Справочник сотрудников

Мы уже писали об адаптации сотрудников в 2019 году и обсуждали новые кейсы онбординга. Сегодня же мы поговорим о таком важном элементе поддержки корпоративного духа для новичков, как welcome book. Что это за документ, какую информацию важно в него внести и как составить welcome package так, чтобы мотивировать нового сотрудника на длительное сотрудничество?

Welcome book как инструмент для адаптации

«Welcome book» называют документ, в котором компания размещает всю необходимую информацию о ее деятельности для нового сотрудника. Исполнение этого документа может быть любым:

  • в напечатанном виде (формат книги А5 или журнала);
  • в электронной версии (в pdf или на платформе, аналогичной «Википедии»).

Что касается структуры и содержания документа, то здесь все зависит от особенности деятельности компании. Стоит помнить, welcome book для новых сотрудников изначально создан, чтобы ответить на все интересующие вопросы о компании и ее бизнес-процессах. Поэтому важно, создавая книгу, предоставлять всю информацию в формате FAQ (Frequently Asked Question), как ответы на часто задаваемые вопросы.

Пример структуры welcome book

Рассмотрим пример структуры книги для новичка и разберемся, какую информацию можно написать о компании.

1. Общая информация о компании

Здесь важно приветствовать каждого нового сотрудника, описывать историю создания компании и указывать ее миссию. Также важно рассказать о стратегических целях и перспективах, чтобы сотрудник сразу понимал, что он пришел в развивающуюся компанию.

2. Организационная структура

Далее необходимо познакомить сотрудника со структурой компании: какие в ней есть отделы, кто их возглавляет, прописать представителей компании, их рабочие контакты (СЕО, HR, бухгалтера). Здесь можно указать, как организовано рабочее место и порядок действий сотрудника, если ему чего-то не хватает для выполнения рабочих задач.

3. Правила поведения сотрудников

Поскольку у всех компаний коммуникация внутри компании строится по-разному, укажите, как это происходит у вас: есть ли корпоративный дресс‑код, какие взаимоотношения приветствуются в коллективе и каковы главные правила общения с клиентами / партнерами.

4. Общие правила

Опишите пропускной режим, места для парковки, использование техники компании или внутрикорпоративной сети.

5. Оформление

Если ваша книга ориентирована под каждого отдельного сотрудника, вы можете также указывать общие положения об оформлении на работу, оплате труда, бонусной системе, предоставлении отпусков и больничных, систему оценивания сотрудников, обучение и карьерный рост.

Обязательно в конце книги укажите контакты, к кому можно обратиться, если у сотрудника остались вопросы.

Отметим, что не все компании создают welcome book, ограничиваясь устным разговором или документом в формате .docx с общими положениями. Но есть компании, которые не просто создают такие книги, а делают их шедевральными, благодаря креативному формату.

Welcome book в известных компаниях

Как встречают новых сотрудников в Facebook, Netflix и Disney? Давайте рассмотрим примеры welcome book великих корпораций.

Facebook

Марк Цукерберг и представители компании Facebook знают, как делать качественные продукты. Это касается не только разработок компании, но и welcome book. Здесь вы не увидите презентацию в фирменных цветах и наставления, как вести себя на рабочем месте. Книга — это история создания крупнейшей социальной сети в мире от первой команды программистов до миссии «Дать людям возможность строить сообщества и сблизить мир». Это даже не книга, а библия для каждого нового сотрудника, которая призывает верить в Facebook и мотивирует делать его лучше.

Netflix

Компания известна своей уникальной корпоративной культурой, и подтверждением этому служит электронная презентация компании на, внимание, 124 слайда! В этом пособии описаны основы этики компании: у Netflix могут быть какие угодно ценности, главное — то, что делают сотрудники. Какие навыки компания ищет у новичков, и какие поступки ценит — это все написано в книге.

Disney

В Disney позаботились об отношении сотрудников к компании еще в далеком 1943. Книга под названием «Ropes at Disneys» выполнена в мультипликационном стиле и дополнена сказочными текстами, что отражает деятельность Disney. Помимо этого, особенностью книги является то, что все рисунки продуманы до деталей. Например, на каждой странице в Disney изобразили канат, который как-бы соединяет компанию и людей. Великолепная идея и идеальное выполнение!

Welcome pack: как собрать и зачем дарить новым сотрудникам в первый рабочий день?

Welcome package, welcome box или «коробка новичка» — элемент адаптации новых сотрудников. Обычно имеет вид брендированной коробки или пакета с самыми необходимыми вещами для работы в компании (канцелярия, чашки, чехлы и шнурки для пропуска) или просто «плюшки» (сумки, наклейки, одежда, сертификаты).

Welcome package — символ того, что новый сотрудник стал членом команды. В свою очередь, такие подарки повышают уровень лояльности новичка к компании и помогают быстрее влиться в коллектив.

Условно можно разделить содержание welcome package по стилям.

Информационный стиль

Первое, что важно сделать, — сказать «Добро пожаловать!» новичку. Это может быть приветствие на электронной почте или открытка, подписанная руководителем. Сотруднику важно сразу узнать об истории, ценностях и целях компании, с помощью того же welcome book или видеоролика. В первый рабочий день новичку важно дать полную информацию о деятельности компании, его месте в ней, а также правила ухода / прихода на работу, часы обеда, доступность чая / кофе и другие мелочи.

Примером может стать welcome package в Smart Solutions, провайдере HR-услуг и услуг аутсорсинга бизнес-процессов в Украине и странах СНГ. Компания демонстрирует, что каждый новый сотрудник — именно тот, кто ей нужен.

Рабочий стиль

Практически каждая компания, которая составляет welcome package, кладет туда то, что необходимо новичку для ежедневной работы. Такой набор поможет структурировать новую информацию, планировать задачи и успешно выполнять пункты из базового to-do list.

В компании EPAM, одной из ведущих компаний-поставщиков услуг разработки ПО, в первый день встречают новичков полной канцелярской «экипировкой». Отметим, что в Украине количество сотрудников составляет более 7 500 человек.

Продвижение бренда

Как вы заметили на прошлых примерах, многие компании стараются не придерживаться единого стиля welcome package и добавляют в свой набор предметы, которые не несут информационной или практической нагрузки, а созданы выполнять маркетинговую функцию и продвигать бренд.

Intellias, крупная украинская IT-компания, дарит много полезных вещей. В «коробку новичка» входит футболка, ручка, блокнот, чашка, костер, стикер-пак и различные сертификаты на услуги.

Компании также любят дарить новым сотрудникам такие «плюшки», как флешки, повербанки, визитницы, брелки, сумки, футболки, толстовки, бутылки для воды. А некоторые компании идут еще дальше и креативят, создавая свой особенный список.

Например, в компании Beetroot, которая специализируется на создании профессиональных команд разработчиков и дизайнеров из Украины, в набор входят также домашние тапочки. Невероятно мило выглядит, согласитесь?

А платформа для автоматизации личных коммуникаций Reply дарит новичкам практически полный комплект одежды: футболки, худи и носки.

Welcome book и welcome package — элемент правильной адаптации

Основное предназначение этих приветственных книг и коробок — помочь сотруднику быстрее адаптироваться на новом месте, стать частью компании уже с первого дня. Нужно показать новичку, что компания его ценит, а также видит перспективу совместного сотрудничества.

Выбирайте для welcome book и welcome package корпоративные цвета или стиль, брендируйте все, что необходимо работнику в работе и что он будет использовать вне работы, поддерживая корпоративный дух. Ваша миссия — донести до новичка ценности компании и помочь новому сотруднику стать их частью.

  • Адаптация персонала

Адаптация нового сотрудника — процесс сложный. Как создать условия для скорейшего включения новичка в коллектив? Как ускорить процесс формирования нужных для работы компетенций? Кадровый совет поделится советом.

В практике HR-подразделений большинства российских компаний распространено создание welcome book, «книги нового сотрудника» или «папки новичка». Поясним что это.

Welcome book представляет собой справочник, который позволяет новому сотруднику узнать всю самую важную и полезную информацию об организации-работодателе. В коммерческом секторе такой справочный материл часто содержит разделы о миссии организации, ее структуре, сведения о ключевых подразделениях и их функциях, контакты руководителей, HR-службы, служб технической поддержки.

Как правило, большинство версий welcome book расскажут новому сотруднику об особенностях оплаты труда, социальном пакете, корпоративных ресурсах и образовательных проектах для сотрудников. Особо продвинутые будут содержать информацию с ответами на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Question) и рекомендации по рабочему процессу. Все то, что сокращает число ошибок в работе, которые новички допускают «по незнанию».

Структура и содержание welcome book связана с особенностью деятельности конкретной организации. Организации, активно занимающиеся продажами, включают в свои книги для новых сотрудников разделы с так называемыми скриптами. Социально-ориентированные некоммерческие организации рассказывают о реализованных проектах, благотворительных акциях.

В наш век высоких технологий форма «книги нового сотрудника» серьезно трансформировалась. Все чаще это не печатный материал, изготовленный в типографии малым тиражом, а электронный ресурс. Например, электронная версия welcome book (фактически полноценный электронный курс с промежуточными тестами для проверки усвоения информации) применяется администрацией губернатора Санкт-Петербурга.

В бизнесе есть примеры создания welcome book по аналогии с известной Википедией. «Корпоративная Wiki» удобна тем, что любой сотрудник может вносить в нее правки, добавлять новые материалы, а модератор (как правило, представитель HR-службы) может принимать их или не принимать. В электронной версии сотрудники, в том числе новички, могут легко оставлять свои комментарии к той или иной информации, как это делают в социальных сетях. В бумажной версии welcome book, кстати, также рекомендуется оставлять место для заметок сотрудников.

Сложности в работе с welcome book есть. Это необходимость контролировать актуальность и периодически обновлять информацию. Лучше, если сразу будет определен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс, особенно для печатных версий. В электронных, как уже было сказано, обновлением справочника новичка могут заниматься любые заинтересованные сотрудники, например, его будущий руководитель или наставник.

У welcome book есть упрощенные версии. Для помощи новичку некоторые HR-подразделения используют простой ламинированный лист формата А4 или А5, на котором фиксируют информацию о сотрудниках, которые готовы оказать новичку помощь в том или ином вопросе, и контакты таких сотрудников. Очень важно правильно и четко указать зоны, в которых тот или иной сотрудник действительно компетентен.

По своим целям «папка новичка» тождественна welcome book. Отличие только в оформлении. Печатные версии на самом деле представляют собой папку с подобранными тематическими материалами.

Вне зависимости от того, какой из инструментов вы выберете, помните: их цель — помочь новым сотрудникам оперативно и безболезненно влиться в коллектив и рабочий процесс.

Андрей Мартынов

ИНФОРМАЦИЯ О ПЕРСОНАЛЕ — сово­купность всех оперативных сведений и процессов их обработки для кадрового планирования И. о п. должна отвечать сле­дующим требованиям: простота — инфор­мация должна содержать столько данных и только в том объеме, сколько необхо­димо в данном конкретном случае; на­глядность — сведения должны быть пред­ставлены таким образом, чтобы дать воз­можность быстро определить главное, а не скрывать его за многословием (для это­го следует использовать таблицы, графи­ки, цветное оформление материала); однозначность — сведения не должны быть неясными, в их толковании следует следить за семантической, синтаксичес­кой и логической однозначностью мате­риала; сопоставимость — сведения долж­ны приводиться в сопоставимых ед. и от­носиться к поддающимся сравнению объ­ектам как внутри организации, так и вне ее; преемственность — сведения о кад­рах, подаваемые за разные временные пе­риоды, должны иметь одну методику под­счетов и одинаковые формы представле­ния: актуальность — сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, т. е. представляться без опозданий.

При проектировании любой базы данных всегда возникает необходимость хранить море справочной информации. Всевозможные классификаторы списки товаров, людей
К справочникам я отношу всю ту информацию, которая необходима исключительно для красивого вывода пользователю. И как вариант от нее будет нужно брать пару циферок. Какой-нибудь (вес коробки). Внутри приложения все равно будут всевозможные ID и константы. При проектировании от них можно абстрагироваться и считать что они просто есть и будут показываться как надо.
Одно из решений, к которому все приходят рано или поздно это вообще не создавать никакой структуры под справочники, а хранить все в некой универсальной структуре. Которая с виду отлично ложится на классы в приложении.
EAV модель

В интернете про нее написано много чего. Но основная идея, подверженная на практике использовать ее только в том случае когда необходимы сущности задаваемые пользователем. Это настолько редкий класс проектов, что о них даже не стоит говорить.
В любом другом случае мы получаем неудобочитаемую, медленно работающую структуру. Без каких-либо плюсов.
Классические справочники
• Нерасширяемые справочники
Пример: Пол человека.
Плюсы выделения этого класса в том что мы сразу, на этапе проектирования, определяем сколько и каких значений в них будет лежать.
Благодаря этому мы можем соответсвенно проектировать интерфейс пользователя, писать CASE по всем возможным вариантам, итд. С ограниченным числом значений в справочнике работать всегда проще чем с неограниченным.
Например:
CASE
WHEN sex = ‘М’ then caption = ‘Он’
WHEN sex = ‘Ж’ then caption = ‘Она’
WHEN sex = ‘Н’ then caption = ‘НЛО’
END
Если сделать справочник расширяемым, такая конструкция не заработает. Надо делать дополнительные таблицы, писать дополнительные запросы.
Нерасширяемые справочники проще всего делать просто константами в соответствующих полях объектов. Не нужно никаких таблиц, ключей, ничего. Для контроля целостности накладываем на это поле ограничение с перечислением всех возможных вариантов.
• Расширяемые справочники
Пример: Страна проживания
Плюсы выдления этого класса в том что мы не будем требовать задавания уникального кода для каждого нового значения. Нам такие коды вообще будут не нужны.
Есть большой соблазн сделать таблицу со списком всех стран. И реализовать выбор из списка. В лучшем случае с поиском по первой букве. Но на практике оказывается что 95% людей будут из России. А остальные 5% из десяти других стран. И весь этот список из сотни наименований полностью никогда не будет использоваться.
Куда лучше сделать обычное текстовое поле для ввода, и показывать список отфильтрованный по первым буквам. Эстеты могут добывить кнопочку показывающую весь список сразу. Сам список генерить по всем ранее введенным значениям.
Расширяемые справочники лучше всего делать просто текстовыми аттрибутами. Контроль дубликатов будет осуществляться благодаря выпадающему списку подходящих вариантов. Ну и совсем хорошо добавить администратору возможность заводить синонимы РФ = Россия для автозамены.
Как и с нераширяемыми справочниками, не надо делать отдельных таблиц, ключей. Не надо проверять целостность, и думать о том как хранить изменения. Они выраждаются до обычных аттрибутов объетов.
• Справочники достойные отдельных таблиц
Пример: Товары
К этому типу относятся все справочники имеющие собственные аттрибуты или ссылающиеся на что-либо. Делаем для них отдельные таблицы.
Их надо проектировать, думать. Общего подхода тут нет.
Коды
Иногда возникает необходимость хранить много связей Код-Имя. Под такие связи лучше всего выделить отдельную таблицу. И во всех остальных таблицах хранить только коды. Этот подход полностью совместимо с этой системой хранения справчников. К примеру для нераширяемого справочника Пол можно довавить коды («М”, «Ж”, «Н”) и соответвующие им имена («мужской”, «женский”, «НЛО”)
UPD: Критика выслушана. Статья обновлена.

То, как живёт и развивается компания, зависит от людей, работающих в ней. Но кто-то из сотрудников выполняет более важные и жизненно необходимые операции, участвует в доходе компании или формирует внутренний климат, а кто-то оказывает меньшее влияние и может быть легко заменим. Уборщик туалетов, безусловно, делает полезную работу для всех, но заменить его не составит абсолютно никаких проблем, поскольку он не влияет на результаты компании практически никоим образом. Так кто эти люди, на которых нужно обратить особое внимание? Как их выявить и увеличить эффективность работы в компании?

Кто такие «ключевые сотрудники»?

Для того чтобы раскрыть этот вопрос, я предлагаю разделить всех, кто входит в понятие «ключевых сотрудников», на три категории:

— это люди, которые создают предприятию добавочную стоимость, а, следовательно, обеспечивают его жизнедеятельность и активно участвуют в развитии;

— это незаменимые сотрудники, без участия которых предприятие понесёт серьёзные убытки: в деньгах, времени, развитии.

— это неформальные лидеры.

Первая категория

Для того чтобы понять создает ли сотрудник добавочную стоимость предприятию или нет, нужно понять, участвует ли он в ключевых бизнес-процессах компании или же обслуживает категорию поддерживающих процессов.

В ключевые бизнес-процессы попадает всё, что приносит компании прибыль. Как правило, это все основные не тиражируемые компоненты. Поддерживающие процессы — это, по сути, всё, что можно отдать на аутсорс.

Поэтому, если сотрудник имеет непосредственную коммуникацию с клиентами и влияет на привлечение прибыли в компанию, либо делает такие операции, которые создают добавочную стоимость предприятию, мы считаем его ключевым и выстраиваем максимальную лояльность с ним.

Вторая категория

Я называю это «кома-тест». Представьте, что ваш сотрудник вышел на улицу, поскользнулся, упал и сильно ударился головой. Скорая увезла его в больницу, где он впал в кому на два месяца. Что изменится в компании в связи с этой ситуацией? Какие потери она понесёт?

Абсолютно незаменимых сотрудников, конечно, нет. Но нанять нового специалиста, дождаться, когда он сориентируется в бизнес-процессах вашей компании и начнёт приносить такую же прибыль – дело непростое, особенно, если ваш сотрудник замыкал на себе основных клиентов и важные процессы компании. За это время вы несёте определённые убытки, которые могут выражаться как в денежном эквиваленте, так и во временном.

Самая страшная ситуация, если телефоны ваших основных клиентов находятся где-то у него в записной книжке. Я бы, безусловно, рекомендовал в принципе не допускать такой ситуации, что на одном человеке замкнута, например, сверхважная информация. Для этого необходимо, чтобы была CRM-система, где каждый сотрудник оставляет информацию о всех своих проделанных операциях. Например, итоги всех звонков с данным клиентом, логины-пароли и т.д.

Неформальные лидеры

Неформальные лидеры – это те люди, которые влияют на мотивацию сотрудников и климат компании. На них можно вообще завести доходность: отдать фонд заработной платы отдела и предложить поделить между сотрудникам. Как правило, он лучше всех знает, кто сколько заслужил. И себе он может забирать какую-то бонусную часть, в зависимости от того, как сработал его отдел, это для него будет лучшей мотивацией.

Как мотивировать ключевых сотрудников.

Поскольку ключевые сотрудники участвуют в основных бизнес-процессах, и от них зависят доход и жизнедеятельность компании, с ними нужно выстраивать максимальную лояльность и быть внимательными к тому, что их мотивирует.

Лояльность подразумевает как банальное – знать дату дня рождения, так и, в идеале, что происходит в его личной жизни, семье, участвовать и помогать в решении его личных вопросов. Безусловно, такое отношение и участие в его жизни будет мотивировать его быть более результативным и приносить ценность компании.

Но вообще, существует пять основных типов мотивации. Какой тип мотивации больше всего подходит сотруднику, можно выяснить ещё при собеседовании открытым вопросом: «Мы с вами всё обсудили. Сейчас у вас есть возможность задать вопрос мне».

  1. Деньги.

Если человек интересуется, какие у него есть перспективы на рост заработной платы или как будут рассчитываться бонусы, ему нужно обещать достойный уровень заработка и вешать «морковку спереди». Деньги – это то, ради чего он будет готов перевыполнять план. Скорее всего, на собеседовании он у вас спросит: «В результате каких действий моя заработная плата может быть увеличена?». Обозначайте ему понятные суммы, которые он сможет получить, если добьётся таких-то показателей. Хвалите его финансовый вклад и достижения. Устройте соревнование с другими сотрудниками, из разряда кто сколько заработает. Ну и в качестве кнута также могут выступить денежные штрафы.

  1. Стабильность.

Если вас спрашивают: «Каковы обязательства компании перед сотрудниками, что у вас с больничным листом и с пенсиями?» — то вы понимаете, что перед вами человек, который ценит стабильность. Он будет рад хорошему соцпакету, регулярной выплате зарплаты в срок до 5 числа каждого месяца, чёткому планированию и ясности, что его ждёт завтра, а также длинному рассказу о том, сколько компания уже находится на рынке и как прочно она стоит на ногах. Нужно понимать, что такого сотрудника нельзя ставить на руководящие должности, потому что он будет не способен рисковать, когда это необходимо, чем может тормозить развитие компании. Тем не менее, для более простых должностей, где не требуется большой уровень ответственности, это хорошие и надёжные сотрудники, которые будут следить за тем, чтобы фундамент вашей компании был в порядке.

  1. Эмоциональная составляющая.

Этот тип людей ценен тем, что может приносить в компанию много новизны и прогрессивных идей. Задайте направление его мысли, и он выдаст вам множество интересных нестандартных идей. Но нужно учитывать, что его самый страшный страх – это рутина и скука. Поэтому его нужно перебрасывать из офиса в офис, давать новые интересные задачи. Освободите его от задач, требующих скрупулёзной слежки за деталями, и предоставьте широту творчества. Ему важны романтика и возможность самовыражения. На собеседовании он будет спрашивать о коллективе, с кем он будет работать над проектом, что происходило в компании в последнее время, какие перспективы карьерного роста и т.д. – так или иначе, своими вопросами он укажет на важность для него эмоционального климата в компании.

  1. Статус

Такого сотрудника сильно волнует, как он будет выглядеть в глазах окружающих. Его часто можно опознать по внешнему виду, как он себя презентует и подаёт, как кладёт на стол седьмой айфон и ненавязчиво упоминает громкие имена или свои заслуги в каком-то деле. Позаботьтесь о том, чтобы его должность имела красивое длинное название, сделайте ему презентабельную визитку, напишите о нём в корпоративном издании, выдайте личный кабинет и служебную машину с водителем. Его можно мотивировать обещанием выделить особое парковочное место за определённые заслуги, повышение в должности, допуск на особые совещания и всё, что так или иначе будет повышать его статус и значимость. Конечно, не забудьте хвалить его, перечислять заслуги, сажать за особый стол на корпоративных вечеринках и всячески поощрять вниманием, если вы стоите выше по рангу – иерархичность имеет для него большое значение.

  1. Миссия

Честно говоря, я считаю эту категорию сотрудников самой ценной, потому что миссия -это самая сильная мотивация, благодаря которой получаются наиболее преданные и благодарные сотрудники. Такой человек спросит вас, чем глобально занимается компания, какие ценности она реализует. Это означает, что человек знает своё предназначение, он хорошо изучил свой ценностный уровень и для самой большой мотивацией будет возможность реализовывать себя. Если он не смог применить свою ключевую компетенцию на предыдущем месте работы, то ваша задача – создать такую возможность в своей компании. Безусловно, это будет означать, что он должен занимать место, где наделённая власть и должностные обязанности способствуют его самореализации.

Ключевые сотрудники компании – это её двигатель, топливо, ресурс. Это те люди, без которых успех невозможен. Выстраивать лояльность с ними, быть внимательными к их нуждам – важный аспект взаимодействия. Изучайте ваших подчинённых, смотрите, в каком виде мотивации они более всего нуждаются, и помогайте им максимально реализовывать себя в рамках вашей компании. Они, безусловно, будут вам благодарны и смогут принести максимальную пользу и ценность.

(с) Павел Кочкин и проект «Предназначение. Найти дело жизни”

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх