. Статья довольно объёмная и читать её всю нужно только в том случае, если Вы хотите получить глубокое представление о возможностях данного решения. Есть так же презентация данного решения. В начале статьи я кратко расскажу об основных выгодах от его внедрения. Затем идёт подробное описание функции, и в конце статьи я расскажу как купить и внедрить данное решение. Но сначала несколько строк об истории создания этого модуля.

Узнать стоимость программы для учёта и регистрации договоров Вы можете перейдя по .

История создания модуля учёта договоров

Сначала был разработан модуль «Согласования договоров». Этот модуль был написан по заказу одной крупной энергетической компании в период реформы энергетики. Задача была в том чтобы существенно сократить сроки согласования договоров на технологическое присоединение к электрическим сетям. Проблем у них было очень много. Сроки согласования договоров зашкаливали и доходили до полугода! Сами договора с приложениями огромные по объёму: 500 листов и даже больше. Приходилось их копировать в несколько экземпляров. Огромные затраты на бумагу и расходники к оргтехнике. Внесение правок в документы создавало огромную проблему. Крайне сложно было отследить у какого сотрудника находится договор на согласовании. Документы часто терялись или согласовывались устаревшие версии. Зачастую приходилось делать одну и ту же работу по нескольку раз. Например, принесут специалисту договор, а он говорит, что он этот договор уже рассматривал и написал замечания. Но найти версию с его замечаниями не всегда удавалось. Из-за всего этого возникали конфликты в коллективе. Из-за срыва сроков компания несла убытки финансовые, страдала репутация. Возможно, что Вам знакомая такая ситуация? Может быть не в таких масштабах, но проблемы-то типичные. От нас требовалось простое решение, способное обеспечить доступ к согласуемому договору сразу нескольким подразделениям. Модуль написан и внедрен. За счёт применения в нём системы управления версиями документов и параллельного согласования сократились сроки согласования договора. После того как модуль стал эксплуатироваться было принято решение о его расширении, так чтобы обеспечить совместную работу с договором на всех этапах его жизненного цикла. Был обеспечен контроль за движением договора. Модуль многократно внедрялся в других компаниях, что приводило к его постоянному развитию. Сейчас это готовое комплексное решение для автоматизации работы с договорами.

Выгоды от внедрения системы автоматизации работы с договорами

Приобретая наше решение для автоматизации работы с договорами Вы получаете:

  • Сокращение сроков подготовки и стандартизация. Использование шаблонов для формирования текстов договоров. Хранение реквизитов в базе данных. Автоматическая подстановка реквизитов в текст договора. Ограничение возможности на изменение шаблонов. Штрихкодирование сформированных в системе договоров
  • Сокращение сроков согласования договоров. Можно применять любые схемы согласования, сохранять их в виде шаблонов и использовать повторно. Система автоматически контролирует сроки согласования и рассылает уведомления и напоминания. Автоматически ведётся журнал контроля согласования документов.
  • Надёжность хранения документов. Документы не теряются. Карточка договора объединяет все связанные с договором документы: приложения, дополнительные соглашения, первичные документы и т.д. Ведётся учёт мест хранения документов и их движения. Имеется быстрый поиск документов в базе данных. Хранятся как итоговые сканы подписанных документов, так и рабочие версии. По каждому договору можно проконтролировать наличие первичных документов (акты, накладные) и наличие их оригиналов.
  • Снижение затрат на бумагу и расходные материалы. Не нужно создавать многочисленные бумажные копии. Обеспечивается одновременный доступ к договору, ведётся учёт версий.
  • Важные замечания не будут забыты. Ведётся контроль выданных замечаний. На листе согласования автоматически распечатываются не снятые замечания. Так же можно посмотреть все замечания и все версии договора.
  • Будет обеспечена конфиденциальность. Договор не попадёт «случайно» тому, кто не должен его видеть. Доступ к просмотру договора ограничен. Разграничиваются права на редактирование вплоть до каждого поля карточки.
  • Важные даты не будут забыты. Договор вовремя будет пролонгирован. Оплаты вовремя будут сделаны. Ведётся автоматизированный контроль сроков действия договора, как в целом, так и по этапам. Ведётся автоматический контроль платежей.
  • Изменение в порядке работы с договором не приведёт к необходимости замены программы. Программа поставляется с открытым кодом. Можно изменять маршрут процесса, настраивать роли, прав доступа, экранные формы и отчёты

Вот далеко не полный перечень выгод, которые Вы получите, внедрив у себя нашу программу.

Назначение и состав системы учёта договоров

Для начала немного терминов, используемых в данной статье.

  • Договор – соглашение организации и иного лица (нескольких лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
  • Контрагент — сторона(ы) по договору.
  • Подразделение-инициатор – филиалы организации, департаменты, службы и отделы Исполнительного аппарата организации, по чьей инициативе готовятся и заключаются договоры с Контрагентом.
  • Расходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет организации, в соответствии со статьями расходов организации, являющейся заказчиком в договорных отношениях.
  • Доходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет Контрагента. Организация является исполнителем в договорных отношениях.
  • Действующий договор – это договор, подписанный всеми сторонами, скрепленный печатями сторон, срок действия, которого не истек по условиям договора.

Вы можете по регистрации, учёту и управлению договорами в системе документооборота ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM содержит специализированный процесс, предназначенный для комплексной автоматизации работы с договорами. Это процесс электронного документооборота включает в себя следующие автоматизированные процедуры:

  • Регистрация договоров
  • Электронное согласование договоров
  • Учёт договоров
  • Контроль исполнения договоров
  • Формирование цепочек сопроводительных документов
  • Архивное хранение договоров

Говоря об учёте договоров, следует отметить, что система ESCOM.BPM позволяет вести учёт как расходных, так и доходных договоров. Но, как правило, выписка и учёт договоров с клиентами ведётся в системах типа «1С: Предприятие», а на систему документооборота возлагаются задачи проведения электронного согласования договоров. Например, расходные договора вводятся бухгалтерами в систему «1С: Предприятие» перед тем как необходимо произвести оплату. До этого договор в информационной системе не существует. И только после того как менеджер придёт к бухгалтеру с договором, счётом на оплату и возможно, что ещё и с подписанной заявкой на оплату, то только тогда информация будет внесена в систему. Хорошим же подходом является ввод информации в местах её возникновения. Но об этом чуть позже.

Вернёмся к автоматизированному процессу работу с договорами. Электронный процесс регламентирует работу сотрудников, определяет, в какой последовательности выполняются операции обработки документа, кто с ним работает, какие действия сотрудник может выполнить. Для этого в процессе имеется ролевая модель, которая содержит следующие роли:

  • Инициатор
  • Регистратор
  • Руководитель юр. службы
  • Юрист
  • Бухгалтер
  • Исполнительный директор
  • Финансовый директор
  • Менеджер
  • Согласующие лица
  • Утверждающий (подписант)

Ролевую модель можно изменять, настраивать. Каждая роль выполняет свою задачу. Некоторые роли общие для всех документов, а некоторые задаются в каждом экземпляре. Например, роль Инициатор договора индивидуальна для каждого экземпляра, а роль Руководитель юридической службы – единая для всех договоров.

Процесс работы с договором содержит автоматизированный контроль сроков нахождения документа на каждом из этапов маршрута. При переходе на новый этап автоматически отправляются уведомления, и меняется статус документа. Информация о статусе договора отображается в его карточке и в журналах договоров. Все события, связанные с перемещением договора по маршруту автоматически записываются в специальный журнал истории работы.

Электронное согласование договоров

Использование электронного согласования договоров позволяет сократить сроки согласования и объём бумажных документов. Универсальные возможности электронного согласования, предоставляемые системой ESCOM.BPM, позволяют провести согласование любого вида договора по типовой схеме или по любой другой, которая используется в организации. В ходе согласования участникам направляются электронные уведомления и формируются напоминания. Согласующие могут создавать версии. Ведётся учёт замечаний. При согласовании договоров рекомендуется использовать электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Система позволяет сформировать итоговый лист согласования договора в формате PDF и прикрепить его к карточке процесса. Читать далее про согласование договоров.

Как, правило, после того как в СЭД проведено согласование договора, и была внесена отметка о подписании и регистрации договор, то его карточка автоматически перегружается в систему учёта, например в «1С: Предприятие». Где и продолжается работа с договором.

Регистрация договоров

Регистрация расходных договоров

Принято, что номер расходному договору присваивает контрагент. В большинстве случаев договор поступает как проект, для согласования с клиентом. А присваивает контрагент номер договору после того, как договор согласован и подписан клиентом. Однако бывают и исключения, когда договор поступает от контрагента клиенту уже с номером. Рассмотрим оба варианта регистрации договора в автоматизированной системе учёта договоров на базе ESCOM.BPM.

Если договор поступил в организацию от контрагента (например, поставщика) уже в зарегистрированном виде, то при вводе его в систему учёта в его карточке сразу указывается номер, присвоенный контрагентом. Кроме этого, система документооборота позволяет вести внутреннюю регистрацию поступивших договоров. В таком случае, в карточку договора вносится внутренний регистрационный номер. Причём этот номер формируется системой автоматически, по порядку. В итоге, карточка договора содержит два номера. Это может быть составной номер, в таком случае номера разделяются специальным символом. Или это два независимых номера. Оба варианта возможны.

Если документ поступил без номера, как проект, то регистрация договора будет выполнена после того, как он будет подписан сторонами. Регистрационный номер будет внесён в электронную карточку договора Регистратором после того, как он получит на руки подписанный с двух сторон оригинал договора. Причём возможности регистрации такие же, как и указано в предыдущем абзаце – то есть, можно, не только указать номер, присвоенный контрагентом, но и ещё сформировать внутренний регистрационный номер. Напомню, что речь шла о расходных договорах.

Регистрация доходных договоров

Поскольку работа с доходными договорами для многих организаций, является крайне важной, то учёт и регистрация, как правило, уже автоматизирована. Как я уже упомянул выше, для регистрации и учёта договоров используются разные учётные системы, например, такие как «1С: Предприятие». Но как и в случае с расходными договорами в некоторых организациях, жизненный цикл договора начинается намного раньше. От момента запроса от клиента на заключение договора до момента его регистрации в системе учёта проходит иногда много времени и кроме того, выполняются разные процедуры, например, согласование параметров договора как внутри организации, так и с клиентом. Хочу сказать, что я не стремлюсь углубиться в аспекты применения CRM системы, а постараюсь остаться на уровне задач регистрации и учёта договоров. Зачастую CRM система либо отсутствует, либо не выполняет функции электронного согласования. Система документооборота же может существенно помочь нам в этом. И не только в проведении электронного согласования. Например, в карточке договора можно указать дату отправки документа клиенту и дату контроля получения ответа. СЭД позволит проконтролировать получение ответа, и если его нет, то напомнит об этом. Ну а если мы создали в СЭД карточку договора, провели его согласование, то почему бы нам его тут и не зарегистрировать? Зачем нагружать бухгалтеров повторно создавать у себя в системе карточку договора, вносить реквизиты контрагента, когда это уже всё сделано в СЭД? Логичнее сделать интеграцию между системами и как только договор будет зарегистрирован в системе, то перегружать его в учётную систему, например, в ту же «1С».

Есть ещё одно существенное преимущество регистрации договора в СЭД. Дело в том, что нам, менеджерам – исполнителям работ по договору, для работы с клиентом одной карточки договора недостаточно. Кроме самого договора с ним зачастую идёт множество других документов, и всё это где-то должно храниться. Лучшее место для хранения всех связанных с договором файлов является карточка договора в системе документооборота. Где же ещё хранить файлы, как не в СЭД?

Формирование регистрационных номеров договоров

Несколько слов о порядке формирования регистрационных номеров договоров. Это, конечно, относиться к процедуре автоматического формирования, которая может использоваться при регистрации доходных договоров или в качестве внутренней регистрации расходных договоров. При автоматической генерации номера возможны любые форматы. Номер может добавляться незначащими нулями. В номер могут вставляться различные разделители и префиксы. Следует отметить, что если в системе документооборота ведётся учёт документов по нескольким компаниям, то при регистрации будет вестись раздельная нумерация документов. Так же возможна раздельная нумерация в разрезе видов договоров. По умолчанию, все используемые в системе ESCOM.BPM готовые нумераторы формируют номера в рамках одного года и автоматически начинают нумерацию с единицы с нового года.

В начале этой статьи я указал, что зарегистрировать договор может специальная роль Регистратор. Однако в некоторых случаях требуется автоматическая регистрация документа, без участия человека. Это возможно. Для этого в маршрут процесса нужно включить автоматизированную процедуру, которая и будет присваивать договору регистрационный номер.

Все эти правила и настройки могут быть изменены. Делается это, как правило, при внедрении системы, специалистами поставщика программного продукта, но может также выполняться и Администратором системы. А помочь ему в этом всегда готова служба технической поддержки.

Учёт договоров

Минимум для чего нужно автоматизировать учёт договоров, так это для того чтобы договора не терялись и их можно было бы быстро найти. Однако этого ещё не всё. Для управленческого учёта требуется ведение учёта договоров в различных разрезах. При большом количестве экземпляров договоров без автоматизированной системы учёта сделать это практически не возможно.

Учёт договоров заключается в формировании в системе документооборота структурированной базы данных, состоящей из регистрационных карточек договоров. К карточкам прикрепляются файлы, относящиеся к договору. Это могут быть предварительные версии и итоговые версии договора, сканы подписанных документов, приложения, доверенности и другие сопутствующие документы. Сами карточки содержат различные атрибуты (поля). Например, «сумма», «заголовок», «Инициатор» и т.д. А так же атрибуты, позволяющие вести учёт договоров в различных разрезах, например, «Контрагент», «Вид договора». В системе учёта договоров ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения учёта договоров в следующих разрезах:

  • по организациям
  • по видам договоров
  • в разрезе подразделений – инициаторов договоров
  • в разрезе контрагентов
  • в разрезе статей движения денежных средств
  • в разрезе центров финансовой ответственности

Автоматизированный учёт договоров по организациям

В системе документооборота ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения раздельного учёта документов по нескольким организациям. Все организации, по которым нужно вести учёт вносятся в специальный справочник «Компании». В карточке договора имеется поле «Организация», которое заполняется из этого справочника. Наличие такой связи позволяет отбирать договора по каждой из организаций, а при регистрации договора, формировать регистрационный номер по порядку номеров для данной организации.

Это справочник может быть синхронизирован с системой «1С: Предприятие».

Автоматизированный учёт договоров по видам

В карточке договора имеется специальное поле «Вид договора», которое заполняется из классификатора видов договоров. Справочник содержит группы договоров, каждая из которых содержит одну или несколько записей видов договоров. Например: группа «Договора аренды» может содержать такие виды, как «Аренда офиса», «Аренда склада» и т.д.

Данный справочник может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие 8.хх».

Учёт договоров по подразделениям

Для учёта договоров в разрезе подразделений инициаторов необходимо в карточке договора заполнить поле «Подразделение». Поле заполняется из справочника орг.штатной структуры организации. Следует сказать, что данное поле заполняется автоматически при создании Инициатором карточки договора. В поле подставляется подразделение, в котором числиться Инициатор. Однако, после создания карточки, это поле можно изменить, указав в нём другое подразделение. Наличие в базе данных ссылочной связи между карточками договоров и подразделениями позволяет отобрать договора, связанные с конкретным подразделением.

Автоматизированный учёт договоров по контрагентам

В системе ESCOM.BPM имеется справочник «Контрагенты», который содержит карточки всех организаций, с которыми ведётся какое-либо взаимодействие: например, переписка, или заключение договоров. Карточка контрагента содержит подробную информацию о реквизитах и контактах данного контрагента.

В карточке договора имеется поле «Контрагент», которое заполняется из этого справочника. При этом в базе данных автоматически создаётся ссылочная связь между контрагентом и договором. Наличие такой связи позволяет отобразить в карточке контрагента все связанные с ним договора.

Справочник «Контрагенты» может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие» или другой учётной системы (Парус, Галактика, Axapta и т.д.).

Однако, в СЭД, в карточке контрагента может быть намного больше информационных полей, необходимых менеджерам для учёта различной информации о контрагенте. При синхронизации справочников эти поля не будут затронуты, в отличии от синхронизируемых полей, таких как «Наименование», «Группа», «ИНН», «КПП», «ОГРН» , «Адрес» и др.

Учёт договоров в разрезе статей бюджета движения денежных средств

Поскольку статьи движения денежных средств бывают доходные и расходные, то для возможности такого разделения в системе ESCOM.BPM справочник «Статьи БДДС» содержит два раздела: «Доходные статьи» и «Расходные статьи». Каждый из разделов содержит группы статей.

В карточке договора можно указать статью БДДС: доходную или расходную, в зависимости от типа договора. Это позволяет отнести договор к одной из статей БДДС.

Учёт договоров в разрезе центров финансовой ответственности

Для учёта договоров в разрезе центров финансовой ответственности в системе документооборота ESCOM.BPM имеется специальный справочник «ЦФУ». Справочник имеет иерархическую структуру. ЦФУ объединяются в группы. Данные справочника, как правило, синхронизируются с системой «1С:Предприятие», но также имеется возможность его независимого ведения.

В карточке договора можно указать несколько ЦФУ, что позволяет отнести договор сразу к нескольким центрам финансовой ответственности. Наличие в базе данных такой связи позволят отобразить в карточке ЦФУ все связанные с ним договора.

ЦФУ можно использовать как объекты учёта. В справочнике можно создать группу, например, «Объекты учёта» и указать в ней элементы, которые будут характеризовать некоторые объекты, по которым требуется ведение учёта. В карточке договора можно указать несколько таких объектов, что позволяет вести учёт договоров по объектам учёта.

Журналы регистрации договоров и динамические отчёты

Для работы с договорами в системе ESCOM.BPM предусмотрены универсальные настраиваемые журналы. Особенностью журналов является возможность их предварительной настройки на отбор карточек договоров по различным критериям. Критерии отбора могут быть самые различные (даты, статусы, роли, любые поля карточки и так далее). Другими словами сформированный журнал будет представлять собой отчёт, позволяющий просматривать договора в различных срезах. Например, отобрать договора за текущий квартал (период дат), все агентские (вид договора) и действующие (статус) и т.п.

Журналы договоров можно объединять в группы. В журналах есть возможность настройки внешнего вида: сортировка записей, группировка, настройка ширины колонок, настройка состава колонок журнала, настройка порядка следования колонок, фильтрация записей (как фильтр в excel), поиск, подсветка записей, имеющих определённые значения (например, сумма договора больше миллиона и т.п.). Если в журнале применяется группировка, то можно вычислить и вывести различные групповые показатели, такие как сумма, количество, среднее значение, максимум и минимум значения. Итоговые значения выводятся в подвале отчёта и подвалах групп. Настроенный таким образом отчёт (журнал) можно вывести на печать или сохранить в виде файла, например в формате PDF.

Помимо использования журналов система ESCOM.BPM предоставляет пользователям универсальные средства поиска договоров, которые при большом количестве документов, зачастую становятся более удобными, чем журналы. Атрибутный (поиск по карточке) и полнотекстовый поиск (поиск внутри файлов вложений) договоров позволяет пользователям быстро находить в базе данных нужную информацию.

Учёт мест хранения договоров

Подписанные и зарегистрированные договора в бумажном виде передаются на хранение в подразделения. Для того чтобы вести автоматизированный учёт мест хранения договоров в системе документооборота в электронных карточках договоров на странице «Регистрация» имеется специальный раздел «Учёт мест хранения». В этот раздел можно вносить отметки о приёме и передачи бумажных документов. Делать это можно вручную. Если использовать технологию штрих кодирования, то отметки о перемещении документа будут вноситься в карточку договора автоматически при сканировании штрих кода сканером. Запись в разделе «Учёт мест хранения» содержит следующую информацию: от кого и кому поступил документ, дату приёма-передачи, дату записи, автора записи, а так же место хранения и примечание.

Контроль исполнения договоров

После того, как договор подписан обеими сторонами, то в системе документооборота Регистратором делается отметка о присвоении договору статуса «Действующий». Договора с такими статусами могут использоваться в качестве основания в процессах «Заявка на оплату».

Если имеется интеграция с учётной системой, то в этот момент происходит перегрузка информации из СЭД в базу данных учётной системы. Кроме данных самого договора могут быть перегружены реквизиты контрагента и его карточка.

Для контроля наступления срока окончания договора в его карточке указывается срок действия договора. При приближении этого срока система автоматически напомнит закреплённому за договором Менеджеру.

В ходе исполнения договора к его карточке Менеджер может прикреплять различные документы, например, сканы актов, накладных, счетов – фактур и т.д.

Менеджер может создавать для себя напоминания о важных событиях, относящихся к данному договору. Все события отображаются в СЭД в персональном органайзере менеджера. В карточке события присутствует гиперссылка, связывающая событие и договор. Для вывода напоминания можно указать срок, когда напоминание должно отобразиться.

Если необходимо проинформировать других сотрудников, то Менеджер может непосредственно из карточки договора можно отправить сообщение одному или нескольким пользователям системы ESCOM.BPM. Такое сообщение будет содержать текст, введённый Менеджером и гиперссылку, нажав на которую получатели сообщения, смогут открыть карточку договора.

Несомненно, важной функцией контроля исполнения договоров является отслеживание платежей. Это касается как расходных, так и доходных договоров. Для отслеживания платежей по расходным договорам в системе документооборота ESCOM.BPM имеется процесс «Заявка на оплату». Как правило, данный процесс используется для согласования оплаты счетов. Все заявки, относящиеся к договору, отображаются в его карточке в специальном разделе. По каждой заявке отображается её сумма и статус.

В случае применения интеграции с системой «1С: Предприятие» возможна автоматическая загрузка в карточку договора из базы данных «1С» информации о платежах.

Формирование цепочек сопроводительных документов к договору

В системе учёта и регистрации с договором может быть связано значительное количество документов:

  • приложения
  • доп. соглашения
  • протоколы переговоров
  • протоколы разногласий
  • подрядные договоры
  • акты
  • накладные
  • переписка по договору
  • и т.п.

ESCOM.BPM позволяет отобразить в карточке договора всю структуру связей. Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору. Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Архивное хранение договоров

Как и любой другой документ в системе ESCOM.BPM договор после присвоения ему статуса «Завершён» или «Исполнен», автоматически помещается в электронный архив. В карточке договора может быть указано дело из номенклатуры дел организации. Тогда срок хранения документа в электронном архиве будет равен сроку, указанному в карточке дела.

Доступ к карточкам договоров в архиве ограничен. Роль Архивариус имеет возможность добавить сотрудника в роль Читатели документа для предоставления ему возможности просмотра карточки договора. Изменение карточек в архиве запрещено.

Удаление из архива происходит с помощью регламентной автоматизированной процедуры. При удалении карточки автоматически удаляются все прикреплённые к ней файлы документов.

Как купить модуль регистрации и учёта договоров

Как уже было сказано в начале статьи данный модуль являются частью автоматизированного процесса работы с договорами, реализованного на платформе ESCOM.BPM. Приобрести лицензии на его использование можно в составе редакций «Стандартная-ДОГОВОРЫ», «Стандартная-ПРОФ», «Большой бизнес» и «Корпоративная».

Для того чтобы приобрести данное решение Вам необходимо отправить письмо на e-mail sales@escom-bpm.com или позвонить по телефону 8-495-255-0099

Информацию о ценах на лицензии системы документооборота ESCOM.BPM Вы можете узнать на странице «Стоимость лицензий».

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт в интернет-магазине ESCOM.BPM.

Внедрение системы регистрации и учёта договоров

Внедрение системы автоматизированного учёта договоров требует организации комплексного проекта, поскольку данная задача затрагивает интересы практически всех подразделений организации. Это и отдел продаж и бухгалтерия и финансово-экономический департамент и юридическая служба, и исполнители (менеджеры), руководители подразделений (подробнее о том как избежать ошибок при внедрении я написал в статье «внедрение системы документооборота»). Потребуется достаточно усилий, чтобы выработать общую концепцию учёта и регистрации договоров, разработать и согласовать со всеми участниками техническое задание на настройку системы. Реализация проекта должна осуществляться в соответствии с утверждённым планом-графиком работ, в котором как за исполнителем, так и за заказчиком закреплены конкретные работы и сроки.

Кроме этого требуется провести работы по интеграции имеющихся в организации программ с системой электронного документооборота, а так же выполнить начальную перегрузку информации в справочники НСИ. Немаловажной и объёмной является задача по обучению персонала работе с программой.

Итогом внедрения системы регистрации и учёта договоров является упорядочение работы с документами, повышает ответственность руководителей и сотрудников, участвующих в договорной работе. Кроме этого достигается сокращение сроков поиска, сокращаются факты утери документов.

Возврат к списку

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх