Требования к оформлению кадровой документации

Страницы ← предыдущая следующая → 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6. Согласно ГОСТ делопроизводство – это : 1) оформление документов, определяющих весь спектр управленческой деятельности предприятия; 2) правильность оформления документов, определяющих весь спектр управленческой деятельности предприятия; 3) совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нём; 4) надлежащая организация документооборота в учреждении в соответствии с требованиями гост. 7. Условием необходимости и возможности делопроизводства не является : 1) развитая письменность; 2) овладение письменностью обществом; 3) установление государственности; 4) развитие книгопечатания. 8. Стандартизация – это : 1) сверка документов учреждения с требования ГОСТ; 2) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве; 3) сверка документов учреждения с фактическим наличием соответствующих материальных благ; 4) комплекс положений, определяющих организацию документов на предприятии. 9. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, – это : 1) унифицированная система документации; 2) ЕГСД; 3) ГОСТ; 4) объект делопроизводства. 10. Когда начинает зарождаться порядок оформления документов в России? 1) в период татаро-монгольского ига; 2) в период правления Ивана IV; 3) в период правления Петра I; 4) в период правления Екатерины II. 61 11. Что изменилось в области делопроизводства в 1917 году? 1) ничего; 2) произошло сокращение волокиты и переписки; 3) введена должность секретаря; 4) была создана канцелярия. 12. Единая государственная система делопроизводства была разработана в период : 1) 1917 – 1928 гг.; 2) 1930 – 1950 гг.; 3) 1950 – 1975 гг.; 4) 1980 – 1987 гг. 13. В XV веке приговоры издавались : 1) царём; 2) боярской думой; 3) судом; 4) приказами. 14. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию процессов на предприятии, – это : 1) ЕГСД: 2) ГОСТ; 3) объект делопроизводства; 4) унифицированная система документации. 15. Система документации – это : 1) совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности; 2) совокупность всех документов, отвечающих требованиям ГОСТ; 3) совокупность всех документов, созданная в соответствии с ЕГСД; 4) оформление документов по единым правилам. 16. Какое из достижений в области делопроизводства не относится к периоду правления Петра I? 1) введение должности секретаря; 2) появление архивов; 3) создание системы регистрации документов в специальных журналах; 4) единообразие изложения текста в документах согласно образцу. 62 17. Что нельзя отнести к сфере делопроизводства? 1) оформление секретарём приказа о приёме на работу сотрудника; 2) оформление секретарём по просьбе начальника поздравительной телеграммы для его матери; 3) оформление секретарём по просьбе начальника служебной записки в вышестоящую инстанцию; 4) оформление секретарём протокола совещания руководителей отделов. 18. Какой вид документов уже существовал во времена правления Петра I? 1) объяснительная записка; 2) протокол; 3) акт; 4) авансовый отчёт. 19. При первом делении выделили следующие группы секретарей : 1) секретарь-машинистка и секретарь; 2) секретарь-машинистка и секретарь-референт; 3) секретарь-стенографистка и секретарь-референт; 4) секретарь-референт и секретарь-делопроизводитель. 20. Объект делопроизводства – это : 1) оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия, а также организацию документооборота в учреждении; 2) система документов, созданная на основе единых стандартов; 3) правила, определяющие организацию документируемых процессов на предприятии; 4) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности. 21. Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации? 1) в верхнем поле; 2) по центру листа; 3) в правом верхнем углу; 4) в левом верхнем углу. 63 22. В каком случае на документе не воспроизводится эмблема организации? 1) если на документе уже помещён герб Российской Федерации; 2) если на документе уже помещён герб субъекта Российской Федерации; 3) если на документе уже помещён герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации; 4) если организация не считает нужным помещать эмблему на документе. 23. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках : 1) в верхнем поле; 2) по центру документа; 3) в правом верхнем углу; 4) в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 24. Где помещается товарный знак или эмблема организации? 1) в верхнем левом углу; 2) в верхнем правом углу; 3) в центре верхнего поля; 4) в соответствии с уставом или положением организации. 25. В каком случае оформляется код организации? 1) по желанию организации; 2) если такой код присвоен; 3) если документ является исходящим; 4) если документ является особо важным. 26. Как должен оформляться код организации? 1) в виде цифр в правой верхней части страницы №1; 2) в виде цифр в левой верхней части страницы №1; 3) в виде букв и цифр в левой верхней части страницы №1; 4) в виде букв и цифр в правой верхней части страницы №1. 27. В соответствии с чем проставляется код формы документа? 1) в соответствии с внутренними правилами организации; 2) в соответствии с общероссийским классификатором управления документации; 3) в соответствии с надлежащим требованием ГОСТ; 4) в соответствии с ЕГСД. 64 28. Как должно указываться наименование организации? 1) в соответствии с положением об организации; 2) в соответствии с распоряжением вышестоящей организации; 3) в соответствии с распоряжением руководителя организации; 4) в соответствии с распоряжением юридической организации на основе Гражданского Кодекса Российской Федерации. 29. Где указывается наименование вышестоящей организации? 1) над наименованием организации, выпускающей документ; 2) под наименованием организации, выпускающей документ; 3) слева от наименования организации, выпускающей документ; 4) справа от наименования организации, выпускающей документ. 30. В каком случае на документах указывается полное наименование вышестоящей организации? 1) если сокращённое название у организации отсутствует; 2) если документ является исходящим; 3) если полное название состоит не более, чем из 5 слов; 4) если нижестоящая организация уважительно относится к вышестоящей. 31. В каких случаях приводится сокращённое наименование организации, выпускающей документ? 1) если полное название организации состоит более, чем из 5 слов; 2) если сокращенное наименование закреплено в учредительных документах организации; 3) если сокращенное наименование используется чаще, чем полное; 4) если документ является внутренним. 32. Где помещают сокращённое название организации выпускающей документ? 1) в скобках строкой ниже полного наименования; 2) в скобках на одной строке с полным наименованием организации; 3) в скобках строкой выше полного наименования; 4) строкой ниже полного наименования без скобок. 33. Если наряду с русским языком в субъекте Российской Федерации в качестве государственного используется национальный язык, то : 1) документ печатается только на национальном языке; 2) документ печатается только на русском языке; 3) документ печатается на русском и национальном языках; 4) язык, на котором печатается документ, организация выбирает по своему усмотрению. 65 34. Где помещают наименование организации на иностранном языке? 1) строкой выше наименования организации на русском языке; 2) строкой ниже наименования организации на русском языке; 3) после наименования организации на русском языке на этой же строке; 4) согласно положению или уставу организации. 35. В каком случае на документах указывается наименование филиала организации? 1) если филиал является автором документа; 2) если документ является исходящим; 3) в соответствии с уставом организации. 36. Что включают в себя справочные данные об организации? 1) почтовый адрес и e-mail; 2) почтовый адрес и номера телефонов; 3) почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения, которые организация считает нужным указать; 4) e-mail, номера телефонов и факса. 37. Где на документе проставляются справочные данные об организации? 1) в правом верхнем углу документа; 2) в левом верхнем углу документа; 3) в верхнем поле по центру документа; 4) строкой ниже наименования организации. 38. Чем регламентируется наименование вида документа, создаваемого организацией? 1) ГОСТом; 2) уставом или положением об организации; 3) инструкциями по документированному обеспечению управления. 39. Для какого вида документов наименование документа не указывается? 1) выписка из протокола; 2) деловая записка; 3) письмо; 4) отчёт. 40. Какими символами оформляется дата документа? 1) римскими цифрами; 2) арабскими цифрами; 3) римскими и арабскими цифрами; 4) римскими и арабскими цифрами и буквами. 66 41. Каким образом должна выглядеть дата документа? 1) в виде : день, месяц, год; 2) в виде : месяц, год; 3) в виде : время, день, месяц, год; 4) в произвольной форме. 42. Каким образом выглядит дата документа согласно международной классификации? 1) в последовательности: год, месяц, день; 2) в виде: день, месяц, год; 3) в виде: месяц, день, год; 4) в виде: месяц, год. 43. В каких документах допускается словесно-цифровой символ обозначения даты документа? 1) в финансовых документах; 2) в письмах; 3) в личных делах; 4) в актах. 44. Какую дату следует проставлять в протоколе заседания? 1) дату заседания; 2) дату оформления протокола; 3) дату подписания протокола; 4) дату оформления протокола в дело. 45. Какую дату следует проставлять для документа «акт»? 1) дату составления; 2) дату события; 3) дату подписания; 4) дату ознакомления с актом значимых лиц. 46. Какую дату следует считать датой документа? 1) дату его составления; 2) дату его подписания или утверждения; 3) дату сдачи документа на подпись; 4) дату сдачи документа в архив. 67 47. Какую дату документа следует проставить, если авторами документа являются несколько организаций? 1) первую дату подписания; 2) среднее арифметическое дат подписания документа; 3) последнюю дату подписания документа; 4) дату подписания документа в наиболее вышестоящей организации. 48. Из чего состоит регистрационный номер документа? 1) из порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению организации; 2) только из порядкового номера документа; 3) из индекса дела, в которое подшивается документ; 4) по усмотрению организации. 49. От какого момента отсчитывается порядковый номер документа? 1) с начала календарного года; 2) с начала деятельности организации; 3) с начала нового финансового периода организации; 4) с момента смены руководства организации. 50. Каким образом составляется регистрационный номер документа, составлявшегося несколькими организациями совместно? 1) проставляется регистрационный номер документа в наиболее вышестоящей организации; 2) проставляется регистрационный номер документа организации, первой подписавшей документ; 3) проставляется регистрационный номер документа организации, последней подписавшей документ; 4) проставляются регистрационные номера документов каждой организации через косую черту. 51. Место составления документа не проставляется на : 1) приказах; 2) деловых записках; 3) служебных письмах; 4) указаниях. 52. Где проставляется гриф к ограничению документа? 1) в правой стороне верней части первой страницы документа; 2) в левой стороне верхней части первой страницы документа; 3) по центру верхней части первой страницы документа; 4) в правой стороне верхней части на каждой странице документа. 68 53. Каким образом указывается наименование организации-адресата? 1) в дательном падеже; 2) в именительном падеже; 3) в винительном падеже; 4) в творительном падеже. 54. Каким образом указывается должность лица, которому адресован документ? 1) в дательном падеже; 2) в именительном падеже; 3) в родительном падеже; 4) в творительном падеже. 55. Сколько адресатов не может иметь документ? 1) 1; 2) 5; 3) 3; 4) 4. 56. Каким образом оформляется документ, имеющий более четырёх адресатов? 1) составляется ещё один документ с 4 следующими адресатами; 2) составляется список рассылки документов; 3) для каждого последующего адресата составляется отдельный документ; 4) оформляется согласно уставу организации. 57. Каким образом должны располагаться подписи должностных лиц, утверждающих документ? 1) одна под другой в произвольном порядке; 2) одна под другой в алфавитном порядке фамилий лиц, подписывающих документ; 3) подписи располагают на одном уровне; 4) по старшинству должностей лиц, утверждающих документ. 58. В каком случае можно не проставлять название документа? 1) если смысл текста изложен в одном абзаце; 2) согласно уставу организации; 3) если документ оформлен на бланке формата а4; 4) если документ оформлен на бланке формата А5. 69 59. Каким образом определяется срок исполнения документа, если он не указан? 1) признаётся равным одному месяцу; 2) признаётся равным шести месяцам; 3) устанавливается специальным дополнительным документом; 4) по согласованию с руководителем; 60. Возможно ли использование оборотной стороны листа для бланка документов? 1) да; 2) да, если в учреждении отмечается дефицит бумаги; 3) в зависимости от документа, для которого печатается бланк; 4) нет. 61. Для чего нужна печать на документе? 1) для обозначения организации, которая издала документ; 2) для подтверждения подлинности подписи; 3) для подтверждения значимости документа; 4) для эстетического оформления документа. 62. Как в тексте анкеты должны быть выражены признаки, характеризующие объект? 1) именем существительным или словосочетанием с именем прилагательным; 2) именем существительным или словосочетанием с глаголом; 3) словосочетанием из местоимения и имени прилагательного; 4) только именем существительным. 63. В каком падеже следует употреблять имя существительное в тексте анкеты? 1) в родительном; 2) в винительном; 3) в именительном;. 4) в дательном. 64. В какой форме следует употреблять глагол в тексте анкеты? 1) в форме II лица единственного числа; 2) в форме II лица множественного числа; 3) в форме I лица единственного числа; 4) в форме I лица множественного числа. 70 Страницы ← предыдущая следующая → 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Рис. 3.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

  • бланк организации;
  • бланк структурного подразделения;
  • бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита «Наименование организации» на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах «Энциклопедии делопроизводства»: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида.

Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке можно также посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

В пределах границ зоны расположения реквизит «Наименование организации» размещают одним из способов:

  • центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
  • флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Для идентификации правового документа и его учета с целью принятия к обязательному исполнению необходимо у каждого правового акта найти признаки, отражающие его официальный характер и отличающие его от множества похожих документов. Такие признаки именуются реквизитами правового акта. К их числу относятся: название вида правового акта; название органа, его издавшего; наименование (полное и сокращенное); дата принятия; номер правового акта. Такие реквизиты, вместе взятые, образуют титул (титульный лист) правового документа. Существуют также реквизиты, которые располагаются в конце нормативного акта. Понятно, что они имеют меньшее значение, хотя и являются необходимым атрибутом правового акта. К ним относятся: место (название города); дата подписания; полное наименование должности лица (лиц), подписавшего документ; фамилия и инициалы должностного лица (лиц), подписавшего документ; его личная подпись. Рассмотрим титульные реквизиты. Вид правового акта. Значение вида акта велико: оно сразу же позволяет адресату определить степень важности, официальности и обязательности правового документа. С указания вида начинается и всякий индивидуальный акт (приказ, договор, определение, заключение, приговор и т.д.). Орган, принявший нормативный акт. Его указание предопределяет юридическую силу правового документа.В других правовых актах, например индивидуальных, этот реквизит часто бывает включен в так называемую шапку документа (часть общего характера или вводную часть). Даже беглый взгляд на нее позволяет вычленить субъекта, ответственного за создание акта. Наименование (заголовок) нормативного акта. С его помощью определяется предмет и круг регулируемых общественных отношений. Четкое и правильное отражение предмета регулирования необходимо для того, чтобы исполнители могли по названию правового акта определить его содержание, легко запомнить название и при необходимости быстро найти такой акт. Заголовок важен также в плане проведения систематизации и учета нормативных актов. Различают полное и краткое наименование закона. Полное наименование является главным идентификационным признаком закона, так как официально все ссылаются именно на него. Введение краткого наименования обусловлено неудобством последующего воспроизведения полного наименования. В соответствии с канонами законодательной техники краткое наименование добавляется в скобках в заголовке после полного наименования. Что касается наименования индивидуальных актов, то название их содержится во вводной части, причем зачастую не автономно, а в единой увязке с указанием на орган (или субъект), его вынесший. Дата принятия правового акта. Датой принятия ФЗ (кодекса) считается дата принятия его ГД в окончательной редакции. Хотя на титульном листе пишется и дата принятия его ГД, и дата одобрения СФ, и дата подписания Президентом. Из-за такого многообразия указаний на дату на практике наблюдается разнобой: иногда датой принятия закона неправильно считают дату подписания его Президентом. Дата важна и для индивидуальных актов, поскольку позволяет определить его действия (исполнения, обжалования и др.). Дата принятия пишется следующим образом, например, 15 февраля 2006 г. Регистрационный номер. Регистрационный номер облегчает поиск правового акта. Он присуждается нормативному акту в самом конце нормотворческого процесса органом, его принявшим. Ведомственные акты, затрагивающие права и свободы граждан, правовой статус организаций или носящие межведомственный характер, получают номер, когда Минюст РФ регистрирует их в своей картотеке, предварительно проведя экспертизу на предмет законности. Регистрационный номер присуждается последовательно в зависимости от даты принятия нормативного акта того или иного вида в течение календарного года. Регистрационный номер индивидуальных актов зависит от номера заведенного конкретного дела, требующего своего разрешения (номера договора). Такой номер определяется момент, когда дело открывается, с тем чтобы еще до его завершения и вынесения индивидуального акта обеспечить нахождение, беспрепятственное ознакомление с ним заинтересованным лицам и продвижение его до получения нужного результата.

К применению для составления организационно-распорядительных документов был рекомендован новый ГОСТ, включающий в себя новые правила оформления кадровых документов. Из данной статьи вы узнаете, какие изменения претерпели реквизиты приказов, как сейчас грамотно их оформлять и заверять.

Общие сведения о кадровом делопроизводстве

Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия.

Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. И тогда приходится иметь дело со следующими внутренними документами фирмы:

  1. Распорядительными (постановлениями, решениями, указаниями, распоряжениями, приказами – документами административного характера, адресованным нижестоящим/подчиненным фирмам, руководителям, группам и отдельным исполнителям).
  2. Справочно-информационными.
  3. По личному составу, журналами учета и контроля (книгами).
  4. Организационными:
Вид организационных документов Описание
Штатное расписание Документ, оформляющий структуру фирмы и содержащий в себе список подразделений, наименования должностей внутри каждого из подразделений, число штатных единиц компании, месячный фонд зарплаты, оклады по должностям и надбавки.
Должностная инструкция Документ организационно-распорядительного характера, включающий определение финансовых, технологических, научно-технических и иных сторон деятельности фирмы, подразделений, должностных лиц.
Устав Документ, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность фирмы, отношения между членами компании в ходе ведения деятельности.
Положение Документ, определяющий порядок формирования, права, задачи, ответственность, обязанности и организацию работы компании в целом и ее структурных подразделений.

Новые правила оформления кадровых документов

Новый ГОСТ «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» утвержден Приказом Госстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и введен в действие 1 июля 2020 года. Распространяется новый ГОСТ на организационно-распорядительные документы (письма, акты, протоколы, решения, приказы, распоряжения, постановления и иные документы, которые включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)).

Важно! Требования стандарта являются рекомендуемыми.

Новые правила оформления кадровых документов – заверение копий

Обратите внимание на п. 5.26 ГОСТа – в нем прописан общий порядок оформления копий документов. На самом деле, порядок заверения копий практически не изменился. Как и ранее, под реквизитом «Подпись» необходимо написать «Верно», после чего вписать должность заверившего копию лица, поставить его личную подпись с расшифровкой и сообщить дату заверения копии/выписки.

Единственное, если копия документа необходимо для предоставления в другую организацию для внешнего использования (к примеру, копия трудовой книжки должна быть передана в банк с целью оформления кредита), придется включать в документ запись о месте хранения оригинала документа. К примеру, можно записать так: «Подлинник документа находится в ООО «Свет» в деле № 10/17 за 2017 год».

Новые правила оформления кадровых документов – общие требования к созданию

В новом ГОСТе достаточно много подробных разъяснений по поводу того, как создавать документ. К примеру, сказано, что текст документа необходимо выровнять по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При угловом расположении реквизитов (в верхнем углу) длина наиболее длинной строи составляет не более 7,5 см. Если текст набирается продольным способом, самая длинная строка может составлять не более 12 см. Текст должен печататься с соблюдением 1-1,5 межстрочных интервалов. Многострунные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал. Абзацы делаются равными 1,25 см.

Предпочтительными размерами и гарнитурами шрифтов для реквизитов документа являются (но при составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров):

  • Arial № 12, 13;
  • Times New Roman № 13, 14;
  • Calibri № 14;
  • Verdana № 12, 13 и приближенные к ним.

Реквизиты «подпись», «заголовок к тексту», «адресат» и отдельные фрагменты текста могут быть выделены полужирным шрифтом, если такое оформление предусмотрено нормативными правовыми актами ООО.

Локальный нормативный акт многостраничный, нумеровать страницы можно с титульного листа, а можно со второй страницы (не включая титульную страницу). Номер страницы ставится в центре верхнего поля на расстоянии как минимум 10 мм от верхнего края листа.

Документы можно создавать на обеих сторонах (лицевой, оборотной) листа. Если оформитель поступает таким образом, ширина левого поля на лицевой стороне и правового поля на оборотной стороне должны быть равными.

Важно! Печать на документе не должна попадать на подпись.

Если оформляется копия документа, предназначенная для уволенного работника или внешнего пользователя, новый ГОСТ требует применять новый порядок заверения копии. Указывается слово «Верно», прописывается информация о заверителе (должность, подпись с расшифровкой) и дата заверения (строкой ниже). Также необходимо сообщить о месте хранения подлинника и поставить печать ООО.

Новые правила оформления кадровых документов – новые реквизиты

Произошли изменения в составе реквизитов, при этом их количество не изменилось. Во-первых, состав документа был дополнен несколькими новыми реквизитами:

  • отметка об электронной подписи (вместо реквизита 30 по старому ГОСТ Р 6.30-2003 «Идентификатор электронной копии документа» – утратившего практическое значение) – в ней указываются текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата и срок действия сертификата;
  • гриф ограничения доступа к документу (в правом верхнем углу 1-ого листа ставится надпись «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»);
  • название структурного подразделения, выпустившего документ (прописывается сразу под названием организации), наименование должности лица, составившего документ (Нововведение обусловлено тем, что на практике данная информация используется в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Прежний ГОСТ позволял изготовлять такие бланки, но не выделял соответствующие реквизиты).

Идентификатор электронной копии документа стал неактуальным, поскольку на сегодняшний день организации повсеместно используют СЭД – системы электронного документооборота. Документ может быть включен в СЭД (к примеру, в форме отсканированного бумажного документа), и тогда его реквизиты вносятся в электронную карточку документа, и по ним документ можно найти. Если компания применяет СЭД, ей позволено проводить согласование в электронном виде.

Во-вторых, также отдельные реквизиты были исключены из документа:

  • реквизит 06 по ГОСТ 6.30-2003 (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП));
  • реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица);
  • реквизит 04 по ГОСТ 6.30-2003 (код организации).

Важно! Ранее реквизиты 04, 05, 06 ГОСТ 6.30-2003 проставлялись в бланках писем, а новый ГОСТ предполагает утрату ими статуса самостоятельных реквизитов, хотя фактически они остаются в бланках писем (в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации»).

Читайте также статью ⇒ «Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция».

Новые правила оформления кадровых документов – адресация документа должностному лицу

Согласно старому ГОСТу, если документ был адресован физическому лицу, инициалы ставились после фамилии, если должностному лицу – перед фамилией. Новый ГОСТ предписывает ставить инициалы после фамилии, кому бы не был адресован документ. Кроме того, перед фамилией должностного лица теперь разрешается ставить обращение «г-ну» или «г-же» (господину и госпоже соответственно).

В реквизите «адресат» появился новый элемент – адрес электронной почты или номер телефона/факса, если письмо было отправлено без досылки по почте с использованием факсимильной связи или электронной почты.

Важно! В обращении необходимо употреблять слово «уважаемый». Если к адресату обращаются по должности, ее наименование записывается с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются.

Читайте также статью ⇒ «Новые правила трудовых проверок с 1 июля 2020 года».

Законодательные акты по теме

Приказ Госстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст ГОСТ «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Типичные ошибки

Ошибка: На копии документа, переданного уволенному сотруднику, не указано, в каком месте хранится подлинник документа.

Комментарий: Согласно требованиям нового ГОСТ, на документах, предназначенных для внешних пользователей и уволенных работников, необходимо проставлять отметку о месте хранения оригинала документа.

Ответы на распространенные вопросы про новые правила оформления кадровых документов

Вопрос №1: Следует ли в ближайшей перспективе ожидать каких-либо еще нововведений, касающихся оформления кадровых документов?

Ответ: Вероятно, да. Дмитрий Медведев недавно поручил упростить регистрацию компаний, а именно сократить уставы да 1-2 страниц.

Вопрос №2: Почему новый ГОСТ, разработанный в 2016 году, был введен в действие только 1 июля 2020 года?

Ответ: Изначально планировалось начать применять новый ГОСТ с 1 июля 2017 года, но в п. 3.3 стандарта упоминались проприетарные шрифты, которые разрешается использовать исключительно при условии приобретения лицензии (они относились к несвободному программному обеспечению).

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх